چرا پیاده سازی سیستم مدیریت کانبان
پیاده سازی سیستم مدیریت کانبان با کمک به ما در شناسایی مشکلات مسدود کننده و تنگناها به ما در مدیریت جریان کمک می کند. پس از شناسایی، می‌توانیم اجرای بهبودهایی را برای کاهش احتمال و تأثیر مسدودکننده‌ها آغاز کنیم. این به دستیابی به ثبات، وقت شناسی و نتایج اقتصادی خوب کمک می کند و در عین حال نیازهای مشتری را پیش بینی می کند.
چرا پیاده سازی سیستم مدیریت کانبان برای صنایع مهم است؟
سیستم مدیریت کانبان یکی از محبوب‌ترین روش‌های کار است و اگر سازمان شما قبلاً از آن استفاده نمی‌کند، دلایل مختلفی برای شروع وجود دارد. در یک وبینار، دیوید ج. این مقاله شامل خلاصه ای از ایده های به اشتراک گذاشته شده است و امیدواریم از طریق آن اطلاعات بیشتری در مورد کانبان کسب کنید.
بازارها در حال تغییر هستند و نحوه کار ما باید با آنها تغییر کند. امروزه، کسب‌وکارها از جریان‌های کاری خطی و ساختار یافته به سمت انعطاف‌پذیری بیشتر حرکت می‌کنند. از میان بسیاری از چارچوب‌هایی که کسب‌وکارها شروع به پذیرش کرده‌اند، پیاده سازی سیستم مدیریت کانبان یکی از محبوب‌ترین آنهاست. برای درک دلیل این امر، بیایید نگاهی به موضوع کانبان بیندازیم.
در مورد اینکه “مفهوم استاندارد سازی چیست؟” بیشتر بخوانید.
فهرست محتوا
سیستم مدیریت کانبان چیست؟
کانبان به عنوان یک روش برای بهبود تکاملی و مستمر سازمان ها و فرآیندهای کاری طراحی شده است. این روشی است که برای ردیابی پیشرفت و جریان وظایف در یک سازمان استفاده می شود. این روش دارای شش روش اصلی است. به شرح زیر وجود دارد:
گردش کار را تجسم کنید
برای استفاده از کانبان ابتدا به یک برد کانبان نیاز دارید. در ساده‌ترین سطح، تابلویی است که به سه ستون تقسیم می‌شود: To-Do، Doing و Done. تجسم گردش کار به ذینفعان در سازمان اجازه می دهد تا پیشرفت محصولات قابل تحویل را پیگیری کرده و در صورت لزوم تنظیمات را انجام دهند.
محدود کردن کار در حال انجام کار (WIP)
در بازارهای پرنوسان امروزی، باید هر چه زودتر برای مشتریان خود ارزش ایجاد کنید. وقتی چیزی WIP یا در حال پیشرفت است، ارزشی برای مشتریان شما ایجاد نمی کند. برای افزایش سرعت تحویل، WIPها باید محدود شوند.
محدود کردن WIP ها در درجه اول به جلوگیری از بارگذاری بیش از حد در همه سطوح کمک می کند. تنظیم محدودیت های WIP در هر مرحله فرآیند تضمین می کند که مشکلات مربوط به گردش کار روی برد قابل مشاهده است.
مدیریت جریان
پیاده سازی سیستم مدیریت کانبان با کمک به ما در شناسایی مشکلات مسدود کننده و تنگناها به ما در مدیریت جریان کمک می کند. پس از شناسایی، می‌توانیم اجرای بهبودهایی را برای کاهش احتمال و تأثیر مسدودکننده‌ها آغاز کنیم. این به دستیابی به ثبات، وقت شناسی و نتایج اقتصادی خوب کمک می کند و در عین حال نیازهای مشتری را پیش بینی می کند.
سیاست ها را به صراحت بیان کنید
تاخیر در گردش کار اغلب می تواند ناشی از سیاست هایی باشد که برای کاهش یا مدیریت ریسک ها اجرا می شوند. با شفاف کردن این سیاست‌ها، می‌توانیم گفتگوهای باز درباره ریسک و مناسب بودن سیاست‌های فعلی را فعال کنیم. این به انعطاف پذیری بیشتر در سیستم اجازه می دهد.
