سیستم مدیریت Gemba walk چیست؟
سیستم مدیریت GMBA WALK چیست؟ Gemba Walk یک راهپیمایی در محل کار است که هدف آن مشاهده کارکنان، پرسش در مورد وظایف آنها و شناسایی دستاوردهای بهره وری است. Gemba Walk از کلمه ژاپنی “Gemba” یا “Gembutsu” مشتق شده است که به معنای “مکان واقعی” است، بنابراین اغلب به معنای واقعی کلمه به عنوان عمل دیدن محل کار واقعی تعریف می شود.
دیوانگی این است که یک کار را بارها و بارها انجام دهید و انتظار نتایج متفاوت داشته باشید. از چنین منظری، اکثر مدیران معاصر دیوانه به نظر می رسند.
چرا؟ زیرا نمی توانید با نشستن در دفتر کار خود و تنها شرکت در جلسات KPI، از تیم خود انتظار نتایج متفاوتی داشته باشید. در عوض، باید ببینید که کار واقعی کجا اتفاق می‌افتد. شما باید پیاده روی Gemba انجام دهید.
پیاده روی Gemba بخش مهمی از فلسفه مدیریت ناب است. هدف اولیه آن اجازه دادن به مدیران و رهبران برای مشاهده فرآیند واقعی کار، تعامل با کارکنان، کسب دانش در مورد فرآیند کار و کشف فرصت‌ها برای بهبود مستمر است.
بیایید پیاده براساس سیستم مدیریت Gemba walk را با جزئیات بررسی کنیم.
فهرست محتوا
سیستم مدیریت Gemba walk در واقع چیست؟
واژه جمبا از زبان ژاپنی گرفته شده و به معنای «مکان واقعی» است. در مدیریت ناب، “Gemba” مهمترین مکان برای یک تیم است زیرا مکانی است که کار واقعی در آن اتفاق می افتد.
خیلی ساده، برای گروه های راک، “Gemba” استودیوی ضبط است. برای تیم های فرمول 1، “جمبا” هر کجا که ماشین باشد، وجود دارد. برای تولید کنندگان، این کف کارخانه و غیره است. به عبارت دیگر، جایی است که کار واقعی اتفاق می افتد، بنابراین شما می توانید آن را مشاهده و تجزیه و تحلیل کنید.
مدیریت از طریق قدم زدن در اطراف (سیستم مدیریت Gemba walk) مفهومی است که توسط Taiichi Ohno، که اغلب پدر تولید Just-in-time در نظر گرفته می شود، توسعه یافته است.
با توسعه چنین مفهومی، Ohno یک فرصت واقعی برای مدیران فراهم می کند تا کارهای روزمره خود را ترک کنند، ببینند کار واقعی کجا اتفاق می افتد و روابطی را با کارگران بر اساس اعتماد متقابل ایجاد کنند.
3 عنصر مهم در این ابزار تولید ناب وجود دارد:
1. برو و ببین.
ایده اصلی پیاده روی Gemba این است که مدیران و رهبران در هر سطحی به طور منظم در سطح مغازه قدم بزنند و در یافتن فعالیت های بیهوده مشارکت داشته باشند.
2. بپرس چرا.
هدف اصلی پیاده‌روی Gemba این است که جریان ارزش را با جزئیات بررسی کند و بخش‌های مشکل‌ساز آن را از طریق ارتباط فعال پیدا کند. یک رهبر خوب همیشه مشتاق گوش دادن به جای صحبت کردن است. در اینجا به این دلیل است که ممکن است از تکنیک های مختلفی مانند 5 چرا برای شناسایی بخش های مشکل ساز فرآیند استفاده کنید.
3. به کارمندان احترام بگذارید.
به خاطر داشته باشید که پیاده روی Gemba یک «پیاده روی رئیس» نیست. انگشت نشان دادن و سرزنش کارکنان دقیقاً کاری است که شما مجبور نیستید انجام دهید. شما آنجا نیستید که نتایج را قضاوت و بررسی کنید. شما آنجا هستید تا با تیم همکاری کنید و مشکلات را با هم پیدا کنید. سعی کنید بر روی یافتن نقاط ضعف فرآیند تمرکز کنید نه افراد.
