دسته ها

آخرین مطالب

مطالب ISO 9001

استاندارد ایزو

مقالات مرتبط

فرم درخواست گواهینامه

پیاده سازی ایزو 9001

مراحل پیاده سازی ایزو 9001

پیاده سازی ایزو 9001، راهنمای شما

پیاده سازی ایزو 9001 برای سازمان هایی که می پرسند چگونه کیفیت محصولات و خدمات خود را بهبود بخشند و به طور مداوم انتظارات مشتریان خود را برآورده کنند، ISO پاسخی دارد. سازمان شما می تواند الزامات استاندارد ایزو 9001 را پیاده سازی نماید و سیستم مدیریت کیفیت خود را تقویت نماید.

برای هر سازمان فارغ از نوع فعالیت  بزرگ و کوچک، نکات مهمی در هنگام پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت ISO 9001 شما وجود دارد. ISO 9001 یک ابزار قدرتمند برای بهبود کسب و کار است. بنابراین باید در مورد نحوه مدیریت کسب و کار و اهداف استراتژیک خود فکر کنید. تعامل افراد نیز مهم است و برای اجرای موفقیت آمیز ISO 9001 باید مطمئن شوید که کل کسب و کار شما در حال اجراست. همچنین ممکن است لازم باشد مطمئن شوید که افراد برای اجرای موثر ISO 9001 آموزش دیده اند.

ما در این مقاله 10 قدم برای پیاده سازی ایزو 9001 را به شما پیشنهاد می کنیم. حتما توجه داشته باشید که شما باید مستندات ایزو 9001 را داشته باشید. دستورالعمل های استاندارد ایزو 9001 و چک لیست ممیزی برای پیاده سازی ایزو 9001 حتما مهم است.

چرا ایزو 9001:

ISO 9001 معیارهای یک سیستم مدیریت کیفیت را تعیین می کند و تنها استانداردی در خانواده است که می تواند گواهی شود. هر سازمانی، اعم از بزرگ یا کوچک، صرف نظر از حوزه فعالیت آن، می تواند اقدام به پیاده سازی ایزو 9001 نماید و گواهینامه ایزو 9001 را دریافت کند. در واقع، بیش از یک میلیون شرکت و سازمان در بیش از 170 کشور دارای گواهینامه ISO 9001 هستند.

این استاندارد بر اساس تعدادی از اصول مدیریت کیفیت از جمله تمرکز قوی بر مشتری، انگیزه و مفهوم مدیریت عالی، رویکرد فرآیند و بهبود مستمر است. این اصول با جزئیات بیشتری در اصول مدیریت کیفیت ISO توضیح داده شده است. استفاده از ISO 9001 کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که مشتریان محصولات و خدمات ثابت و باکیفیت را دریافت می کنند، که به نوبه خود مزایای تجاری زیادی را به همراه دارد.

مزایای پیاده سازی ایزو 9001:

مزایای اجرای یک سیستم مدیریت کیفیت که با ISO 9001 مطابقت دارد می تواند بسیار گسترده باشد. اتخاذ یک رویکرد فرآیندی برای عملیات می تواند فوراً زمینه های بهبود را برجسته کند. مستندسازی فرآیندها به شیوه ای معنادار همچنین می تواند به انتقال اقدامات و استراتژی با کیفیت به افراد در همه سطوح کمک کند. مقدمات و آموزش مستقیماً با اهداف کسب و کار مرتبط است و افراد درون سازمان سهم خود را در عملکرد و موفقیت کلی مشخص می کنند.

اتخاذ تمرکز بر مشتری برای مشتریان ارزش می افزاید و احتمالاً رضایت و وفاداری آنها را افزایش می دهد. کسب و کار تکراری نسبت به کسب و کار جدید هزینه کمتری دارد، بنابراین برای راضی نگه داشتن مشتریان فعلی شما سودمند است.

سیستم مدیریت کیفیت (QMS) نه تنها می تواند رضایت مشتریان شما را افزایش دهد، بلکه تاثیر مثبتی بر شهرت شما نیز خواهد داشت. توانایی نشان دادن تعهد رسمی به کیفیت اغلب یک پیش نیاز برای رویه های مناقصه رسمی، به ویژه برای قراردادهای بخش عمومی است. داشتن یک QMS گواهی شده می تواند درها را به روی طیف وسیعی از فرصت های قرارداد باز کند و بنابراین به طور بالقوه درآمد و سهم بازار شما را افزایش می دهد.

پیاده سازی ایزو 9001  همچنین می تواند به شما کمک کند تا فرآیندهای کاری شما کارآمدتر باشید. استفاده از منابع، شامل افراد، مواد، زمان، پول و شرکای خارجی و تامین کنندگان، تا حد امکان موثر و کارآمد تأثیر مثبت مستقیمی بر سودآوری دارد.

مشارکت دادن افراد در کسب و کار شما، تعامل عمیق تر با عملیات را تقویت می کند. این می تواند منجر به کاهش جابجایی کارکنان، بهره وری بهتر، افزایش اعتماد و همکاری و نیروی کار ماهر و شاد شود.

نتایج ثابت و قابل پیش بینی منجر به درک بیشتر توانایی و ظرفیت می شود. درك كردن توانایی و ظرفیت سازمانی می تواند به شما در مدیریت رشد و ریسک های مرتبط کمک کند.

تمرکز بر تجزیه و تحلیل علت اصلی هنگام بررسی مشکلات، اطمینان حاصل می کند که راه حل ها قوی هستند و بهبودها مؤثر هستند. نظارت و اندازه گیری مداوم شواهد  باعث به وجود آمدن اثربخشی فرآیندها می شود و می تواند اثربخشی تصمیمات و اقدامات قبلی را نشان دهد.

