تشریح الزامات ایزو 45001

ایزو 45001 استاندارد سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی است. هدف آن پیشگیری از آسیب، بیماری و مرگ شغلی و ایجاد محیط کاری سالم و ایمن است. این استاندارد برای هر نوع سازمان قابل اجراست و بر یک منطق ساده تکیه دارد: شناخت خطر، کنترل مؤثر، مشارکت کارکنان، پایش شواهد و بهبود مستمر. متن زیر الزامات را بندبه‌بند تشریح می‌کند و آن‌ها را به اقلام قابل اجرا تبدیل می‌کند.

برای مطالعه تکمیلی مقاله گواهینامه ایزو 45001 را ببینید.

ساختار و منطق استاندارد

ایزو 45001 با ساختار Annex SL نوشته شده و با ایزو 9001 و ایزو 14001 هم‌راستا است. بندهای الزام‌آور از 4 تا 10 را پوشش می‌دهد و چرخه PDCA را اجرا می‌کند: برنامه‌ریزی، اجرا، ارزیابی، اقدام اصلاحی. واژه «باید» در متن استاندارد به معنی الزام است. خروجی ملموس باید کاهش رخدادها، رعایت قانون و ارتقای فرهنگ ایمنی باشد.

بند 4: زمینه سازمان، ذی‌نفعان، دامنه

الزامات:

1. سازمان باید موضوعات داخلی و خارجی مؤثر بر ایمنی را شناسایی کند؛ فناوری، فرهنگ سازمانی، وضعیت پیمانکاران، شرایط اقتصادی و مقررات.
2. نیازها و انتظارات ذی‌نفعان مرتبط را تعیین کند؛ کارکنان، نمایندگان آنان، پیمانکاران، نهادهای بازرسی، مشتریان.
3. دامنه سیستم را مشخص کند؛ فرایندها، سایت‌ها، فعالیت‌های داخل دامنه و هر چیزی که بیرون می‌ماند با دلیل روشن.

خروجی‌های مورد انتظار: سند تحلیل زمینه، فهرست ذی‌نفعان و الزاماتشان، تعریف دامنه با مرزهای فیزیکی و سازمانی، نگاشت فرایندها و ارتباط‌ها.

بند 5: رهبری و مشارکت کارکنان

الزامات:

1. مدیریت ارشد باید تعهد و پاسخگویی را نشان دهد. سیاست ایمنی و بهداشت شغلی را تدوین و ابلاغ کند. سیاست باید شامل تعهد به حذف خطرات، کاهش ریسک‌ها، رعایت الزامات قانونی، مشورت و مشارکت کارکنان و بهبود مستمر باشد.
2. نقش‌ها و مسئولیت‌ها باید روشن شود. اختیارات برای اقدام ایمن باید تعریف شود.
3. سازوکار مشاوره و مشارکت واقعی کارکنان لازم است؛ در شناسایی خطرات، تعیین کنترل‌ها، تحقیق حادثه، و بازنگری‌ها.

خروجی‌ها: سیاست امضا شده و درک‌شده، ماتریس RACI مسئولیت‌ها، رویه مشارکت کارکنان، سوابق جلسات و تصمیم‌های ناشی از مشارکت.

بند 6: برنامه‌ریزی بر پایه ریسک و فرصت

6.1.1 رویکرد کلی: سازمان باید خطرات را شناسایی و ریسک‌ها را ارزیابی کند و فرصت‌ها را برای بهبود عملکرد ایمنی تعیین کند.

6.1.2 شناسایی خطرات:
شامل فعالیت‌های روتین و غیرروتین، کارکنان خودی و پیمانکار، تغییرات برنامه‌ریزی‌شده یا ناگهانی، شرایط اضطراری بالقوه، محیط فیزیکی و اجتماعی، عوامل ارگونومی و روان‌اجتماعی. خروجی یک فهرست خطر ساخت‌یافته است که به‌روز نگه داشته می‌شود.

6.1.2 ارزیابی ریسک و تعیین کنترل‌ها:
معیارهای احتمال و شدت را تعریف کنید. ماتریس ریسک یا روش معادل لازم است. سلسله‌مراتب کنترل باید رعایت شود: حذف، جایگزینی، کنترل مهندسی، کنترل اداری، تجهیزات حفاظت فردی. هر کنترل باید مالک، منابع و شاخص اثربخشی داشته باشد.

6.1.3 الزامات قانونی و سایر الزامات:
شناسایی، دسترسی، به‌روزرسانی و ارزیابی انطباق دوره‌ای با قوانین و تعهدات قراردادی. مالک پایش مقررات و سازوکار اعمال تغییرات باید مشخص باشد.

