بهبود مستمر چیست؟
بهبود مستمر چیست؟ بهبود مستمر یا کایزن روشی برای شناسایی فرصت‌ها برای ساده‌سازی کار و کاهش ضایعات است. این عمل با محبوبیت کایزن/مدیریت پروژه/تولید ناب در تولید و تجارت رسمیت یافت و اکنون توسط هزاران شرکت در سراسر جهان برای شناسایی فرصت های پس انداز استفاده می شود. بسیاری از این ایدئولوژی ها را می توان برای نتایج عالی ترکیب کرد. به عنوان مثال، کایزن و کانبان می توانند برای تسهیل بهبود مستمر دست به دست هم دهند.
بهبود مستمر یک فرهنگ شرکتی است که همه کارمندان را تشویق می‌کند تا به دنبال راه‌هایی برای بهبود عملیات کسب‌وکار باشند. این شامل پیشنهاد ایده هایی برای بهبود کارایی، ارزیابی فرآیندهای جاری و یافتن فرصت هایی برای کاهش کار غیرمولد است.
مفهوم تجاری مدرن بهبود مستمر به فرآیندهای تولید نوآورانه تویوتا برمی گردد. این شرکت از اصطلاح کایزن استفاده کرد که به معنای “تغییر برای بهتر شدن” است. تویوتا می خواست توجه کارکنان خود را بر یک هدف متمرکز کند: به دنبال راه هایی برای بهبود کسب و کار باشید.
فهرست محتوا
آیا بهبود مستمر همان تحویل مستمر است؟
خیر، اگرچه این دو مدل به هم مرتبط هستند. تحویل مداوم یک مفهوم محدود است. این به توانایی یک شرکت نرم افزاری برای انتشار سریع به روز رسانی محصولات خود اشاره دارد. برای موفقیت در تحویل مداوم، یک تیم محصول باید شیوه های چابک را اتخاذ کند. در اینجا چند نمونه رایج وجود دارد:
- تقسیم کار به دسته های کوچک
- پاسخگو بودن همه
- تقسیم مسئولیت در تیم
- تعریف فرآیندهایی برای فشار دادن کد به صورت زنده در یک لحظه
بهبود مستمر مفهوم بسیار گسترده تری است. این یک استراتژی را توصیف می کند که بر بهبود فرآیندها، افزایش کیفیت و کاهش ضایعات متمرکز است. کارشناسان معتقدند که برای دستیابی به تحویل مستمر، یک کسب و کار باید از طرز فکر بهبود مستمر استفاده کند.
بهبود مستمر چیست؟
بهبود مستمر فرآیندی مداوم برای شناسایی، تجزیه و تحلیل و ایجاد بهبودهای تدریجی در سیستم ها، فرآیندها، محصولات یا خدمات است. هدف آن افزایش کارایی، بهبود کیفیت و ارزش تحویل و در عین حال به حداقل رساندن ضایعات، تنوع و نقص است. فرآیند بهبود مستمر با بازخورد، همکاری و داده‌ها هدایت می‌شود.
بهبود مستمر یک جزء ضروری در طیف وسیعی از سیستم های مدیریتی از جمله مدیریت ناب، شش سیگما و مدیریت کیفیت جامع است.
مدل بهبود مستمر در ناب چیست؟
در ناب، بهبود مستمر به نام کایزن نیز شناخته می شود. مدل بهبود مستمر به تلاشی بی پایان برای کمال در هر کاری که انجام می دهید اشاره دارد. کایزن اندکی پس از پایان جنگ جهانی دوم در ژاپن ایجاد شد. محبوبیت زیادی در تولید ناب به دست آورد و به یکی از پایه های پیشرفت تویوتا از یک خودروساز کوچک به بزرگترین تولید کننده خودرو در این سیاره تبدیل شد.
در چارچوب روش ناب، بهبود مستمر به دنبال بهبود هر فرآیند در شرکت شما با تمرکز بر تقویت فعالیت‌هایی است که بیشترین ارزش را برای مشتری شما ایجاد می‌کند و در عین حال تا حد امکان فعالیت‌های زائد را حذف می‌کند. انواع اصلی زباله در لین عبارتند از: مودا، مورا و موری.