یک QMS همچنین به شما کمک می کند تا زنجیره تامین خود را مدیریت کنید. تشویق ارتباط قوی و مؤثر بین طرفین اطمینان حاصل می کند که انتظارات و الزامات قبل از اینکه همه متعهد شوند روشن است. این منجر به فرصت های بهبود برای منافع متقابل می شود.

مراحل-پیاده-سازی-ایزو-9001

حسابرسی مبتنی بر ریسک جهت پیاده سازی ایزو 9001:

ممیزی یک رویکرد فرآیندی مبتنی بر شواهد و سیستماتیک برای ارزیابی سیستم مدیریت کیفیت شما است. آنها به صورت داخلی و خارجی برای تأیید اثربخشی QMS انجام می شوند. حسابرسی ها نمونه ای درخشان از نحوه اتخاذ تفکر مبتنی بر ریسک در مدیریت کیفیت هستند.

قدم نخست پیاده سازی ایزو 9001، حسابرسی داخلی:

ممیزی داخلی یک فرصت عالی برای یادگیری در سازمان شما است. کارشناسان استاندارد ایزو زمانی را برای تمرکز روی یک فرآیند یا بخش خاص به منظور ارزیابی واقعی عملکرد آن فراهم می کنند. هدف از ممیزی داخلی اطمینان از پایبندی به خط مشی ها، رویه ها و فرآیندهایی است که توسط شما، سازمان تعیین شده است و تأیید انطباق با الزامات ISO 9001 است.

برنامه ریزی حسابرسی جهت پیاده سازی ایزو 9001:

طراحی یک برنامه حسابرسی می تواند مانند یک تمرین پیچیده به نظر برسد. بسته به مقیاس و پیچیدگی عملیات خود، می توانید ممیزی های داخلی را از هر ماه تا یک بار در سال برنامه ریزی کنید. جزئیات بیشتری در این مورد در بخش 9 – ارزیابی عملکرد وجود دارد.

تفکر مبتنی بر ریسک برای پیاده سازی ایزو 9001:

بهترین راه برای در نظر گرفتن فراوانی ممیزی ها، بررسی ریسک های موجود در فرآیند یا حوزه تجاری مورد حسابرسی است. هر فرآیندی که ریسک بالایی دارد، یا به این دلیل که پتانسیل بالایی برای اشتباه دارد یا به این دلیل که اگر اشتباه انجام شود، عواقب آن شدید خواهد بود، در این صورت می‌خواهید آن فرآیند را بیشتر از یک فرآیند کم خطر بررسی کنید.

نحوه ارزیابی ریسک کاملاً به شما بستگی دارد. ایزو 9001 روش خاصی را برای ارزیابی ریسک یا مدیریت ریسک دیکته نمی کند. ممکن است بخواهید برای اطلاعات بیشتر در مورد مدیریت ریسک، ISO 31000 را مرور کنید.

حسابرسی های خارجی جهت صدور گواهینامه ایزو 9001:

ممیزی های شخص ثانویه معمولاً توسط مشتریان یا دیگران به نمایندگی از آنها انجام می شود، یا می توانید آنها را در ارائه دهندگان خارجی خود انجام دهید. ممیزی‌های شخص ثالث نیز می‌تواند توسط تنظیم‌کننده‌ها یا هر طرف خارجی دیگری که به طور رسمی در یک سازمان علاقه دارد، انجام شود.

شما ممکن است کنترل کمی بر زمان و دفعات این ممیزی ها داشته باشید، با این حال ایجاد QMS خود تضمین می کند که به خوبی برای ورود آنها آماده شده اید.

ممیزی جهت صدور گواهینامه ایزو 9001:

ممیزی های شخص ثالث توسط نهادهای خارجی، معمولاً نهادهای صدور گواهینامه معتبر انجام می شود.

سازمان صدور گواهی انطباق با استاندارد ISO 9001:2015 را ارزیابی خواهد کرد. این شامل یک نماینده از سازمان صدور گواهینامه است که از سازمان بازدید می کند و سیستم مربوطه و فرآیندهای آن را ارزیابی می کند. حفظ گواهینامه همچنین مستلزم ارزیابی مجدد دوره ای است.

گواهی به مشتریان نشان می دهد که شما نسبت به کیفیت تعهد دارید.

حسابرسی مبتنی بر فرآیند:

فرآیند تبدیل ورودی ها به خروجی ها است که به صورت مجموعه ای از مراحل یا فعالیت هایی صورت می گیرد که منجر به هدف(های) برنامه ریزی شده می شود. اغلب خروجی یک فرآیند به ورودی فرآیند بعدی دیگر تبدیل می شود. تعداد بسیار کمی از فرآیندها جدا از سایر فرآیندها عمل می کنند.

 “فرآیند: مجموعه ای از فعالیت های مرتبط یا متقابل که از ورودی ها برای ارائه یک نتیجه مورد نظر استفاده می کنند.” ISO 9000:2015 مبانی و واژگان

حتی حسابرسی یک رویکرد فرآیندی دارد. با شناسایی محدوده و معیارها شروع می شود، یک مسیر اقدام روشن برای دستیابی به نتیجه ایجاد می کند و دارای یک خروجی تعریف شده است (گزارش حسابرسی). استفاده از رویکرد فرآیندی برای حسابرسی همچنین تضمین می کند که زمان و مهارت های صحیح به حسابرسی تخصیص داده شده است. این باعث می شود که ارزیابی موثری از عملکرد QMS باشد.