6.1.4 برنامه‌ریزی برای عمل:
اقدامات ناشی از ریسک‌ها و الزامات قانونی باید در برنامه‌ها، بودجه، منابع انسانی و زمان‌بندی لحاظ شود. تغییرات برنامه باید مدیریت شود.

6.2 اهداف ایمنی و برنامه دستیابی:
اهداف باید قابل سنجش، مرتبط با ریسک‌های اصلی و معطوف به نتایج باشند. برای هر هدف، شاخص، مبنا، هدف کمی، مسئول، منابع، جدول زمانی و روش پایش لازم است. نمونه‌ها: کاهش نرخ فراوانی حادثه، افزایش گزارش شبه‌حادثه، پوشش آموزش‌های حیاتی، بهبود انطباق پیمانکار.

خروجی‌ها: روش شناسایی خطر و ارزیابی ریسک، رجیستر ریسک، فهرست قوانین و گزارش ارزیابی انطباق، اهداف SMART و برنامه عمل.

بند 7: پشتیبانی

7.1 منابع:
تأمین منابع انسانی، زیرساخت، محیط کار، بودجه، تجهیزات ایمنی و ابزار پایش. نگهداری پیشگیرانه برای تجهیزات حیاتی.

7.2 شایستگی:
تعیین شایستگی موردنیاز بر اساس ریسک. آموزش، تجربه یا گواهی‌نامه باید شواهد داشته باشد. اثربخشی آموزش باید ارزیابی شود نه فقط حضور و امضا.

7.3 آگاهی:
کارکنان باید بدانند سیاست چیست، نقش خود چیست، پیامد عدم انطباق چیست، و چگونه خطرها و رویدادها را گزارش کنند.

7.4 ارتباطات:
طرح ارتباطات داخلی و خارجی لازم است؛ چه چیزی، با چه فرکانسی، به چه مخاطبی، با چه رسانه‌ای. ارتباط با پیمانکاران و بازدیدکنندگان و پاسخ به حوادث جزء الزامات است.

7.5 اطلاعات مستند:
ایجاد، به‌روز‌رسانی و کنترل اطلاعات مستند. نسخه‌گذاری، دسترسی، نگهداری و امحا. تفکیک «حفظ‌شده» (maintained) مثل رویه‌ها از «نگهداری‌شده» (retained) مثل سوابق. دسترس‌پذیری در محل کار و حذف نسخه‌های منسوخ.

خروجی‌ها: ماتریس شایستگی و برنامه آموزش، طرح ارتباطات، رویه کنترل اسناد و سوابق، آرشیو کالیبراسیون و نگهداری.

بند 8: عملیات

8.1 برنامه‌ریزی و کنترل عملیات:
کنترل‌های مناسب برای فعالیت‌های داخل دامنه. رویه‌های کاری ایمن، مجوزهای کار برای فعالیت‌های پرخطر مانند کار در ارتفاع، فضای محدود، داغ‌کاری، قطع و وصل انرژی. معیار پذیرش، پایش و شواهد اثربخشی کنترل‌ها باید موجود باشد.

8.1.2 حذف خطر و سلسله‌مراتب کنترل:
به‌کارگیری اولویت حذف و جایگزینی پیش از کنترل‌های مهندسی و اداری و در آخر تجهیزات حفاظت فردی. تعادل هزینه و ریسک باید مستند باشد و انتخاب کنترل در رجیستر ریسک منعکس شود.

8.1.3 مدیریت تغییر:
هر تغییر در فرایند، مواد، فناوری، چیدمان، منابع انسانی یا قوانین باید پیش از اجرا از منظر ایمنی ارزیابی شود. ریسک‌های جدید شناسایی و کنترل‌های جدید تعریف شود. توقف اضطراری و بازگشت امن به شرایط پایدار باید تعریف شود.

8.1.4 تدارکات، پیمانکاران و برون‌سپاری:
معیارهای ایمنی در خرید تجهیزات و مواد لحاظ شود. پیمانکاران پیش از ورود ارزیابی شوند، الزامات ایمنی در قرارداد درج شود، آموزش‌های لازم دریافت کنند و حین کار پایش شوند. برای برون‌سپاری، کنترل‌های لازم برای اطمینان از انطباق حفظ شود.

8.2 آمادگی و واکنش در شرایط اضطراری:
سناریوهای اضطراری محتمل شناسایی و برنامه پاسخ تدوین شود. تمرین‌های دوره‌ای انجام و درس‌آموخته‌ها ثبت و اصلاحات اعمال شود. ارتباط با خدمات اضطراری و مسیرهای خروج و تجهیزات اطفا مشخص و قابل دسترس باشد.

خروجی‌ها: رویه‌های کاری ایمن، فرم‌های مجوز کار، برنامه مدیریت تغییر با ثبت ارزیابی ریسک، معیار انتخاب پیمانکار و چک‌لیست‌های پایش، طرح اضطراری و گزارش مانور.

