سیستم مدیریتی 5 چرا چیست؟
سیستم مدیریتی 5 چرا یا Why 5 چیست؟ 5 Whys یک روش استخراج تکراری است که برای کشف روابط علت و معلولی زیربنای یک مشکل خاص استفاده می شود. هدف اصلی این تکنیک، تعیین علت اصلی یک نقص یا مشکل با تکرار سوال “چرا؟” است. هر پاسخ اساس سؤال بعدی را تشکیل می دهد.
آیا تا به حال مشکلی داشته اید که از سعی برای برطرف شدن آن خودداری کنید؟ مهم نیست چه کاری انجام می دادید که تا مدتی برای شما مشکلی ایجاد نکرده ولی، دیر یا زود باز می گشت، شاید به شکل دیگری. مشکلات سرسختانه یا مکرر اغلب علائم مسائل عمیق تر هستند. “رفع سریع” ممکن است راحت به نظر برسد، اما آنها اغلب فقط مشکلات سطحی و اتلاف منابع را حل می کنند که در غیر این صورت می توانند برای مقابله با علت واقعی استفاده شوند.
در این مقاله، به تکنیک 5 چرا (که گاهی اوقات به عنوان 5Y شناخته می شود) نگاه می کنیم. این یک ابزار ساده اما قدرتمند برای از بین بردن سریع علائم ظاهری یک مشکل است تا دلایل زمینه‌ای آن آشکار شود – به طوری که بتوانید یک بار برای همیشه با آن مقابله کنید.
فهرست
سیستم مدیریتی 5 چرا یا Why 5 - تکنیک 5 چرا، تاریخچه
ساکیچی تویودا، صنعتگر ژاپنی، مخترع و بنیانگذار صنایع تویوتا، تکنیک 5 چرا “Whys 5” را در دهه 1930 توسعه داد. سیستم مدیریت 5 چرا در دهه 1970 محبوبیت یافت و تویوتا هنوز از آن برای حل مشکلات استفاده می کند.
تویوتا فلسفه «برو ببین» دارد. این به این معنی است که تصمیم گیری آن بر اساس درک عمیق از آنچه واقعاً در طبقه مغازه اتفاق می افتد است، نه بر اساس آنچه که یک نفر در اتاق هیئت مدیره فکر می کند ممکن است اتفاق بیفتد.
تکنیک 5 چرا به این سنت صادق است و زمانی مؤثرتر است که پاسخ ها از سوی افرادی باشد که تجربه عملی از فرآیند یا مشکل مورد نظر دارند.
روش فوق العاده ساده است: وقتی مشکلی رخ می دهد، با پرسیدن «چرا؟» علت اصلی آن را بررسی می کنید. پنج بار. سپس، هنگامی که یک اقدام متقابل آشکار شد، آن را دنبال می‌کنید تا از تکرار این موضوع جلوگیری کنید.
نکته مهم در مورد تکنیک سیستم مدیریتی 5 چرا
5 چرا به جای «راه حل» از «تدابیر متقابل» استفاده می کند. یک اقدام متقابل یک اقدام یا مجموعه اقداماتی است که به دنبال جلوگیری از بروز مجدد مشکل است، در حالی که یک راه حل ممکن است فقط به دنبال مقابله با علامت باشد. به این ترتیب، اقدامات متقابل قوی تر هستند و به احتمال زیاد از تکرار مشکل جلوگیری می کنند.
چه زمانی از تجزیه و تحلیل 5 چرا استفاده کنیم؟
شما می توانید از 5 چرا برای عیب یابی، بهبود کیفیت و حل مسئله استفاده کنید، اما زمانی که برای حل مشکلات ساده یا نسبتاً دشوار استفاده می شود مؤثرتر است.