زمانی که فعالیت‌ها به‌عنوان فرآیندهای مرتبط با یکدیگر که به‌عنوان یک سیستم منسجم عمل می‌کنند، درک و مدیریت شوند، نتایج سازگار و قابل پیش‌بینی مؤثرتر و کارآمدتر به دست می‌آیند.

درک اینکه چگونه فرآیندها به یکدیگر مرتبط می شوند و نتیجه می دهند می تواند به شما در شناسایی فرصت های بهبود و در نتیجه بهینه سازی عملکرد کلی کمک کند. این همچنین در مواردی که فرآیندها یا بخش‌هایی از فرآیندها برون‌سپاری می‌شوند صدق می‌کند.

درک اینکه دقیقاً چگونه این امر بر نتیجه تأثیر می گذارد یا می تواند تأثیر بگذارد و اطلاع رسانی واضح آن به شریک تجاری (ارائه محصول یا خدمات برون سپاری شده) وضوح و مسئولیت پذیری را در فرآیند تضمین می کند.

مرحله نهایی فرآیند بررسی نتیجه حسابرسی و اطمینان از استفاده مناسب از اطلاعات به دست آمده است. بررسی رسمی مدیریت فرصتی است برای تأمل در عملکرد QMS و تصمیم گیری در مورد چگونگی و مکان بهبود. فرآیند بررسی مدیریت در بخش 9 – ارزیابی عملکرد با عمق بیشتری پوشش داده شده است.

ISO-9001-2015

10 قدم تا پیاده سازی ایزو 9001:

بخش اول از مراحل پیاده سازی ایزو 9001.

محدوده، یک سیستم مدیریت کیفیت در درجه اول برای افزایش رضایت مشتری در نظر گرفته شده است. این کار را از طریق استفاده از فرآیندهایی که توسط شما برای عملیات شما ضروری است و همچنین فرآیندهای تعیین شده توسط استاندارد برای بهبود مستمر انجام می دهد.

هدف QMS اطمینان از انطباق با الزامات مشتری و الزامات قانونی قابل اجرا است.  هدف این است که همه الزامات (دستورالعمل های) استاندارد صرف نظر از اندازه و ماهیت سازمانی که QMS را اجرا می کند قابل اجرا باشد. فرقی ندارد شما چه محصول یا خدماتی ارائه می دهید یا ترکیبی از هر دو.

مواقعی وجود دارد که برخی از بندها ممکن است غیرقابل اجرا شوند. به عنوان مثال، در جایی که هیچ گونه فعالیت طراحی و توسعه ای انجام نمی دهید یا جایی که قابلیت ردیابی اندازه گیری، یا هر گونه کالیبراسیون بعدی تجهیزات، بخشی از محصول یا خدمات شما نیست. این موارد قبلاً به عنوان «استثنا» نامیده می شدند، اما در اینجا انتظار می رود که توجیهی در مورد اینکه چرا این بند به جای حذف صرفاً از QMS غیرقابل اجرا تلقی می شود، ارائه شود.

بخش دوم از مراحل پیاده سازی ایزو 9001:

آشنایی با ISO 9001. شما باید کاملاً یک کپی از استاندارد ISO 9001 خریداری کنید یا دانلود کنید و مفاهیم کلیدی را بررسی کنید. همه باید درک محکمی از الزامات استاندارد، الزامات رویه مستند، و نوع اسناد و سوابق مورد نیاز شما داشته باشند. ISO 9001 ساختاری را برای الزامات اصلی یک سیستم مدیریت کیفیت ارائه می دهد، بنابراین انعطاف پذیر است به طوری که می تواند برای همه انواع مشاغل مناسب باشد.

برای شما مهم است که بدانید پیاده سازی ایزو 9001 چگونه به طور خاص در تجارت شما اعمال می شود. این انعطاف‌پذیری به شما این امکان را می‌دهد که الزامات تعیین شده را به گونه‌ای که برای سازمان شما منطقی است برآورده کنید.

تاییدیه هیئت مدیره را جهت تغییرات دریافت کنید:

هنگام ایجاد هر گونه تغییر بزرگ در هر کسب و کاری ضروری است که شما و هرکسی که در مدیریت ارشد شما دخیل است متوجه شوید که قصد انجام چه کاری را دارید.

اطمینان از اینکه افرادی که در راس مدیریت شما هستند درک می کنند که ISO 9001 برای کسب و کار شما چه معنایی دارد و چرا اجرا می شود، برای اجرای روان همه چیز کاملاً کلیدی است. بدون اینکه همه به طور کامل متعهد باشند، تأثیرگذاری بر تغییرات در سراسر تجارت بسیار دشوارتر می شود.

مشخص کردن فرآیندهای فعلی شما:

هنگامی که همه افراد در هیئت مدیره هستند، باید سیستم فعلی خود را تجزیه و تحلیل کرده و آن را با استاندارد ISO 9001 مقایسه کنید. شما باید دانش کاری خوبی در مورد اینکه تا چه حد از برآوردن الزامات استاندارد فاصله دارید، داشته باشید. با استفاده از این داده‌ها، می‌توانید به راحتی فهرست کارهایی را در مورد نحوه تغییر سیستم موجود خود برای مطابقت با استاندارد ایجاد کنید.

تجزیه و تحلیل جهت پیاده سازی ایزو 9001:

هدف از این تجزیه و تحلیل شکاف شناسایی مناطقی در شرکت شما است که به منظور سازگاری نیاز به تغییر دارند.

الگوی راهنمای کیفیت ما شامل یک الگوی تجزیه و تحلیل شکاف 18 صفحه ای است که:

  • مروری بر الزامات هر بخش ارائه می دهد.
  • فضایی را برای یافته ها و یادداشت اقدامات اجرایی فراهم می کند.
  • سوالات به گونه ای بیان می شوند که پاسخ های یک کلمه ای (بله یا خیر) مجاز باشد.