پیاده سازی حلقه های بازخورد
در کانبان، بازخورد نه تنها در تیم، بلکه بین تیم ها و بین اعضای تیم و مربی یا مدیر آنها رسمی و اجرا می شود. به منظور پرورش فرهنگ یادگیری، به گذشته نگری و راهنمایی موقت غیررسمی و مستمر تر نیز تشویق می شود.
به طور مشترک پیشرفت کنید، به طور تجربی تکامل پیدا کنید
به طور سنتی، تصمیمات کسب و کار صرفاً توسط مدیریت بالاتر گرفته می شود. این نوع تمرین فرض می‌کند که فقط آنها توانایی خلق ایده‌های خوب را دارند و می‌توانند پیش‌بینی کنند که بازار به کجا می‌رود. اما سازمان های مدرن نمی توانند با این نوع فرهنگ فعالیت کنند.
برای اینکه پیاده سازی سیستم مدیریت کانبان موثر باشد، باید فرهنگ همکاری در سازمان وجود داشته باشد. اینجاست که هر کسی، صرف نظر از سطحی که در شرکت دارد، می‌تواند نظرات و پیشنهادات خود را ارائه دهد. ایده‌های خوب و زمینه‌های نگران‌کننده، می‌توانند از هر جایی بیایند، بنابراین اعضای تیم باید تشویق شوند تا صحبت کنند.
چه زمانی باید اقدام به پیاده سازی سیستم مدیریت کانبان کنیم؟
کانبان و شیوه های اصلی آن روش جدیدی برای کار است و می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا روش های فعلی خود را بهبود بخشد. زمانی که می خواهید کسب و کارتان در سه زمینه کلیدی بهبود یابد، باید سیستم مدیریت کانبان را پیاده سازی کنید. اینها هستند:
1. پایداری
فشار کاری بیش از حد همیشه برای کسب و کارها، به ویژه آنهایی که از مدل های سنتی و خطی پیروی می کنند، یک چالش بوده است. هنگامی که کار بیش از حد به صورت سازماندهی نشده انجام می شود، تیم ها و افراد تمایل دارند که احساس فشار کاری بیش از حد کنند. این نه تنها باعث تاخیر در فرآیندهای کاری می شود بلکه باعث کاهش روحیه می شود.
Kanban با مدیریت جریان و کاهش WIP و تاخیرهای دیگر، رسیدگی به جریان کار را آسان‌تر می‌کند. این هم در سطح فردی و هم در سطح تیمی است. این به کارآمدتر شدن تیم ها در انجام کار کمک می کند.
2. خدمات گرایی
در بازارهای امروزی، به دلیل میزان و سطح رقابتی که در سال‌های اخیر ایجاد شده است، خواسته‌های مشتریان باید برآورده شود. کسب و کارهای مدرن همیشه باید به دنبال بهبود نحوه ارائه ارزش به مشتریان خود باشند.
کانبان با بهبود جریان کار به بهبود رضایت مشتری کمک می کند. این منجر به کاهش زمان تحویل و قابل پیش‌بینی‌تر کردن آنها برای ذینفعان داخلی و مشتریان می‌شود.
این بدان معنی است که کانبان می تواند کمک کند تا محصول شما بسیار سریعتر به دست مشتریان برسد تا نیازهای آنها را برآورده کند. سپس حلقه‌های بازخورد به کسب‌وکار شما اجازه می‌دهد تا آنچه را که مشتری می‌خواهد در آینده از محصول شما ببیند، بیاموزد و به طور مداوم آن را بهبود بخشد.
علاوه بر این، با رهایی از بار اضافی تیم های خود، کیفیت کلی خروجی آنها بالاتر می رود.
3. بقا
مدل‌های کسب‌وکار سنتی بر پیش‌بینی تغییر متمرکز بودند. با این حال، زمانی که در بازارهای امروزی که نوسان، پیچیده و مملو از عدم قطعیت و ابهام هستند، استفاده می‌شوند، به طور موثر عمل نمی‌کنند.