مودا: هفت ضایعات
مودا از 7 زباله ناب تشکیل شده است: حمل و نقل، موجودی، حرکت، انتظار، تولید بیش از حد، پردازش بیش از حد، نقص. حذف کامل همه آنها تقریبا غیرممکن است. با این حال، تمرکز بر به حداقل رساندن اثرات منفی آنها بر کار شما برای اجرای موفقیت آمیز بهبود مستمر بسیار مهم است.
مورا: اتلاف ناهمواری
مورا به دلیل ناهمواری یا ناهماهنگی در روند شما ایجاد می شود. مسئول بسیاری از 7 ضایعات مودا است. مورا مانع از انجام یکنواخت وظایف شما در سراسر فرآیند کاری شما می شود و بنابراین در مسیر شما برای رسیدن به جریان مداوم قرار می گیرد.
موری: اتلاف سربار
موری یک مشکل بزرگ برای شرکت هایی است که از سیستم های فشار استفاده می کنند. وقتی کار زیادی را به تیم خود محول می کنید، استرس غیرضروری هم بر تیم و هم بر روند کار وارد می کنید. موری معمولاً نتیجه مورا است، و اگر می‌خواهید بهبود مستمر بخشی از فرهنگ شما شود، باید روی خلاص شدن از شر آن زباله‌ها تمرکز کنید.
6 مزیت اجرای مدل بهبود مستمر
چندین مزیت کلیدی اعمال بهبود مستمر در زمینه کسب و کار وجود دارد:
1. افزایش کارایی
بهبود مستمر به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا ضایعات، ناکارآمدی‌ها و افزونگی‌ها را در فرآیندهای خود شناسایی و حذف کنند و در نتیجه کارایی و بهره‌وری را افزایش دهند.
2. بهبود کیفیت
کسب و کارها با تجزیه و تحلیل و پالایش مداوم فرآیندهای خود، می توانند کیفیت محصولات یا خدمات خود را بهبود بخشند، نقص ها، خطاها و شکایات مشتریان را کاهش دهند.
3. صرفه جویی در هزینه
بهبود مستمر می تواند به کسب و کارها کمک کند تا با حذف ضایعات، کاهش عیوب و ساده سازی فرآیندها، هزینه های خود را کاهش دهند و در نتیجه سودآوری را افزایش دهند.
4. مشارکت کارکنان
در قلب بهبود مستمر، بازخورد و ارزیابی تلاش‌ها نهفته است که مشارکت و رضایت کارکنان، کار گروهی و همکاری را ممکن می‌سازد.
5. ایجاد تحول
بهبود مستمر می‌تواند به کسب‌وکارها کمک کند تا با این امکان که به سرعت به شرایط متغیر بازار، انتظارات مشتری و نیازهای نوظهور برای تحول دیجیتال پاسخ دهند، از رقبا جلوتر بمانند.
6. حمایت از نوآوری
بهبود مستمر همچنین می‌تواند با تشویق کسب‌وکارها به آزمایش ایده‌ها و فرآیندهای جدید، نوآوری را به همراه داشته باشد که منجر به محصولات یا خدمات جدید یا بهبود یافته می‌شود.
چرخه بهبود مستمر چیست؟
یکی از پرکاربردترین تکنیک‌ها برای بهبود مستمر، چرخه Plan-Do-Check-Act (PDCA) است که شامل مراحل زیر است:
- برنامه ریزی: برنامه ریزی بهبود مستمر شامل تعیین اهداف، تعریف مواردی که باید بهبود یابند و مراحل رسیدن به آن اهداف را مشخص می کند. برنامه ریزی همچنین شامل تجزیه و تحلیل داده ها برای شناسایی زمینه های بهبود است.
- انجام دهید: هنگامی که یک برنامه ایجاد شد، گام بعدی اجرای آن است. این شامل اجرای تغییرات شناسایی شده در مرحله برنامه ریزی و آزمایش آنها برای اطمینان از موثر بودن آنها است.
- بررسی: اصل سوم بررسی نتایج تغییرات اعمال شده است. این شامل اندازه گیری عملکرد در برابر اهداف تعیین شده در مرحله برنامه ریزی، ردیابی پیشرفت، و تجزیه و تحلیل داده ها برای تعیین اینکه آیا تغییرات اثر مطلوب را داشته اند یا خیر.