 با انجام این کار، اطمینان حاصل می کنید که همه کسانی که در پیاده سازی ایزو 9001 دخیل هستند در یک مسیر حرکت می کنند. قبل از شروع مرحله بعدی، مطمئن شوید که با تمام مدیران ارشد خود مشورت کرده اید تا مطمئن شوید که آنها نیاز به یک سیستم مدیریت کیفیت جدید را درک می کنند و 100% متعهد به کمک به اجرای آن هستند.

بخش سوم از مراحل پیاده سازی ایزو 9001:

همه چیز را برای اجرا برنامه ریزی کنید.

داشتن یک برنامه قوی برای انتقال به یک سیستم جدید ضروری است. زمانی که افراد مناسب در کار داشته باشید، این روند بسیار آسان تر خواهد بود. تیم شما یک برنامه کاربردی ایجاد می کند که کسب و کار شما را برای موفقیت آماده می کند.

در مورد یک تیم اجرایی تصمیم بگیرید.

برای شروع پیاده سازی، مدیریت ارشد شما باید تصمیم بگیرد و یک تیم پیاده سازی را برای رهبری این تلاش ایجاد کند. این تیم باید متشکل از مدیران حوزه های مختلف کسب و کار شما باشد. یک تیم پیاده سازی موفقیت انتقال شما به سیستم مدیریت کیفیت جدید را تضمین می کند.

تیم اجرا باید توسط نماینده مدیریت که بر تمامی بخش‌های فرآیند اجرا نظارت می‌کند، رهبری شود. این شخص باید درک کاملی از استاندارد ISO 9001 داشته باشد. آنها خط ارتباطی بین تیم پیاده سازی ایزو 9001 و ثبت کننده ISO 9001 خواهند بود که در نهایت کسب و کار شما را تأیید می کنند.

نماینده مدیریت باید عضوی از مدیریت باشد که مورد احترام باشد و علاقه مند به مدیریت و حفظ سیستم مدیریت کیفیت در آینده باشد.

فرآیندهای اصلی و پشتیبانی را شناسایی کنید.

ترسیم طرحی برای برآورده کردن استانداردها بسیار ساده تر خواهد بود، زمانی که از فرآیندهایی که در سازمان شما با چه الزاماتی هماهنگ است، آگاه باشید. استفاده از نمودارهای جریان و نمودارهای لاک پشت بسیار مفید است تا بفهمید که کسب و کار شما دقیقاً چگونه از نقطه A به نقطه B می رسد.

شما می توانید کاری به پیچیدگی استفاده از نرم افزار کامپیوتری برای تعریف هر مرحله از فرآیند انجام دهید، یا به سادگی از یادداشت های پس از آن روی دیوار استفاده کنید. هنگامی که می توانید کل فرآیند را در مقابل خود مشاهده کنید، زمان آن است که تصمیم بگیرید کدام یک از موارد یک فرآیند اصلی و کدام یک فرآیند پشتیبانی است.

نمونه هایی از فرآیندهای اصلی مواردی مانند طراحی و تحویل هستند. اینها فرآیندهایی هستند که مستقیماً به دستیابی مشتری به آنچه می خواهند کمک می کنند. فرآیندهای پشتیبانی مستقیماً مسئول آن نیستند، اما به فرآیندهای اصلی کمک می کنند تا کار خود را انجام دهند. این فرآیندها چیزهایی مانند آموزش و تعمیر و نگهداری تسهیلات هستند.

یک طرح ایجاد کنید.

برای اینکه انتقال به ISO 9001 به خوبی اجرا شود، باید یک برنامه ساختار یافته تنظیم شود. با استفاده از لیست کارهای ایجاد شده از تجزیه و تحلیل های شما در مرحله اول، تیم پیاده سازی ایزو 9001 باید نقاط عطف و ضرب الاجل هایی را برای انجام کارها ایجاد کند.

داشتن یک برنامه در محل، کلید اجرای هر سیستمی به موقع و موثر است. بدون اطمینان از انجام کارها در زمان‌های خاص و تحت شرایط کنترل‌شده، ممکن است کنار گذاشته شوند و خیلی بیشتر طول بکشد.

همه را درگیر کنید.

با برنامه ای که پیش روی شما گذاشته شده است، زمان آن فرا رسیده است که به همه اجازه دهید تا تغییر کنند. هر فردی که در سازمان شما کار می کند باید آگاه باشد که تغییر در راه است. دوره های آموزشی برگزار کنید تا به کارمندان اجازه دهید در مورد نحوه تغییر اوضاع و چرایی آن آگاه شوند.

هنگامی که مفهوم چنین تغییر بزرگی را تعیین می کنید، به کارمندان خود بگویید چگونه آنها را تحت تأثیر قرار می دهد. تحقیقاتی را که از اینکه چرا پیاده‌سازی ISO 9001 برای کسب‌ وکار و برای آن‌ها چیز خوبی است، بگنجانید. اجازه دهید بدانند که چگونه کارشان در این فرآیند تغییر می کند تا آماده شوند.

ارتباطات کلیدی در اجرای تغییرات است. همه را در جریان نگه دارید تا احساس نکنند که به هیچ وجه تحت فشار قرار گرفته اند. نمایشگرهایی را روی تابلوهای اعلانات تنظیم کنید که پیشرفت انجام شده را نشان دهد. به هر گونه نگرانی یا شکایت گوش دهید. کاری کنید که همه چیز احساس شود.