اگر نیاز به مقابله با یک مشکل پیچیده یا بحرانی دارید، ممکن است مناسب نباشد. این به این دلیل است که سیستم مدیریتی 5 چرا می تواند شما را به دنبال یک مسیر واحد یا تعداد محدودی از مسیرها سوق دهد در حالی که در واقع دلایل متعددی وجود دارد. در مواردی مانند این، یک روش گسترده‌تر مانند تحلیل علت و معلول یا تحلیل حالت و اثرات شکست ممکن است مؤثرتر باشد.
با این حال، این تکنیک ساده 5 چرا اغلب می تواند شما را به سرعت به علت اصلی یک مشکل راهنمایی کند. بنابراین، هر زمان که یک سیستم یا فرآیند به درستی کار نمی‌کند، قبل از شروع یک رویکرد عمیق‌تر آن را امتحان کنید – و مطمئناً قبل از تلاش برای ایجاد راه‌حل.
سادگی ابزار به آن انعطاف‌پذیری زیادی نیز می‌دهد، و 5 Whys به خوبی با روش‌ها و تکنیک‌های دیگر مانند تحلیل علت ریشه‌ای ترکیب می‌شود. اغلب با تولید ناب همراه است، جایی که از آن برای شناسایی و حذف شیوه های اتلاف استفاده می شود. همچنین در مرحله تحلیل روش بهبود کیفیت شش سیگما استفاده می شود.
نحوه استفاده از سیستم مدیریتی 5 چرا، چگونه است؟
این مدل یک فرآیند هفت مرحله ای بسیار ساده را دنبال می کند که به شرح زیر است:
1. یک تیم جمع کنید
افرادی را که با جزئیات مشکل و فرآیندی که سعی در رفع آن دارید آشنا هستند دور هم جمع کنید. فردی را بگنجانید که به عنوان تسهیل کننده عمل کند، که می تواند تیم را بر شناسایی اقدامات متقابل مؤثر متمرکز کند.
2-مشکل را تعریف کنید
اگر می توانید، مشکل را در عمل مشاهده کنید. در مورد آن با تیم خود بحث کنید و یک بیانیه مختصر و واضح مشکل بنویسید که همه شما با آن موافق هستید. به عنوان مثال، «تیم A به اهداف زمان پاسخ خود دست نمی‌یابد» یا «نسخه نرم‌افزار B منجر به شکست‌های برگشتی بیش از حد شد».
سپس، بیانیه خود را روی تخته سفید یا یادداشت چسبناک بنویسید و فضای کافی در اطراف آن بگذارید تا پاسخ‌های خود را به سؤال تکراری «چرا؟» اضافه کنید.
3. از اولی بپرسید "چرا؟"
از تیم خود بپرسید که چرا مشکل رخ می دهد. (به عنوان مثال، “چرا تیم A به اهداف زمان پاسخ خود نمی رسد؟”)
پرسیدن “چرا؟” ساده به نظر می رسد، اما پاسخ به آن نیاز به تفکر جدی دارد. جست‌وجوی پاسخ‌هایی باشید که در واقع مبتنی بر واقعیت هستند: آنها باید گزارش‌هایی از چیزهایی باشند که واقعاً اتفاق افتاده‌اند، نه حدس زدن در مورد آنچه ممکن است اتفاق افتاده باشد.
این مانع از تبدیل شدن 5 چراها به یک فرآیند استدلال قیاسی می شود که می تواند تعداد زیادی از علل احتمالی را ایجاد کند و گاهی اوقات با تعقیب مشکلات فرضی، سردرگمی بیشتری ایجاد کند.
اعضای تیم شما ممکن است یک دلیل واضح یا چندین دلیل قابل قبول داشته باشند. پاسخ‌های آنها را به‌عنوان عبارات مختصر، به‌جای تک‌کلمات یا عبارات طولانی، یادداشت کنید و آنها را در زیر (یا کنار) بیان مسئله‌تان بنویسید. به عنوان مثال، گفتن «حجم تماس‌ها خیلی زیاد است» بهتر از «بارگذاری بیش از حد» مبهم است.