بند 9: ارزیابی عملکرد

9.1 پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی:
شاخص‌های پیشرو و پسرو تعریف و پایش شوند. صحت ابزارهای اندازه‌گیری با کالیبراسیون تضمین شود. تحلیل روندها انجام شود و نتایج برای تصمیم‌گیری استفاده شود.

نمونه شاخص‌های پیشرو: درصد تکمیل بازرسی‌های رفتاری، نرخ گزارش شبه‌حادثه، درصد تکمیل اقدامات اصلاحی در موعد، پوشش آموزش‌های حیاتی.
نمونه شاخص‌های پسرو: نرخ فراوانی و شدت حادثه، روزهای از دست‌رفته، هزینه حوادث، نرخ بیماری‌های حرفه‌ای.

9.1.2 ارزیابی انطباق:
انطباق با الزامات قانونی و سایر الزامات باید در فواصل برنامه‌ریزی‌شده ارزیابی شود. عدم انطباق‌های قانونی باید با اقدام اصلاحی مدیریت شود.

9.2 ممیزی داخلی:
برنامه ممیزی باید مبتنی بر ریسک باشد. دامنه، معیار، فرکانس و روش مشخص شود. استقلال ممیزان تا حد امکان رعایت شود. شواهد باید قابل ردیابی باشد و گزارش شامل یافته‌ها، ریشه‌یابی اولیه و پیشنهاد اقدام باشد.

9.3 بازنگری مدیریت:
ورودی‌ها شامل وضعیت اقدامات قبلی، تغییرات داخلی و خارجی، عملکرد شاخص‌ها، نتایج ممیزی و ارزیابی انطباق، منابع، فرصت‌های بهبود و ریسک‌هاست. خروجی‌ها شامل تصمیم‌ها، تخصیص منابع، تغییرات استراتژیک، و جهت‌گیری اهداف آتی است. شواهد بازنگری باید به‌صورت مستند نگهداری شود.

خروجی‌ها: داشبورد شاخص‌ها با تحلیل، برنامه ممیزی و گزارش‌های آن، گزارش ارزیابی انطباق، صورتجلسه بازنگری مدیریت با تصمیم‌های مشخص.

بند 10: بهبود

10.1 بهبود عمومی:
سازمان باید فرصت‌های بهبود را شناسایی و اجرا کند. فرهنگ یادگیری از خطا تقویت شود.

10.2 رویداد، عدم انطباق و اقدام اصلاحی:
رویدادها، شبه‌حادثه‌ها و عدم انطباق‌ها باید ثبت، بررسی و علت‌یابی شوند. اقدام‌های موقت برای ایمن‌سازی فوری، سپس اقدام دائمی برای حذف علت ریشه‌ای ضروری است. اثربخشی اقدامات باید پس از اجرا سنجیده و تأیید شود.

10.3 بهبود مستمر:
سیستم باید به‌طور سیستماتیک با استفاده از داده‌ها و بازخوردها بهبود یابد. تغییرات باید در رجیستر ریسک و اسناد مرتبط بازتاب یابد.

خروجی‌ها: روش مدیریت رویداد و اقدام اصلاحی، گزارش‌های علت‌یابی (۵ چرا، تحلیل علت ریشه‌ای)، ثبت اثربخشی، نقشه درس‌آموخته‌ها.

الزامات مستندسازی و شواهد

ایزو 45001 حجم معینی برای مستندات تعیین نکرده است. اما برخی اطلاعات مستند معمولاً ضروری است: سیاست، روش شناسایی خطر و ارزیابی ریسک، رجیستر ریسک و کنترل‌ها، فهرست و ارزیابی انطباق قانونی، اهداف و برنامه‌ها، رویه‌های عملیاتی ایمن و مجوزهای کار، برنامه و سوابق آموزش و شایستگی، برنامه مدیریت تغییر، ارزیابی پیمانکار، طرح اضطراری و گزارش مانور، برنامه ممیزی و گزارش‌ها، صورتجلسه بازنگری مدیریت، گزارش رویداد و اقدامات اصلاحی، کالیبراسیون ابزارهای پایش. معیار ساده: هر جا تصمیم مبتنی بر ریسک گرفته می‌شود باید شواهد قابل ردیابی وجود داشته باشد.

یکپارچه‌سازی با استانداردهای دیگر

به‌دلیل ساختار مشترک، اجزاء عمومی مانند کنترل اسناد، ممیزی داخلی و بازنگری مدیریت قابل اشتراک با 9001 و 14001 است. یکپارچه‌سازی باید بدون تضعیف تخصص ایمنی انجام شود. شاخص‌ها، شایستگی‌ها و کنترل‌های عملیاتی باید متناسب با ماهیت خطرهای ایمنی باقی بمانند.