مسئولیت-ها،-سیاست-ها-و-اهداف-در-ایزو-9001

بخش چهارم از مراحل پیاده سازی ایزو 9001:

مسئولیت ها، سیاست ها و اهداف را شناسایی کنید.

خط مشی کیفیت در شرکت شما بخشی جدایی ناپذیر از متعهد نگه داشتن کسب و کار شما به تحقق اهداف و تمرکز بر رضایت مشتری است. خط مشی کیفیت شما یکی از موارد کلیدی است که برای اندازه گیری سازمان شما هنگام تعیین موفقیت سیستم مدیریت کیفیت شما استفاده می شود.

خط مشی کیفیت و اهداف خود را تعریف کنید.

هیچ تعریف مشخصی از کیفیت وجود ندارد که برای همه مشاغل اعمال شود. تعریف شما از کیفیت تعریفی است که مورد توافق تیم مدیریت برتر شماست. باید بر ارزش های فعلی شما بنا شود و اهدافی را شناسایی کند که برای تعیین کیفیت قابل اندازه گیری هستند.

اهداف کیفیت راهی هستند که کیفیت محصولات شما را اندازه گیری می کنند. روش خاصی وجود ندارد که ISO 9001 برای مستندسازی اهداف بخواهد. اهداف کیفی شما می تواند مربوط به بودجه، طرح های تجاری یا بررسی مدیریت باشد. مهم است که این اهداف هم برای کسب و کار و هم برای مشتریان شما مناسب باشد.

هنگامی که خط مشی کیفیت خود را تنظیم کردید، باید آن را به طور مؤثر به همه اعضای سازمان خود منتقل کنید. لازم نیست تمام آن را به کلمه به زور در گلوی آن‌ها بیاورید، اما مطمئن شوید که آنها می‌دانند در صورت نیاز، یک کپی از سند را کجا می‌توانند پیدا کنند.

سعی کنید مفاهیم کلیدی خط مشی کیفیت خود را به چند جمله کوتاه یا تعداد انگشت شماری از کلمات کلیدی که برای کارمندان در همه سطوح منطقی است خلاصه کنید. این کار را برای هر بخش بسته به اینکه چه بخشی از خط مشی کیفیت به طور مستقیم با کاری که انجام می دهند مرتبط است، انجام دهید. این نسخه کوتاه شده را روی تابلوهای اعلانات قرار دهید تا همیشه از آن آگاه باشند.

نقش ها و مسئولیت های جدید را ایجاد کنید.

هر بخش از سازمان شما باید دارای مدیران و کارکنانی باشد که مستقیماً مسئول وظایف مرتبط با کیفیت و نگهداری هستند. می‌توانید نقش‌های کاملاً جدیدی را برای این افراد ایجاد کنید یا شرح‌های شغلی موجود را تغییر دهید تا مسئولیت‌های مورد نیاز را نیز شامل شود.

شما باید در هر بخش کارکنانی داشته باشید که قادر به انجام ممیزی، نگهداری اسناد، انجام بررسی های مدیریتی و اجرای هرگونه تغییر مورد نیاز باشند. اطمینان حاصل کنید که افرادی که برای انجام این مسئولیت‌ها انتخاب می‌کنید، کاملاً از آنچه مستلزم این شغل است و ارتباط آن با سیستم مدیریت کیفیت آگاه هستند.

بیشتر بخوانیم: روش اجرایی ایزو 9001.

بخش پنجم از مراحل پیاده سازی ایزو 9001:

مستندات خود را توسعه دهید.

نگهداری سوابق سیستم مدیریت کیفیت شما برای داشتن گواهینامه ISO 9001 الزامی است. اسناد خاصی وجود دارد که باید آنها را نگه دارید و اسناد دیگری وجود دارد که ممکن است برای اجرای همه چیز همانطور که باید مفید باشد.

سازماندهی و تهیه اسناد شما معمولاً با توجه به اهمیت مدارک انجام می شود.

کتابچه راهنمای کیفیت شامل سیاست و اهداف کیفیت شرکت شما و همچنین نحوه عملکرد سیستم کیفیت شما می شود. توضیحاتی در مورد تمام فرآیندهای درون سیستم شما و نحوه تعامل آنها خواهد داشت. همیشه باید به عقب برگردید و هنگام اعمال تغییرات به کتابچه راهنمای کیفیت خود مراجعه کنید تا مطمئن شوید که تمام توضیحات فرآیند به روز هستند.

اسناد رویه وجود دارد؟ این اسناد همه فرآیندهای تجاری فردی و نحوه عملکرد آنها را به تفصیل شرح می دهد. آنها نشان خواهند داد که هر فرآیند چگونه طراحی و کنترل می شود، از جمله اینکه چه بررسی هایی انجام می شود تا آنها را در یک راستا نگه دارند.

دستورالعمل های کاری وجود دارد؟ اینها اسناد بسیار خاصی هستند که دستورالعمل های لازم برای انجام هر کار در کسب و کار را به تفصیل شرح می دهند.

شما فرم ها و سوابق خود را دارید؟ اینها دقیقاً همان چیزی است که به نظر می رسد برای پیاده سازی ایزو 9001 شما نیاز دارید. فرم ها برای جمع آوری اطلاعات برای اهداف نگهداری سوابق استفاده می شوند. سوابق برای نشان دادن نحوه عملکرد سیستم مدیریت کیفیت شما و اینکه آیا مطابق با استاندارد ISO 9001 است، مورد نیاز است.

برای کمک به شما در مورد 90% اسناد، توصیه می کنم از یک الگوی راهنمای کیفیت استفاده کنید. این الگو شامل همه چیزهایی است که برای مستندات ISO 9001 نیاز دارید. خط مشی کیفیت، محدوده، رویه هایی که می خواهید پیاده سازی کنید، نمودارهای جریان، اهداف و فرم هایی که گواهینامه ISO 9001 ممکن است به آن نیاز داشته باشد.