4. بپرسید "چرا؟" چهار بار دیگر
برای هر یک از پاسخ هایی که در مرحله 3 ایجاد کردید، چهار «چرا» دیگر پشت سر هم بپرسید. هر بار، سؤال را در پاسخ به پاسخی که به تازگی ضبط کرده‌اید، قاب کنید.
نمودار زیر نمونه‌ای از 5 چرا را در عمل نشان می‌دهد که پس از یک خط تحقیق انجام می‌شوند.
شکل 1: مثال 5 چرا (تک خط)
روش سیستم مدیریتی 5 چرا همچنین به شما امکان می دهد چندین خط جستجو را دنبال کنید. نمونه ای از آن در شکل 2، زیر نشان داده شده است.
در مثال ما، پرسیدن “چرا تحویل دیر شد؟” پاسخ دوم را تولید می کند (دلیل 2). پرسیدن “چرا؟” زیرا این پاسخ یک دلیل واحد را نشان می دهد (دلیل 1) که می توانید با یک اقدام متقابل به آن بپردازید.
به طور مشابه، پرسیدن “چرا کار بیشتر از حد انتظار طول کشید؟” پاسخ دومی دارد (دلیل 2) و می پرسد “چرا؟” در این مرحله یک دلیل واحد را آشکار می کند (دلیل 1). “چرا؟” دیگر در اینجا دو احتمال (دلایل 1 و 2) را قبل از آشکار شدن یک اقدام متقابل احتمالی مشخص می کند.
همچنین یک دلیل دوم برای “چرا جوهر چاپگر تمام شد” (دلیل 2) و یک پاسخ واحد برای “چرا؟” بعدی وجود دارد. (دلیل 1)، که سپس می توان با یک اقدام متقابل به آن پرداخت.
شکل 2: 5 مثال چرا (چند خط)
مرحله 5. بدانید چه زمانی باید متوقف شود
می‌دانید که علت اصلی مشکل را زمانی که پرسیدن «چرا» پاسخ‌های مفید دیگری ایجاد نمی‌کند، آشکار کرده‌اید، و نمی‌توانید جلوتر بروید. سپس یک اقدام متقابل مناسب یا تغییر فرآیند باید آشکار شود. (همانطور که قبلاً گفتیم، اگر مطمئن نیستید که علت اصلی را کشف کرده‌اید، از تکنیک‌های حل مسئله عمیق‌تری مانند تحلیل علت و معلول، تحلیل علت ریشه یا FMEA استفاده کنید.)
اگر بیش از یک دلیل را در مرحله 3 شناسایی کردید، این فرآیند را برای هر یک از شاخه های مختلف تحلیل خود تکرار کنید تا زمانی که به یک دلیل اصلی برای هر یک برسید.
6. به علت(های) ریشه ای رسیدگی کنید
اکنون که حداقل یک علت اصلی را شناسایی کرده‌اید، باید درباره اقدامات متقابلی که از عود مشکل جلوگیری می‌کند، بحث و توافق کنید.
7. بر اقدامات خود نظارت کنید
مراقب باشید که چگونه اقدامات متقابل شما به طور موثر مشکل اولیه را از بین می برد یا به حداقل می رساند. ممکن است لازم باشد آنها را اصلاح کنید، یا آنها را به طور کامل جایگزین کنید. اگر این اتفاق افتاد، ایده خوبی است که فرآیند 5 چرا را تکرار کنید تا مطمئن شوید که علت اصلی درست را شناسایی کرده اید.
استفاده از سیستم مدیریتی 5 چرا چه کمکی به کسب وکارها می کند؟
تکنیک 5 چرا روشی ساده و مؤثر برای یافتن علت اصلی یک مشکل با پنج بار پرسیدن «چرا» است. این به طور گسترده ای در بهبود فرآیند ناب استفاده می شود، زیرا به حذف ضایعات و بهبود کارایی کمک می کند.
با این حال، تکنیک 5 Whys نیز دارای محدودیت ها و چالش هایی است که باید از آنها آگاه باشید. مزایا و چالش‌های استفاده از تکنیک 5 Whys برای تجزیه و تحلیل علت ریشه‌ای را بررسی می‌کنیم و نکاتی را در مورد نحوه به کارگیری موفقیت‌آمیز آن ارائه می‌کنیم.
