ایزو 9001 یا سایر استانداردها؟ از کدام ایزو شروع کنیم؟

در فضای رقابتی امروز، بسیاری از مدیران سازمان ها به این نتیجه رسیده اند که بدون استقرار استانداردهای مدیریتی، نمی توان یک سیستم پایدار، قابل اندازه گیری و قابل توسعه ایجاد کرد. بسیاری از شرکت ها تجربه کرده اند که حتی اگر نیروهای متخصص، تجهیزات مناسب و بودجه کافی وجود داشته باشد، نبود یک چارچوب مدیریتی صحیح باعث می شود کیفیت خدمات یا محصولات به صورت مداوم و قابل پیش بینی حفظ نشود. همین مسئله باعث شده استانداردهای بین المللی مانند خانواده ISO به یکی از پرکاربردترین ابزارهای سازمانی برای ایجاد نظم، افزایش بهره وری و بهبود کیفیت تبدیل شوند.

با این حال، پرسشی که مدیران اغلب در ابتدای مسیر مطرح می کنند این است که «از کدام ایزو باید شروع کنیم؟» و آیا بهتر است ابتدا ایزو 9001 را پیاده کنیم یا سراغ استانداردهای امنیت اطلاعات، محیط زیست، ایمنی یا مدیریت پروژه برویم؟ پاسخ به این سؤال یک نسخه واحد ندارد، اما با بررسی ساختار استانداردها، نیازهای سازمان و سطح بلوغ فرآیندها می توان یک مسیر منطقی برای شروع انتخاب کرد.

چرا اکثر سازمان ها با ایزو 9001 شروع می کنند؟

ایزو 9001 یکی از شناخته شده ترین و پایه ای ترین استانداردهای مدیریتی در جهان است. این استاندارد به عنوان چارچوبی برای مدیریت کیفیت، به سازمان ها کمک می کند فرآیندهای اصلی خود را تعریف، کنترل و به صورت مستمر بهبود دهند. دلیل اینکه بسیاری از سازمان ها مسیر استانداردسازی خود را با ایزو 9001 آغاز می کنند این است که این استاندارد تمام بخش های سازمان را تحت تأثیر قرار می دهد و به نوعی زیربنای سایر استانداردها محسوب می شود.

ایزو 9001 بر ایجاد نظم در فرآیندها، کنترل مدارک، مدیریت ریسک، تحلیل داده ها، نظارت بر عملکرد و بهبود مستمر تمرکز دارد. این استاندارد بدون توجه به نوع فعالیت سازمان (تولیدی، خدماتی، نرم افزاری، پروژه ای و…) قابل پیاده سازی است. مدیرانی که برای اولین بار با مفهوم استانداردهای مدیریتی آشنا می شوند، معمولاً برای ایجاد یک سیستم پایه ای و افزایش انسجام سازمانی، نخست ایزو 9001 را انتخاب می کنند. دلیل دیگر محبوبیت این استاندارد الزام بسیاری از مناقصات، سازمان ها و مشتریان بزرگ به داشتن این گواهی است.

در حقیقت، ایزو 9001 به سازمان کمک می کند قبل از ورود به استانداردهای تخصصی تر، با ساختار سیستم محور، ثبت اطلاعات، ممیزی، تحلیل فرآیندها و مدیریت اقدام اصلاحی آشنا شود. بسیاری از سازمان ها پس از پیاده سازی موفق ایزو 9001، با آمادگی بیشتری سراغ استانداردهایی مانند ایزو 27001، ایزو 14001، ایزو 45001 یا استانداردهای صنعتی می روند.

دسته بندی کلی استانداردهای ایزو برای کسب وکارها

قبل از اینکه انتخاب کنیم از کدام استاندارد شروع کنیم، لازم است دسته بندی استانداردهای رایج ISO را بشناسیم. هر کدام از این دسته ها نیاز متفاوتی را در سازمان برطرف می کنند و نقش خاصی در بلوغ مدیریتی دارند. شناخت این دسته ها کمک می کند سازمان مسیر منطقی تری برای شروع انتخاب کند و از چندپارگی یا انتخاب اشتباه جلوگیری شود.

استانداردهای مدیریت کیفیت (مثل ایزو 9001)

استانداردهای این دسته با هدف افزایش کیفیت، کاهش خطا، کنترل فرآیندها و ایجاد بهبود مستمر طراحی شده اند. ایزو 9001 مهم ترین استاندارد این خانواده است و تقریباً در تمام صنایع و انواع سازمان ها کاربرد دارد. تمرکز اصلی این استانداردها بر رضایت مشتری، یکپارچه سازی فرآیندها و ایجاد سیستمی پایدار و قابل اندازه گیری است. به همین دلیل، ایزو 9001 معمولاً به عنوان شالوده سایر استانداردها مطرح می شود.

استانداردهای محیط زیست، ایمنی، امنیت اطلاعات و…

پس از استانداردهای کیفیت، گروه بزرگی از استانداردهای تخصصی وجود دارند که هر کدام بر یک حوزه خاص متمرکز شده اند. ایزو 14001 برای مدیریت محیط زیست، ایزو 45001 برای ایمنی و بهداشت حرفه ای، ایزو 27001 برای امنیت اطلاعات، ایزو 22000 برای صنایع غذایی، ایزو 50001 برای مدیریت انرژی و ده ها استاندارد دیگر در این مجموعه قرار می گیرند.