فهرستی از اسناد موجود تهیه کنید.

احتمالاً کسب و کار شما در حال حاضر دارای اسناد گسترده ای است که در مورد فرآیندها و رویه ها و همچنین فرم ها و سوابق موجود است.

برای شما مفید است که فهرستی از تمام اسنادی که از قبل وجود دارند تهیه کنید و وضعیت فعلی آنها را یادداشت کنید. بسیاری از این اسناد ممکن است تکمیل یا به روز نباشند یا ممکن است فاقد جزئیات خاص مورد نیاز استاندارد ISO 9001 باشند. این فهرست به شما ایده خوبی می دهد که برای حرکت رو به جلو از کجا شروع کنید.

ایجاد الگو برای همه انواع اسناد.

تمام اسناد موجود در سیستم مدیریت کیفیت شما باید از نظر سبک و قالب یکنواخت باشند تا به راحتی قابل پیمایش و خواندن باشند. حتما بررسی کنید که هر نوع سندی باید در آن باشد تا بتوانید این موارد را در قالب خود بگنجانید.

داشتن قالب‌های آماده، کار دلهره‌ آور مستندسازی سیستم مدیریت کیفیت شما را برای همه افراد درگیر آسان‌تر می‌کند.

پیاده سازی سیستم کنترل اسناد.

لازم است که تمام اسناد مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت شما به خوبی کنترل شده و به روز باشد. این تضمین می کند که کارمندان شما فقط به آخرین نسخه همه اسناد دسترسی دارند.

اسناد و سوابق شما باید شامل موارد زیر باشد:

  • یک کد حرفی که هر نوع سند را مشخص می کند و یک شماره ترتیبی.
  • کنترل تجدید نظر که در آن هر تجدید نظر منجر به افزایش تعداد تجدید نظر می شود.
  • تاریخچه تغییر که تمام تغییرات ایجاد شده در هر سند را خلاصه می کند.
  • امضاهایی از کسانی که سند را تهیه و تأیید کردند.
  • تاریخ نسخه یا تجدید نظر.
سیستم-مدیریت-کیفیت

بخش ششم از مراحل پیاده سازی ایزو 9001:

سیستم مدیریت کیفیت خود را راه اندازی کنید.

حالا نوبت بزرگترین قدم است. شما تمام کارهای مورد نیاز برای راه اندازی کسب و کار خود را برای موفقیت در انتقال به ISO 9001 انجام داده اید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که برنامه خود را راه اندازی کنید. شما شروع به مشاهده تغییرات خواهید کرد و باید حواس تان باشد تا مطمئن شوید که طبق برنامه پیش می روند.

ارائه آموزش به کارکنان.

هر کارمندی برای اجرای سیستم مدیریت کیفیت شما ضرورت دارد آنطور که باید آموزش ببیند. وقت آن است که همه آنها را در قسمت هایی از سیستم که مخصوص حوزه کاری آنها است آموزش دهیم. وقتی آنها بفهمند که کارشان چگونه بر سیستم تأثیر می گذارد، به حرکت کسب و کار شما در مسیر درست کمک خواهند کرد.

واحد آموزش باید به کارکنان خود آموزش دهد:
  • رویه هایی که در کار آنها اعمال می شود.
  • از کدام فرم ها باید استفاده کنند و چگونه آنها را تکمیل و پردازش کنند.
  • نحوه یافتن خط مشی کیفیت و ارتباط آن با موقعیت آنها.
  • چگونه مشکلات را گزارش کنیم تا بتوان آنها را برطرف کرد.
  • کجا می توان تمام اسناد مربوطه را پیدا کرد.

همیشه با برنامه ای برای تجهیز تک تک اعضای تیم خود به ابزارهایی که برای اینکه بخشی موثر از سیستم مدیریت کیفیت جدید شما باشند، به آموزش بروید.

سیستم را پیاده سازی کنید.

برای شروع به کار بردن سیستم مدیریت کیفیت خود از برنامه ساختار یافته خود استفاده کنید. برای اطمینان از اینکه کارها رو به جلو هستند، تمام قسمت های برنامه را به دقت زیر نظر داشته باشید. نظارت بر عملکرد فرآیند و شروع ممیزی داخلی برای بررسی اینکه آیا تمام الزامات استاندارد برآورده شده است.

این ضروری است که تیم پیاده سازی خود را در کار نگه دارید. نماینده مدیریت باید در جلسات تیم چک لیستی برای بررسی با همه داشته باشد. هر گونه مشکلی که در طول فرآیند پیاده سازی ایجاد می شود باید در اسرع وقت رسیدگی شود.

همچنین این زمان خوبی است تا مطمئن شوید که مستندات به درستی توسعه یافته اند. دستورالعمل ها و فرم های کاری باید نوشته شده و در دسترس کارکنان باشد.

حسابرسی سیستم.

دو تا سه ماه پس از تهیه مستندات و شروع اجرای کارها، باید ممیزی های داخلی را برای شناسایی هرگونه مشکل در محدوده سیستم مدیریت کیفیت خود انجام دهید. هرگونه اقدام اصلاحی که باید انجام شود باید بدون تاخیر انجام شود. در صورت نیاز، اسناد باید اصلاح شود.

حسابرسان اطمینان حاصل خواهند کرد که تمامی رویه ها به خوبی اجرا، مستند شده و توسط کارکنانی که آنها را اجرا می کنند، درک می شوند. آنها بررسی خواهند کرد که سیستم الزامات استاندارد را برآورده می کند، موثر است و در حال بهبود است.