توجه به خطرات روان‌اجتماعی و ارگونومی

الزامات ایزو 45001 فقط به خطرهای فیزیکی محدود نیست. فشار کاری، خستگی، کار شیفتی، آزار و تبعیض، و طراحی نامناسب کار می‌تواند منجر به آسیب شود. روش شناسایی خطر باید این موارد را پوشش دهد. اقدامات کنترلی شامل طراحی شغل، توازن شیفت‌ها، آموزش مدیریت استرس و سازوکار گزارش امن است.

مدیریت پیمانکاران و زنجیره تأمین

پیمانکاران بخش پرریسک بسیاری از سازمان‌ها هستند. ایزو 45001 الزام می‌کند الزامات ایمنی در چرخه تأمین و قراردادها وارد شود. معیارهای انتخاب بر پایه سوابق ایمنی و شایستگی، القای الزامات پیش از ورود، نظارت حین کار و ارزیابی پس از اتمام باید مستند باشد. شاخص‌های خاص پیمانکاران مانند نرخ حادثه و انطباق مجوزهای کار پیشنهاد می‌شود.

سنجه‌ها و هدف‌گذاری

به ترکیبی از شاخص‌های پیشرو و پسرو نیاز است تا هم رفتار و هم پیامد را پوشش دهد. اهداف باید به ریسک‌های بحرانی گره بخورند. برای هر هدف، خط مبنا تعیین کنید. سپس هدف واقع‌بینانه تعیین و برنامه اقدام با مالک و منابع مشخص کنید. گزارش‌دهی شفاف شاخص‌ها به کارکنان مشارکت را افزایش می‌دهد.

مدیریت تغییر مؤثر

تغییرات منبع خطای رایج است. یک فرم ساده اما الزام‌آور برای MOC تعریف کنید: شرح تغییر، انگیزه، تحلیل ریسک پیش از اجرا، کنترل‌های موقت و دائمی، آموزش‌های لازم، معیار بازگشت به شرایط عادی، و ارزیابی پس از اجرا. هر تغییر عمده باید پیش از اجرا تأیید مدیریتی بگیرد.

خطاهای رایج و کنترل آن‌ها

تمرکز بر کاغذبازی به‌جای کنترل‌های میدانی، نادیده‌گرفتن شبه‌حادثه، آموزش‌های صرفاً تئوریک، عدم کنترل کافی پیمانکاران، مدیریت تغییر ناقص، ممیزی‌های تشریفاتی، و هدف‌گذاری مبهم از رایج‌ترین خطاهاست. برای پیشگیری، نمونه‌برداری مبتنی بر ریسک، بازدید میدانی، تحلیل داده‌ها و بازخورد سریع لازم است.

نقشه راه اجرای الزامات

• ماه 1: تعیین دامنه، تحلیل زمینه و ذی‌نفعان، تدوین سیاست، تعریف روش ریسک، شروع رجیستر ریسک، فهرست الزامات قانونی.
• ماه 2: تعیین اهداف و برنامه‌ها، طراحی رویه‌های عملیاتی ایمن و مجوزهای کار، طرح مدیریت تغییر، معیارهای پیمانکار، طرح اضطراری.
• ماه 3: تکمیل آموزش‌ها و شایستگی، استقرار پایش شاخص‌ها، ارزیابی انطباق قانونی، اجرای ممیزی داخلی، بازنگری مدیریت و بستن عدم انطباق‌ها.

این برنامه باید با اندازه و ریسک سازمان تنظیم شود. اصل، تمرکز بر خطرهای حیاتی و کنترل‌های مؤثر است.

جمع‌بندی تشریح الزامات ایزو 45001

ایزو 45001 الزام می‌کند که ایمنی و بهداشت شغلی به‌صورت یک سیستم یکپارچه و مبتنی بر ریسک مدیریت شود. رهبری متعهد، مشارکت واقعی کارکنان، شناسایی کامل خطرها، سلسله‌مراتب کنترل، مدیریت تغییر، کنترل پیمانکاران، آمادگی اضطراری، سنجش مستمر و اقدام اصلاحی مبتنی بر علت ریشه‌ای اجزای کلیدی آن است. مستندسازی به‌اندازه لازم برای تصمیم‌گیری و ردیابی کافی است.

اگر شاخص‌های درست تعیین و پایش شوند و یافته‌ها به اقدام مؤثر تبدیل شوند، انطباق با الزامات نه‌تنها گواهی‌پذیری را ممکن می‌کند بلکه عملکرد ایمنی را پایداراً بهبود می‌دهد و ریسک‌های مرگ‌بار را به‌طور واقعی پایین می‌آورد. هدف عملی روشن است: هر شیفت بدون حادثه و هر فرد سالم به خانه برگردد.

منبع: https://www.iso.org/standard/63787.html