کانبان نسبت به مدل های سنتی انعطاف پذیرتر است و به کسب و کارها کمک می کند تا با این واقعیت کنار بیایند. با سازگاری بیشتر، کسب‌وکارها می‌توانند سریعتر و مؤثرتر به تغییرات بازار پاسخ دهند.
چگونه اقدام به پیاده سازی سیستم مدیریت کانبان نماییم؟
قبل از اجرای کانبان، کل سازمان باید ایده تغییر را بپذیرد. در غیر این صورت، ممکن است حالت های خرابی خاصی در حین اجرا رخ دهد. بسیاری از کسب و کارها در پیاده سازی Kanban به دلیل این حالت های شکست شکست خورده اند:
1. فشار بیش از حد
این شکست زمانی اتفاق می افتد که یک سازمان سعی می کند کانبان را به طور ناگهانی پیاده سازی کند. برخی از تیم‌ها به روش‌های فعلی و سنتی کار متصل هستند و فوراً پیاده سازی سیستم مدیریت کانبان را نمی‌پذیرند. وقتی سازمانی آمادگی پذیرش کامل کانبان را نداشته باشد، اما مدیریت بر آن اصرار دارد، در این صورت یک قطع ارتباط در سازمان ایجاد خواهد شد.
2. تفکر کاذب جهت تکمیل نیاز سازمان
از سوی دیگر، کسب‌وکارها وقتی احساس می‌کنند که کانبان دیگر نمی‌تواند سود بیشتری به آنها بدهد، تفکر کاذب را تجربه می‌کنند.
سپس این سوال مطرح می شود که چگونه کسب و کارها از این شکست ها جلوگیری می کنند؟ اینجاست که مدل بلوغ کانبان وارد می شود.
مدل بلوغ کانبان
سازمان‌ها می‌توانند از مدل بلوغ کانبان (KMM) برای اطمینان جهت پیاده سازی روش در سازمان استفاده کنند و نشان دهند که چگونه می‌توانند به چابکی تجاری واقعی دست بیابند.
مدل بلوغ کانبان “Kanban Maturity Model” راهنمایی های عملی، علمی و مبتنی بر شواهد را ارائه می دهد و چگونگی استقرار موفقیت آمیز روش کانبان برای بهبود عملکرد اقتصادی سازمان شما را به تصویر می کشد. به طور خاص، نحوه پردازش بهبود از تیم‌ها و بخش‌های کوچک به کل سازمان‌ها را نشان می‌دهد.
مدل بلوغ کانبان دارای 7 سطح بلوغ برای تیم های Kanban است. از سود فردی به اهداف بلند مدت شرکت، این سطوح نشان دهنده هر مرحله از فرآیند کانبان هستند:
سطح بلوغ 0 - غافل
در این سطح، افراد سازمان نامشخص هستند و عمدتاً بدون رویکرد ساختاریافته و دید تیمی، صرفاً بر روی وظایف شخصی خود متمرکز هستند. در این مرحله، تیم شما ممکن است متوجه شود که محدود کردن کار در حال پیشرفت به اجتناب از چندوظیفه ای و کاهش زمان انجام وظایف کمک می کند.
سطح بلوغ 1 - متمرکز بر تیم
در این سطح، سازمان شما از قبل در مورد وظایف تیمی صحبت می کند، با این حال هنوز فرهنگ ایجاد همکاری کامل وجود ندارد. در این زمان، باید از یک تابلوی کانبان تیمی استفاده شود و وظایف هر فرد تجسم شود. علاوه بر سازماندهی جریان کار، باعث ایجاد شفافیت و تسهیل همکاری می شود. در این سطح، احتمالاً یک چهره رهبر در تیم ظاهر می شود.
سطح بلوغ 2 - مشتری محور
در این سطح، روند کار باید شفاف باشد. گام بعدی این است که تیم باید نحوه انجام وظایف خود را درک کند. در این مرحله تیم معمولاً شروع به درک نیاز به تعریف فرآیندهای کاری و چگونگی تکمیل وظایف می کند. با این حال، به دلیل غیرقابل پیش بینی بودن، همچنان عدم ثبات در تحویل وجود دارد.