هرگز یک حسابرسی در مورد کارمندان خود ایجاد نکنید. آنها نباید غافلگیر شوند یا احساس کنند که در کل فرآیند انتقال شرکت ندارند. همیشه حسابرسی ها را از قبل به خوبی برنامه ریزی کنید. به همه اطلاع دهید که ممیزی چه زمانی انجام می شود و چه بخش هایی حسابرسی می شوند.

بخش هفتم از مراحل پیاده سازی ایزو 9001:

عملکرد خود را مرور کنید.

بعد از اینکه حسابرسی داخلی خود را انجام دادید و سیستم مدیریت کیفیت شما برای شش ماه یا بیشتر راه اندازی شد، باید پیشرفت کسب و کار خود را بررسی کنید. این بررسی به تیم شما کمک می کند تا هرگونه مشکل اساسی و اقدامات اصلاحی را که باید انجام شود تا همه چیز مطابق با الزامات انجام شود، شناسایی کند.

یک بررسی مدیریتی انجام دهید.

بررسی مدیریت ابزار مفیدی است که به شما یک نگاه دقیق به عملکرد سیستم مدیریت کیفیت و هر گونه مشکلی که پیش آمده است می دهد. ممکن است از طریق بررسی خود متوجه شوید که باید تغییراتی در خط مشی کیفیت یا اهداف شما ایجاد شود.

بررسی مدیریت شما باید شامل موارد زیر باشد:

  • نتایج حسابرسی.
  • بازخورد مشتری.
  • عملکرد فرآیند.
  • انطباق محصول.
  • وضعیت اقدامات اصلاحی.
  • اقدامات بعدی از بررسی های قبلی.
  • تغییراتی که می تواند سیستم را تحت تاثیر قرار دهد.
  • توصیه هایی برای بهبود سیستم.

با تمام این اطلاعات در دسترس، تیم شما می تواند با موفقیت مسیری را که سیستم شما در آن حرکت می کند اصلاح کند تا یک بار دیگر به جلو حرکت کند.

اعمال تغییرات سیستم.

این به همان اندازه ساده است. هنگامی که مکان هایی را که سیستم مدیریت کیفیت شما نیاز به تعمیر دارد را شناسایی کردید، نوبت به تعمیر آنها می رسد. سریع اقدام کنید و همه چیز را اصلاح کنید. فراموش نکنید که اسناد لازم را در رابطه با هر چیزی که تغییر می دهید تجدید نظر کنید.

اگر تغییرات لازم را نادیده بگیرید، نمی توانید سیستم خود را ثبت کنید. نهادهای صدور گواهی ایزو حداقل سه ماه سوابق مربوط به اصلاح سیستم مدیریت کیفیت شما را بررسی می کنند.

بررسی ها را در سیستم مدیریت منظم خود ادغام کنید و سوابق واضحی از هر چیزی که بررسی و تغییر می کنید نگه دارید. بسیار مهم است که همه اسناد خود را به روز داشته باشید. اطمینان حاصل کنید که نتیجه بررسی های مدیریت شما همانطور که باید عمل می کند.

صدور-گواهینامه-ایزو-9001

بخش هشتم از مراحل پیاده سازی ایزو 9001:

ارزیابی و ثبت نام برای صدور گواهینامه.

سیستم مدیریت کیفیت شما برای سه تا شش ماه راه اندازی شده است و به نظر می رسد همه چیز ثابت و آماده ثبت نام باشد. اکنون زمان آن فرا رسیده است که فرآیند صدور گواهینامه ایزو 9001 را ادامه دهید تا به طور رسمی گواهینامه ISO 9001 را دریافت کنید.

ممیزی ثبت نام.

مرجع صدور گواهینامه ایزو یک ممیزی دو مرحله ای انجام می دهد تا تأیید کند که کسب و کار شما الزامات تعیین شده توسط استاندارد ISO 9001 را برآورده می کند.

آنها ابتدا اسناد شما را بررسی خواهند کرد. این می تواند در دفتر شخصی آنها یا در سازمان شما انجام شود. ثبت کننده اطمینان حاصل می کند که اسناد شما در جای خود قرار دارند و مطابق با استاندارد کنترل می شوند. اگر اسناد و مدارک خود را به ترتیب ندارید، دلیلی برای ادامه دادن بقیه ممیزی وجود ندارد.

اگر تمام مدارک شما الزامات استاندارد را برآورده کند، ثبت کننده به کسب و کار شما می آید تا فرآیندهای شما را بررسی کند.

همیشه گزینه انجام ممیزی پیش ارزیابی وجود دارد که اساساً مانند حسابرسی عملی است. ثبت کننده شما حدود شش هفته قبل از ثبت نام، سیستم مدیریت کیفیت شما را ارزیابی می کند و در مورد اقدامات اصلاحی که باید قبل از ممیزی شما انجام شود به شما توصیه می کند. برخی از افراد این توصیه را برای فرآیند ثبت نام ارزشمند می دانند.

اقدام اصلاحی انجام دهید.

پس از ممیزی به شما این فرصت داده می شود که هرگونه عدم انطباق را که ثبت کننده پیدا کرده است، برطرف کنید. بسیار مهم است که هرگونه مشکلی که با استاندارد ISO 9001 مطابقت ندارد را جدی بگیرید و بدون تردید آنها را برطرف کنید.

عدم انطباق های رایج در حسابرسی ها عبارتند از فقدان آموزش مناسب برای حسابرسان داخلی، گزارش های حسابرسی تکمیل یا مدیریت نشده اند، یا مشخص شد که پرسنل کار خود را حسابرسی می کنند.