- قانون: اصل نهایی، عمل به نتایج فرآیند نظارت و ارزیابی است. اگر تغییرات موفقیت آمیز بوده است، باید استانداردسازی و در فرآیند تولید ادغام شوند. اگر موفقیت آمیز نبوده اند، باید در طرح تجدید نظر شود و چرخه بهبود دوباره آغاز شود.
ابزاری که برای پیاده سازی مدل بهبود مستمر مفید است
هر روز فرصت هایی برای بهبود کسب و کار در اطراف شما وجود دارد. اما، زمانی که در کار گیر کرده اید و به صورت دستی کار می کنید، اغلب دشوار است که به طور دقیق مشخص کنید که آن مناطق بهبود در کجا قرار دارند. ابزارهای بهبود مستمر به شناسایی، بهبود و نظارت بر عملکرد کسب‌وکار کمک می‌کنند و همزمان بار کارمندان را کاهش می‌دهند.
ما قصد داریم به برخی از روش‌های بهبود مستمر نگاهی بیندازیم تا ببینیم چگونه می‌توانید یک فرآیند بهبود مستمر را پیاده‌سازی کنید.
روش های بهبود مستمر چیست؟
قبل از اینکه به ابزارهای بهبود مستمر و کارهایی که انجام می‌دهند بپردازیم، اجازه دهید برخی از ده روش برتر بهبود مستمر را مرور کنیم.
1. ابزار PDCA
PDCA مخفف “Plan-Do-Check-Act” است. این تکنیک راهی برای شناسایی و آزمون فرضیه ها ارائه می دهد.
2. Gemba Walks
اگر بخواهید به این فکر کنید که در حال حاضر چه کسی بیشترین تأثیر را در سازمان شما دارد، چه کسی خواهد بود؟ این احتمال وجود دارد که به همه افرادی فکر کنید که مشاغل عملی دارند و کسب و کار را آنطور که باید عمل کند.
با توجه به تأثیر آنها، مشارکت کارکنان در تلاش‌های بهبود مستمر بسیار مفید است. Gemba Walks بر اساس یک اصطلاح ژاپنی Gemba است که به معنای “مکانی که اتفاقات در آن رخ می دهد” است. این جلسات غیررسمی برای رهبران است تا بفهمند سازمان چگونه از مردم روی زمین اداره می شود.
3. 5 چرا
5چرا ممکن است یادآور تربیت یک کودک نوپا باشد، اما راهی مفید و مستقیم برای رسیدن به علت اصلی مشکلات است. این دقیقاً همان چیزی است که به نظر می رسد، پنج بار متوالی پرسیدن “چرا” برای عمیق تر کردن منبع هر مشکلی.
4. مربیگری تویوتا کاتا از مدیران
مربیگری تویوتا کاتا بر اساس فلسفه ناب با هدف تغییر نحوه تفکر کارکنان و حل مشکلات است. این فرآیند شامل چهار مرحله است که شامل:
- جهت را درک کنید: اولین گام (مانند PDCA) شناسایی مسئله ارزشمند برای حل کردن است
- وضعیت را تعریف کنید: به شرایط فعلی نگاه کنید تا ببینید چه چیزی در حال حاضر صادق است و چه چیزی هنوز ناشناخته است.
- وضعیت هدف را انتخاب کنید: شرایط هدف را تعریف کنید، که شما را به هدف نهایی نزدیکتر می کند.
- آزمایش و تلاش کنید: شناسایی کنید که چه موانعی بر سر راه شما برای رسیدن به شرایط هدف قرار دارد. با تعریف چالش‌ها، می‌توانید با اتخاذ رویکردهای مختلف بر آنها غلبه کنید. در این فرآیند، شما یاد خواهید گرفت که چه کاری انجام می دهد و چه چیزی کار نمی کند.
5. 3M ها – موری، مورا و مودا
3M که دوباره از تویوتا نشات می گیرد، بخشی از سیستم تولید آن برای حذف مودا (ضایعات)، موری (بار اضافی) و مورا (ناهمواری) است. 3M در تولید و همچنین در فرآیندهای پشتیبان وجود دارد.
