کانبان چیست؟

از آنجایی که تعداد کل کارت ها به طور معناداری محدود است، تنها تعداد زیادی از بازدیدکنندگان می توانند در یک زمان معین در کاخ قدم بزنند. بازدیدکنندگان جدید باید در صف منتظر بمانند تا کارت/اسلات بعدی در دسترس باشد. دسترسی به کاخ رایگان است، اما تنها در صورت موجود بودن کارت های از پیش تعیین شده امکان پذیر است.

• جریان کار را تجسم کنید: این اولین قدم اساسی برای اتخاذ و اجرای روش کانبان است. شما باید مراحل فرآیندی را که در حال حاضر برای ارائه کار یا خدمات خود استفاده می کنید، روی یک برد فیزیکی یا یک برد الکترونیکی Kanban تجسم کنید. بسته به پیچیدگی فرآیند و ترکیب کاری شما (انواع مختلف موارد کاری که روی آنها کار می کنید و ارائه می کنید)، برد Kanban شما می تواند بسیار ساده تا بسیار دقیق باشد.

هنگامی که فرآیند خود را تجسم کردید، سپس می توانید کار فعلی را که شما و تیمتان انجام می دهید تجسم کنید. این می تواند به شکل چسب ها یا کارت هایی با رنگ های مختلف باشد که نشان دهنده کلاس های مختلف خدمات است یا به سادگی می تواند انواع مختلف اقلام کاری باشد.

(در تابلو کانبان، رنگ‌ها نشان‌دهنده انواع مختلف آیتم‌های کاری هستند!) اگر فکر می‌کنید ممکن است مفید باشد، برد Kanban شما می‌تواند خطوط شنای متفاوتی داشته باشد، یکی برای هر کلاس از خدمات یا برای هر نوع مورد کاری. با این حال، در ابتدا، برای ساده نگه داشتن کارها، می توانید فقط یک شناگر برای مدیریت تمام کارهای خود داشته باشید – و بعداً هر تخته را دوباره طراحی کنید.

• محدود کردن کار در حال انجام: محدود کردن کار در حال پیشرفت (WIP) برای اجرای Kanban – یک “سیستم کششی” اساسی است. با محدود کردن WIP، تیم خود را تشویق می کنید تا قبل از شروع کار جدید، ابتدا کار خود را تکمیل کنند.

بنابراین، کارهایی که در حال حاضر در حال انجام هستند باید تکمیل و علامت گذاری شوند. این باعث ایجاد ظرفیت در سیستم می شود، بنابراین کار جدید می تواند توسط تیم کشیده شود. در ابتدا، تصمیم گیری در مورد محدودیت های WIP شما ممکن است آسان نباشد.

در واقع، ممکن است بدون محدودیت WIP شروع کنید. دان راینرتسن بزرگ پیشنهاد می‌کند (او این کار را در یکی از کنفرانس‌های Lean Kanban انجام داد) که می‌توانید بدون محدودیت WIP شروع کنید و به سادگی کارهای اولیه در حال انجام را مشاهده کنید، زیرا تیم شما شروع به استفاده از Kanban می‌کند.

هنگامی که داده‌های کافی در اختیار دارید، محدودیت‌های WIP را برای هر مرحله از گردش کار (هر ستون از برد Kanban شما) معادل نصف میانگین WIP تعریف کنید. به طور معمول، بسیاری از تیم ها با محدودیت WIP از 1 تا 1.5 برابر تعداد افرادی که در یک مرحله خاص کار می کنند شروع می کنند.

محدود کردن WIP و قرار دادن محدودیت‌های WIP در هر ستون از تابلو نه تنها به اعضای تیم کمک می‌کند ابتدا کاری را که انجام می‌دهند قبل از شروع کارهای جدید به پایان برسانند – بلکه به مشتری و سایر ذینفعان نیز اطلاع می‌دهند که ظرفیت محدودی برای انجام کار برای هر موردی وجود دارد. تیم – و آنها باید به دقت برنامه ریزی کنند که چه کاری را از تیم می خواهند.

• مدیریت جریان: مدیریت و بهبود جریان، هسته اصلی سیستم کانبان شما پس از اجرای 2 روش اول است. سیستم کانبان با برجسته کردن مراحل مختلف گردش کار و وضعیت کار در هر مرحله به شما کمک می کند جریان را مدیریت کنید. بسته به اینکه گردش کار چقدر خوب تعریف شده است و محدودیت های WIP تنظیم شده است، یا جریان نرمی را در محدوده WIP مشاهده خواهید کرد یا وقتی چیزی جمع می شود و شروع به نگه داشتن ظرفیت می کند.

همه اینها بر سرعت حرکت کار از ابتدا تا انتهای گردش کار تأثیر می گذارد (برخی افراد آن را جریان ارزش می نامند). Kanban به تیم شما کمک می کند تا سیستم را تجزیه و تحلیل کند و تنظیماتی را برای بهبود جریان انجام دهد تا زمان تکمیل هر قطعه کار را کاهش دهد.