بلوغ سطح 3 - مناسب برای هدف
پس از رسیدن به مرحله بلوغ 3، سازمان شما باید از قبل فرآیند، گردش کار، سیاست ها و چارچوب های تصمیم خود را تعریف کرده باشد. کل تیم شما باید روی همه آنها توافق داشته باشند و بفهمند که چگونه به آنها کمک می کنند تا به نتایج بهتری دست یابند. هدف اصلی شما باید بهبود بیشتر هر شش روش اصلی Kanban باشد.
سررسید سطح 4 - ریسک پوشش داده شده
کانبان بلوغ سطح 4 با فرآیند پوشش ریسک و تصمیمات مبتنی بر داده مشخص می شود. این بیشتر با پذیرش آهنگ های Kanban و اتخاذ چارچوب مناسب برای هدف مشخص می شود تا طرح های خاص تخته کانبان. به طور معمول، هنوز پیشرفت هایی در این سطح برای تجسم و مدیریت گردش کار وجود دارد. در این سطح، هدف این است که شیوه‌ها و فرآیندهای مدیریتی شما را حتی بیشتر تکامل بخشد.
سطح بلوغ 5 و 6 - رهبر بازار / ساخته شده برای بقا
در حال حاضر، سازمان‌ها باید تیم‌های ثابت و منابع مشترک، مانند کارگران شناور، را در خدمات انبوه تجسم کنند. در این سطوح، مشکلاتی مانند مدیریت WIP و گردش کار باید به خوبی مدیریت شوند.
با این حال، این بدان معنا نیست که هیچ پیشرفت دیگری نمی توان ایجاد کرد، زیرا سازمان ها باید دائماً راه هایی برای بهبود فرآیندهای فعلی خود بیابند. سپس مشکلات استفاده از تیم‌های خدمات ثابت ترکیبی و یک مجموعه نیروی کار انعطاف‌پذیر و همسو کردن استراتژی با قابلیت‌ها تبدیل می‌شوند.
KMM یک نقشه راه دقیق برای سازمان ها در مورد چگونگی رشد، تجزیه و تحلیل و بهبود جایگاه خود ارائه می دهد. هنگامی که KMM همراه با نرم افزار اتوماسیون Kanban به کار گرفته شود، سازمان ها را قادر می سازد تا فرآیندها، نتایج کسب و کار و انتظارات مشتریان را تکامل و بهبود بخشند و انعطاف پذیری و استحکام کسب و کار را بیش از سیستم های سنتی در بازارهای مدرن افزایش دهند.
نتیجه
واحدهای تولیدکننده محصولات یا شرکت های صنعتی برای جذب رضایت مشتری نیاز به پیاده سازی یکسری استانداردها دارند. مهمترین استاندارد جهت تضمین کیفیت توسط سازمان بین المللی ISO و استاندارد ایزو 9001 می باشد که سیستم مدیریت کیفیت را تدوین می کند.
واحدهای تولیدی هم جهت با پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت می توانند اقدام به سیستم مدیریت کانبان نمایند. استفاده از Kanban برای پیاده‌سازی یک سیستم کششی به افزایش مسئولیت‌پذیری، شفافیت و همکاری در بین تیم‌ها کمک می‌کند – که منجر به همکاری بهتر، اتلاف کمتر و تحویل قابل پیش‌بینی‌تر می‌شود.
سوالات متداول
پیاده سازی سیستم مدیریت کانبان با کمک به ما در شناسایی مشکلات مسدود کننده و تنگناها به ما در مدیریت جریان کمک می کند. پس از شناسایی، می‌توانیم اجرای بهبودهایی را برای کاهش احتمال و تأثیر مسدودکننده‌ها آغاز کنیم. این به دستیابی به ثبات، وقت شناسی و نتایج اقتصادی خوب کمک می کند و در عین حال نیازهای مشتری را پیش بینی می کند.
کانبان و شیوه های اصلی آن روش جدیدی برای کار است و می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا روش های فعلی خود را بهبود بخشد. زمانی که می خواهید کسب و کارتان در سه زمینه کلیدی بهبود یابد، باید سیستم مدیریت کانبان را. پیاده سازی کنید