مزایای تکنیک 5 چرا
تکنیک 5 Whys (1) نسبت به سایر روش های تحلیل علت ریشه چندین مزیت دارد. اول، استفاده و درک آن آسان است، زیرا به هیچ ابزار یا داده پیچیده ای نیاز ندارد. شما می توانید آن را در هر شرایطی، با هر تیمی و در هر مرحله از فرآیند حل مشکل استفاده کنید. دوم، سریع و انعطاف‌پذیر است، زیرا به شما امکان می‌دهد تا به هسته‌ی اصلی مشکل بپردازید، بدون اینکه توسط جزئیات یا فرضیات بی‌ربط منحرف شوید.
می توانید تعداد چراها را بسته به پیچیدگی و عمق مشکل تنظیم کنید. سوم، مشارکتی و جذاب است، زیرا همه را تشویق به مشارکت و به اشتراک گذاشتن دیدگاه ها و بینش های خود می کند. به جای سرزنش و تدافعی، فرهنگ کنجکاوی و یادگیری را پرورش می دهد.
معایب تکنیک 5 چرا
تکنیک 5 چرا نیز دارای اشکالات و مشکلاتی است که باید از آنها آگاه باشید. اولاً، می‌تواند ذهنی و جانبدارانه باشد، زیرا به کیفیت و دقت پاسخ‌هایی که می‌گیرید بستگی دارد. ممکن است پاسخ های متفاوتی از افراد مختلف دریافت کنید، یا برخی از عوامل یا علل مهم را که آشکار یا قابل مشاهده نیستند از دست بدهید.
همچنین ممکن است بر اساس فرضیات یا ترجیحات خود نتیجه گیری کنید یا ارتباطات نادرستی ایجاد کنید. دوم، می تواند بیش از حد ساده و ناقص باشد، زیرا ممکن است دامنه و پیچیدگی کامل مسئله را در بر نگیرد. ممکن است برخی از علل مرتبط یا سیستمیک را که به بیش از یک راه حل نیاز دارند، نادیده بگیرید. همچنین ممکن است خیلی زود یا خیلی دیر از سوال پرسیدن چرا دست بردارید و سطح بهینه تحلیل را از دست بدهید.
سوم، می تواند ناکارآمد و ناکارآمد باشد، زیرا ممکن است منجر به راه حل های عملی و پایدار نشود. ممکن است در نهایت با توصیه های مبهم یا کلی مواجه شوید که نیازها و اهداف خاص موقعیت را برآورده نمی کند. همچنین ممکن است در پیاده سازی یا نظارت بر راه حل ها شکست بخورید یا در طول مسیر با مقاومت یا موانع روبرو شوید.
سوالات متداول
5 Whys یک روش استخراج تکراری است که برای کشف روابط علت و معلولی زیربنای یک مشکل خاص استفاده می شود. هدف اصلی این تکنیک، تعیین علت اصلی یک نقص یا مشکل با تکرار سوال “چرا؟” است. هر پاسخ اساس سؤال بعدی را تشکیل می دهد.
شما می توانید از 5 چرا برای عیب یابی، بهبود کیفیت و حل مسئله استفاده کنید، اما زمانی که برای حل مشکلات ساده یا نسبتاً دشوار استفاده می شود مؤثرتر است.
اگر نیاز به مقابله با یک مشکل پیچیده یا بحرانی دارید، ممکن است مناسب نباشد. این به این دلیل است که سیستم مدیریتی 5 چرا می تواند شما را به دنبال یک مسیر واحد یا تعداد محدودی از مسیرها سوق دهد در حالی که در واقع دلایل متعددی وجود دارد. در مواردی مانند این، یک روش گسترده‌تر مانند تحلیل علت و معلول یا تحلیل حالت و اثرات شکست ممکن است مؤثرتر باشد.