یکی از جنبه‌های کلیدی این فرآیند مشاهده کار و رفع/حذف تنگناها این است که به مراحل انتظار میانی (مرحله‌های انجام شده میانی) نگاه کنید و ببینید موارد کاری چقدر در این «مرحله‌های دست‌ساز» باقی می‌مانند. همانطور که خواهید آموخت، کاهش زمان صرف شده در این مراحل انتظار کلید کاهش زمان چرخه است.

با بهبود جریان، تحویل کار تیم شما روان تر و قابل پیش بینی تر می شود. همانطور که قابل پیش بینی تر می شود، برای شما آسان تر می شود که تعهدات قابل اعتمادی را با مشتری خود در مورد زمان انجام هر کاری که برای آنها انجام می دهید انجام دهید. بهبود توانایی شما برای پیش بینی زمان تکمیل به طور قابل اعتماد بخش بزرگی از اجرای یک سیستم Kanban است.

• خط‌مشی‌های فرآیند را واضح بیان کنید: به عنوان بخشی از تجسم فرآیند، منطقی است که سیاست‌های خود (قوانین یا دستورالعمل‌های فرآیند) را برای نحوه انجام کاری که انجام می‌دهید نیز به‌صراحت تعریف و تجسم کنید. با تدوین دستورالعمل‌های فرآیند صریح، پایه‌ای مشترک برای همه شرکت‌کنندگان ایجاد می‌کنید تا بفهمند چگونه هر نوع کار را در سیستم انجام دهند.

خط مشی ها می توانند در سطح تخته، در سطح خط شنا و برای هر ستون باشد. آنها می توانند چک لیستی از مراحل انجام شوند برای هر نوع آیتم کاری، معیارهای ورود-خروج برای هر ستون، یا هر چیزی که به اعضای تیم کمک می کند جریان کار را به خوبی مدیریت کنند. نمونه‌هایی از خط‌مشی‌های صریح شامل تعریف زمانی که یک کار تکمیل می‌شود، شرح خطوط یا ستون‌های منفرد، چه کسی چه زمانی می‌کشد، و غیره است.

• پیاده سازی حلقه های بازخورد: حلقه های بازخورد بخشی جدایی ناپذیر از هر سیستم خوب است. روش کانبان به شما کمک می‌کند حلقه‌های بازخورد از انواع مختلف را پیاده‌سازی کنید – مراحل بررسی در گردش کار برد کانبان، معیارها و گزارش‌ها و طیفی از نشانه‌های بصری که بازخورد مستمری را در مورد پیشرفت کار – یا فقدان آن – در سیستم شما ارائه می‌دهد. در حالی که شعار «سریع شکست بخور! اغلب شکست بخورید!» ممکن است توسط بسیاری از تیم ها به طور شهودی درک نشود، ایده دریافت بازخورد زودهنگام، به خصوص اگر در مسیر اشتباهی با کار خود قرار دارید، برای ارائه کار مناسب، محصول یا خدمات مناسب در کوتاه ترین زمان ممکن به مشتری بسیار مهم است. . حلقه های بازخورد برای اطمینان از آن بسیار مهم هستند.
• بهبود مشارکتی، تکامل تجربی (با استفاده از روش علمی): روش کانبان یک فرآیند بهبود تکاملی است. این به شما کمک می کند تا تغییرات کوچک را اتخاذ کنید و به تدریج با سرعت و اندازه ای که تیم شما می تواند به راحتی از عهده آن برآید پیشرفت کنید.

استفاده از روش علمی را تشویق می کند – شما یک فرضیه را تشکیل می دهید، آن را آزمایش می کنید و بسته به نتیجه آزمایش خود تغییراتی ایجاد می کنید. به عنوان تیمی که اصول ناب/ چابک را اجرا می کند، وظیفه کلیدی شما این است که فرآیند خود را به طور مداوم ارزیابی کنید و به طور مداوم در صورت نیاز و تا حد امکان بهبود دهید.

تأثیر هر تغییری که ایجاد می‌کنید را می‌توان با استفاده از سیگنال‌های مختلفی که سیستم Kanban شما به شما ارائه می‌دهد مشاهده و اندازه‌گیری کرد. با استفاده از این سیگنال‌ها، می‌توانید ارزیابی کنید که آیا تغییر به بهبود شما کمک می‌کند یا خیر، و تصمیم بگیرید که آیا آن را حفظ کنید یا چیز دیگری را امتحان کنید.

سیستم‌های Kanban به شما کمک می‌کنند تا بسیاری از داده‌های عملکرد سیستم خود را جمع‌آوری کنید – یا به صورت دستی، اگر از برد فیزیکی استفاده می‌کنید یا به صورت خودکار، اگر از ابزاری مانند تابلو کانبان استفاده می‌کنید. با استفاده از این داده ها، و معیارهایی که به شما کمک می کند تولید کنید، می توانید به راحتی ارزیابی کنید که آیا عملکرد خود در حال بهبود یا کاهش است – و در صورت نیاز سیستم خود را تغییر دهید.