گواهینامه ایزو 9001 خود را دریافت کنید.

ثبت‌کننده شما یک ممیزی دوم را انجام می‌دهد تا اطمینان حاصل کند که تمام موارد عدم انطباق یافت شده به درستی مراقبت شده‌اند. آنها به طور سیستماتیک کل سیستم مدیریت کیفیت شما را بر اساس استاندارد ارزیابی می کنند تا مطمئن شوند که تمام الزامات را برآورده می کند.

باید شواهد عینی وجود داشته باشد که نشان دهد سیستم شما با استاندارد ISO 9001 مطابقت دارد و تمام مراحل در حال انجام است. ثبت کننده همه این موارد را قبل از اینکه شما گواهی شود را مستند می کند.

گواهینامه ایزو صادر شده سه سال اعتبار دارد. با این حال، دریافت گواهینامه ISO 9001 پایان کار نیست. ثبت کننده شما یک یا دو بار در سال ممیزی های نظارتی را انجام می دهد تا مطمئن شود که سیستم مدیریت کیفیت شما همچنان استاندارد را رعایت می کند.

بخش نهم از مراحل پیاده سازی ایزو 9001:

پیشرفت متداوم.

طبق استاندارد ISO 9001 لازم است که شرکت های دارای گواهینامه همچنان در اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت خود پیشرفت نشان دهند. شما همیشه باید با شناسایی فرآیندهایی در سیستم خود که می توانند بهبود یابند، رضایت مشتریان را جلب کنید.

سیستمی را پیاده سازی کنید که انجام بهبود مستمر را برای تیم شما آسان کند. این به سادگی دنبال کردن یک فرآیند چهار مرحله ای تکراری برای بررسی سیستم مدیریت کیفیت شما است.

  1. یک جدول زمانی برای ممیزی داخلی و بررسی های مدیریتی برنامه ریزی کنید. اطمینان حاصل کنید که همه اهداف و فرآیندها به خوبی ایجاد شده و درک شده اند تا نتایج مطابق با خط مشی کیفیت شما ارائه شود. از بازخورد کارمندان و مشتریان برای شناسایی مشکلاتی که در کجا پیش می‌روند استفاده کنید و برنامه‌ریزی کنید تا ببینید درست شده‌اند.
  1. یک نمونه کوچک از تغییراتی که می خواهید اجرا کنید ایجاد کنید. قبل از اینکه جریان کار را با انجام یک اقدام قطع کنید، به نفع شما و سیستمتان خواهد بود که مطمئن شوید که تغییر واقعاً از قبل در مقیاس کوچکتر عمل می کند.
  1. به طور منظم تمام محصولات و فرآیندها را در برابر سیاست ها و نیازهای مشتری بررسی کنید. نتایج این بررسی ها را گزارش دهید. تمام فعالیت های کلیدی را بررسی کنید تا اطمینان حاصل کنید که خروجی مطابقت دارد.
  1. تغییرات موفق را عملی کنید. اگر تغییری در آزمایش به خوبی انجام شد، وقت آن است که آن را در سیستم کامل قرار دهید تا آن را بهبود ببخشید. همه کسانی را که تحت تأثیر تغییرات قرار می گیرند در ایجاد آنها درگیر کنید. اطمینان حاصل کنید که همه تغییرات مستند هستند و همه چیز به روز است و الزامات را برآورده می کند.

پیاده سازی ایزو 9001 برای شما قابل انجام است. ایجاد چنین تغییر بزرگی در ابتدا می تواند مانند حرکت دادن کوه ها به نظر برسد. دشوار است که بدانید از کجا شروع کنید یا به چه ترتیبی همه کارها را انجام دهید. اما اجرای یک سیستم مدیریت کیفیت جدید در کسب و کارتان نیازی به دردسر ندارد.

فقط این 9 مرحله را در ذهن داشته باشید:

  • با ISO 9001 آشنا شوید.
  • مدیران تصمیم گیرنده و ارشد را مطلع کنید.
  • همه چیز را برای اجرا برنامه ریزی کنید.
  • مسئولیت ها، سیاست ها و اهداف را شناسایی کنید.
  • مستندات خود را توسعه دهید.
  • سیستم مدیریت کیفیت خود را راه اندازی کنید.
  • عملکرد خود را مرور کنید.
  • ارزیابی و ثبت نام برای صدور گواهینامه.
  • پیشرفت متداوم.

هنگامی که سیستم جدید شما راه اندازی شد، تغییرات بزرگی را در میزان کارآمدی کسب و کار خود مشاهده خواهید کرد.

پیاده سازی ISO 9001 به شما راهی عملی برای بهبود و نظارت بر تمامی بخش های نحوه عملکرد کسب و کارتان می دهد.

یک نفس عمیق بکشید و زمانی را برای مرتب کردن همه چیز اختصاص دهید. با نگرانی در مورد هر مرحله از فرآیند پیاده سازی یکباره خود را غرق نکنید. هر بار روی یک مرحله تمرکز کنید و قبل از اینکه متوجه شوید کسب و کار شما یک سیستم مدیریت کیفیت خواهد داشت که باید به آن افتخار کنید.

برچسب ها: پیاده سازی ایزو 9001، مراحل پیاده سازی ایزو 9001، ISO 9001:2015، صدور گواهی ایزو 9001، مراحل صدور گواهینامه ایزو 9001

2 دیدگاه دربارهٔ «پیاده سازی ایزو 9001»

  1. بازتاب: گواهینامه ISO 10002 - هوداک سیستم فرتاک021-49382

  2. بازتاب: دستورالعمل رسیدگی به شکایت مشتری - هوداک سیستم فرتاک49382

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

Call Now Button