6. کانبان
کانبان، اصطلاح ژاپنی دیگر، به معنای “سیگنال بصری” است. برای عملی کردن کانبان، می‌توانید کار روی یک کارت را روی یک تابلو نشان دهید. این به همه کمک می کند تا فرآیندها را تجسم کنند. هدف کانبان طراحی و بهبود سیستم های جریان کار دانش است. مبتنی بر بهبود تدریجی است.
7. A 3
A3 یک رویکرد حل مسئله است که اولین بار توسط تویوتا نیز اجرا شد. نام آن از اندازه کاغذ A3 گرفته شده است که معمولاً برای ایده ها و طرح ها استفاده می شود. فرآیند A3 افراد را تشویق می کند تا به عنوان یک تیم کار کنند و در استراتژی و تعیین هدف برای پروژه ها همکاری کنند.
8. نگاشت جریان ارزش
نگاشت جریان ارزش که با نام VSM نیز شناخته می شود، برای شناسایی، طراحی، تجزیه و تحلیل و مدیریت نحوه جریان اطلاعات و مواد از طریق سیستم ها برای رسیدن به مشتری استفاده می شود. این بر اساس نمادهای استاندارد است که جریان کار و جریان اطلاعات مختلف را به تصویر می کشد. هر جا که فرآیندی با مراحل تکرارپذیر داشته باشید، VSM می تواند برای شناسایی ناکارآمدی ها و ساده کردن فعالیت ها استفاده شود.
9. کایزن
کایزن همه افراد را در یک سازمان گرد هم می آورد تا بهبودهای تدریجی را در فرآیند تولید اجرا کند. در حالی که با PDCA مرتبط است، تفاوت های جزئی وجود دارد که آن را متمایز می کند.
10. استاندارد 5S
روش 5S مخفف پنج عبارت ژاپنی است که با حرف “S” شروع می شود. شرایط عبارتند از:
- Seiri: جدا کردن ابزارها و قطعات برای حذف موارد غیر ضروری – ترجمه به سازماندهی، به معنی مرتب سازی
- Seiton: شناسایی قطعات و ابزار و چیدمان منظم آنها – به نظم ترجمه می شود، به معنای مرتب کردن
- Seiso: تمیز کردن اشیا – ترجمه به تمیزی، به معنای درخشش است
- Seiketsu: Seiri، Seiton و Seiso در عمل – به استاندارد کردن ترجمه می شود و به همین معنی است.
- Shitsuke: عادت کردن به پیروی از چهار حرف اول لیست – به نظم و انضباط و به معنای حفظ کردن است.
آیا مدل بهبود مستمر کمکی به اخذ گواهینامه ایزو 9001 می کند؟
بهبود مستمر “Continual improvement” یکی از الزامات کلیدی استاندارد ISO 9001 است. این بخشی از مدیریت کیفیت است و شرکت ها را ملزم می کند که دائماً به دنبال راه هایی برای بهبود نحوه انجام کارها با ایجاد تغییرات در فعالیت ها و رویه های خود باشند.
واحدهای تولیدی یا شرکت های خدماتی برای اخذ گواهینامه ایزو مخصوصاً دریافت گواهینامه ایزو 9001 می توانند از 10 ابزار مفید بهبود مستمر در فرآیند کاری خود استفاده کنند. شما می توانید جهت پیاده سازی استاندارد ایزو با ما در ارتباط باشید.
پرسش های متداول
بهبود مستمر یا کایزن روشی برای شناسایی فرصت‌ها برای ساده‌سازی کار و کاهش ضایعات است. این عمل با محبوبیت کایزن/مدیریت پروژه/تولید ناب در تولید و تجارت رسمیت یافت و اکنون توسط هزاران شرکت در سراسر جهان برای شناسایی فرصت های پس انداز استفاده می شود. بسیاری از این ایدئولوژی ها را می توان برای نتایج عالی ترکیب کرد. به عنوان مثال، کایزن و کانبان می توانند برای تسهیل بهبود مستمر دست به دست هم دهند.
بهبود مستمر “Continual improvement” یکی از الزامات کلیدی استاندارد ISO 9001 است. این بخشی از مدیریت کیفیت است و شرکت ها را ملزم می کند که دائماً به دنبال راه هایی برای بهبود نحوه انجام کارها با ایجاد تغییرات در فعالیت ها و رویه های خود باشند.