7 مرحله مدیریت از طریق قدم زدن در اطراف (Gemba walk) چیست؟
قبل از اینکه بخواهید در محل تولید یا سازمان خود قدم بزنید باید یک نقشه راه داشته باشید و مراحلی که نیاز است تصویر سازی ذهنی کنید. برنامه پیش بینی شده باید شما را به اهداف ترسیمی نزدیک کند.
گاهی اوقات شما تازه وارد یک سازمان می شوید و دید کاملی از شرایط کاری ندارید، مثلاً ممکن است بدون ساختار باشید. بنابراین برنامه شما باید خیلی دقیق تر باشد و جزئیات ریزتری را بررسی کنید. سپس می توانید برای قدم زدن در اطراف و پیاده سازی Gemba آماده شوید و در غیر این صورت شما موفق نخواهید بود.
اکنون می خواهیم 7 مرحله مدیریت از طریق قدم زدن در اطراف (Gemba walk) را مورد بررسی قرار دهیم:
- یک موضوع انتخاب کنید. وقتی به Gemba می روید، باید موضوعی را انتخاب کنید. این به شما کمک می کند تمام تلاش خود را متمرکز کنید و موثر باشید. موضوعات مختلفی وجود دارد که ممکن است بخواهید بررسی کنید، مانند بهره وری، کارایی هزینه، ایمنی و غیره. برای اینکه تا حد امکان دقیق باشید، باید لیستی از سوالاتی که قرار است بپرسید نیز تهیه کنید.
- تیم خود را آماده کنید. تیمی که رصد می شود باید برای اتفاقاتی که قرار است بیفتد آماده باشد. همه اعضای تیم باید درک روشنی داشته باشند که پیاده روی Gemba یک فرآیند رایج است که در آن مقصد نهایی بهبود مستمر است. به این ترتیب، کارگران احساس راحتی و تمایل بیشتری برای همکاری خواهند داشت.
- روی فرآیند تمرکز کنید، نه روی افراد. باید به خاطر داشته باشید که پیاده روی Gemba زمان مناسبی برای ارزیابی عملکرد تیم شما نیست. هدف اصلی مشاهده، درک و بهبود فرآیند است. اگر روی توانایی های شخصی افراد تمرکز کنید، فقط با مقاومت روبرو خواهید شد.
- جایی باشید که جریان ارزش است. پیروی از زنجیره جریان ارزش بهترین فرصت ها را برای شناسایی مناطق با پتانسیل بالا برای فعالیت های زباله به شما می دهد. حذف آن فعالیت ها به شما کمک می کند عملکرد کلی خود را بهبود بخشید.
- مشاهدات خود را ثبت کنید. در طول پیاده روی پیشنهادی ندهید. هر چیزی که توجه شما را جلب می کند را یادداشت کنید یا حتی آن را با گوشی هوشمند خود ضبط کنید. در برخی موارد، احتمالاً وسوسه خواهید شد که فوراً راه حلی ارائه دهید، اما این اشتباه است. تحلیل را بگذارید برای بعد. بعد از اینکه تمام حقایق را در دسترس داشته باشید، بسیار دقیق تر خواهید بود. علاوه بر این، مرور کلی می‌تواند فرصت‌هایی را برای استفاده از ابزارهای موثر حل مسئله مانند چرخه PDCA به شما ارائه دهد.
- یک جفت چشم اضافی ممکن است ایده خوبی باشد که از یک همکار از بخش دیگری دعوت کنید. فردی با وظایف روزانه کاملاً متفاوت، افرادی که کمتر با فرآیندها آشنایی دارند معمولاً دیدگاه تازه ای دارند و سؤالات مختلفی می پرسند که ممکن است هرگز نپرسید.
- پیگیری. حتی اگر در طول پیاده روی Gemba خود چیز قابل توجهی پیدا نکردید، باید آنچه را که آموخته یا دیده اید با تیم به اشتراک بگذارید. در غیر این صورت تیم فقط حس تماشا شدن را خواهد داشت. اگر قرار است بعد از پیاده روی اقدامی انجام دهید، تیم را در مورد تغییرات پیش رو و چرایی ضروری بودن آنها مطلع کنید.
چک لیست Gemba Walk
هر بار که پیاده روی Gemba انجام می دهید، باید از قبل یک چک لیست تهیه کنید. این لیست به شما کمک می کند تا تلاش های خود را متمرکز کرده و هدف گذاری کنید.
چک لیست باید شامل سوالاتی باشد که به شما کمک می کند روندی را که می خواهید مشاهده کنید به روشی بهتر درک کنید. سوالات شما ممکن است بسته به موضوع پیاده روی Gemba شما متفاوت باشد.
در اینجا چند سؤال اساسی چک لیست قدم زدن Gemba آورده شده است:
این سؤالات هنگام کاوش در زمینه‌های مختلف مانند حل مسئله، نوآوری، منابع، ابزارها و غیره به تعویق می‌افتد. بنابراین قبل از رفتن، Gemba، چک لیست خود را با دقت بر اساس منطقه‌ای که می‌خواهید بررسی کنید آماده کنید.
پیاده روی پس از گمبا
قبل از اینکه بر اساس مشاهدات پیاده روی Gemba خود اقدامی انجام دهید، به مدتی برای سازماندهی افکار و یادداشت های خود نیاز دارید. بازخورد مهم است، اما بازخورد اولیه ممکن است ویرانگر باشد. در اینجا به همین دلیل است که باید با تیم رهبری بنشینید و وضعیت را به دقت تجزیه و تحلیل کنید.
حتی می توانید برخی از کارگرانی را که مشاهده کرده اید دعوت کنید. به عنوان مثال، کسانی که دقیق ترین اطلاعات را به شما دادند.
از تمام داده‌هایی که جمع‌آوری کرده‌اید به عنوان بخشی از فرآیند بهبود مستمر خود استفاده کنید، که به عنوان حلقه Gemba Kaizen نیز شناخته می‌شود. این جلسه پس از هر پیاده روی Gemba برگزار می شود که ممکن است شامل چند شرکت کننده از بخش های مختلف باشد.
هدف اصلی این است که تا آنجایی که ممکن است دیدگاه های مختلف داشته باشیم تا بهترین تصمیم را بگیریم. تصمیمی که در واقع بهبود را به همراه خواهد داشت. مهم است که به اطراف مغازه بروید و اطلاعات روشنگری در مورد آنچه نیاز به بهبود دارد جمع آوری کنید. با این حال، آنچه بیش از همه مهم است این است که به جایی که شروع کرده اید برگردید.
پیاده روی پس از Gemba (1) حلقه را می بندد و به افرادی که مشاهده شده اند احترام می گذارد. این امر باعث می شود که در آینده یک پیاده روی موفق Gemba را آسان تر کنید.
به طور خلاصه
انجام پیاده روی Gemba به طور منظم می تواند مزایای قابل توجهی مانند:
- ایجاد روابط پایدار با کسانی که واقعاً کار را انجام می دهند و ارزش ایجاد می کنند.
- شناسایی مشکلات و انجام اقدامات برای دستیابی به بهبود مستمر بسیار سریعتر.
- برقراری ارتباط واضح با اهداف و اهداف منجر به افزایش مشارکت کارکنان می شود
پرسش های متداول
Gemba Walk یک راهپیمایی در محل کار است که هدف آن مشاهده کارکنان، پرسش در مورد وظایف آنها و شناسایی دستاوردهای بهره وری است. Gemba Walk از کلمه ژاپنی “Gemba” یا “Gembutsu” مشتق شده است که به معنای “مکان واقعی” است، بنابراین اغلب به معنای واقعی کلمه به عنوان عمل دیدن محل کار واقعی تعریف می شود.
- یک موضوع انتخاب کنید.
- تیم خود را آماده کنید.
- روی فرآیند تمرکز کنید، نه روی افراد.
- جایی باشید که جریان ارزش است.
- مشاهدات خود را ثبت کنید.
- یک جفت چشم اضافی ممکن است ایده خوبی باشد که از یک همکار از بخش دیگری دعوت کنید.
- پیگیری.
1 دیدگاه دربارهٔ «سیستم مدیریت Gemba walk چیست؟»
بازتاب: مراحل پیاده سازی سیستم مدیریت ایمنی (HSE-MS) – 9 مرحله مهم