 این استانداردها معمولاً زمانی انتخاب می شوند که سازمان در آن حوزه الزامات قانونی یا نیازهای خاص مشتری دارد. بسیاری از شرکت ها پس از پیاده سازی ایزو 9001 به صورت طبیعی به سمت یکی از این استانداردهای تخصصی تر حرکت می کنند.

معیارهای انتخاب اولین گواهینامه ایزو برای سازمان

انتخاب اولین استاندارد ایزو بیش از آنکه صرفاً یک تصمیم مدیریتی باشد، یک تصمیم استراتژیک است. سازمان باید بداند انتخاب استاندارد اشتباه می تواند هزینه، زمان و حتی بهره وری را تحت تأثیر قرار دهد. چهارچوب های مختلفی برای انتخاب استاندارد وجود دارد، اما سه معیار زیر تأثیرگذارترین مؤلفه ها محسوب می شوند.

نوع فعالیت (تولیدی / خدماتی / نرم افزاری)

نوع فعالیت سازمان یکی از مهم ترین عوامل در انتخاب استاندارد ایزو است. سازمان های تولیدی معمولاً سیستم های مدیریت کیفیت، محیط زیست و ایمنی را در اولویت قرار می دهند، زیرا مستقیماً با چرخه تولید، مواد اولیه و خطرات محیطی در ارتباط هستند. در مقابل، شرکت های نرم افزاری و فناوری اطلاعات معمولاً پس از اخذ گواهینامه ایزو 9001 به سمت استانداردهای امنیت اطلاعات مانند ایزو 27001 می روند.

 سازمان های خدماتی نیز براساس نوع خدمت و ارتباط با مشتری، از استانداردهای کیفیت و خدمات استفاده می کنند. بنابراین نوع فعالیت، مسیر استانداردسازی را از همان ابتدا مشخص می کند.

الزامات مشتریان، مناقصات و نهادهای حاکمیتی

در بسیاری از سازمان ها انتخاب اولین ایزو بر اساس الزامات بیرونی انجام می شود. برخی مناقصات دولتی یا پروژه های سازمانی تنها به شرکت هایی اجازه همکاری می دهند که استانداردهای خاصی از جمله ایزو 9001 یا ایزو 27001 داشته باشند.

در صنایع حساس، استانداردهای ایمنی یا محیط زیست نیز الزامی می شود. بنابراین سازمان باید بررسی کند مشتریان اصلی، نهادهای ناظر یا پروژه های مورد هدف چه استانداردهایی را مطالبه می کنند. انتخاب استاندارد مطابق نیازهای بازار، احتمال موفقیت تجاری را افزایش می دهد.

مقایسه ایزو 9001 با چند استاندارد پرکاربرد دیگر

برای انتخاب بهترین نقطه شروع، بسیاری از مدیران نیاز دارند بدانند ایزو 9001 از نظر ساختار، هزینه، زمان و پیچیدگی چه تفاوتی با سایر استانداردها دارد. برای پاسخ دقیق تر، دو معیار مهم یعنی میزان تغییرات لازم و پیچیدگی پیاده سازی را بررسی می کنیم.

مقایسه از نظر سطح تغییرات لازم در سازمان

ایزو 9001 برخلاف استانداردهای تخصصی تر، به تغییرات وسیع و ساختاری نیاز ندارد. بسیاری از فرآیندهای موردنیاز این استاندارد به طور طبیعی در سازمان وجود دارند و فقط نیاز است دقیق تر ثبت، کنترل و استانداردسازی شوند.

اما استانداردهایی مانند ایزو 27001، ایزو 45001 یا ایزو 14001 الزاماتی دارند که می تواند مستقیماً ساختار سازمان را تحت تأثیر قرار دهد. بنابراین برای سازمان هایی که تازه مسیر استانداردسازی را آغاز می کنند، ایزو 9001 منطقی ترین نقطه شروع است.

مقایسه از نظر هزینه، زمان و پیچیدگی پیاده سازی

ایزو 9001 نسبت به سایر استانداردها پیچیدگی کمتری دارد و زمان پیاده سازی آن کوتاه تر است. استانداردهای امنیت اطلاعات، محیط زیست یا ایمنی معمولاً نیازمند زیرساخت های بیشتری هستند و تحلیل ریسک آنها جزئیات بیشتری دارد. هزینه ممیزی این استانداردها نیز به دلیل گستردگی الزامات معمولاً بالاتر است.

به همین دلیل بسیاری از سازمان ها ابتدا ایزو 9001 را برای ایجاد ساختار آغازین انتخاب می کنند و سپس به سراغ استانداردهای پیشرفته تر می روند.

سناریوهای پیشنهادی: از کدام ایزو شروع کنیم؟

انتخاب استاندارد مناسب برای شروع همیشه باید براساس نیاز واقعی سازمان انجام شود. سناریوهای زیر دید واضح تری از مسیرهای محتمل ایجاد می کنند.

برای شرکت های کوچک و متوسط

شرکت های کوچک و متوسط معمولاً منابع محدودتر و ساختار غیررسمی تری دارند. بنابراین بهترین نقطه شروع برای آنها ایزو 9001 است. این استاندارد کمک می کند فرآیندها شفاف شوند، کنترل مدارک و داده ها منظم شود و کیفیت خدمات یا محصولات قابل پیش بینی تر شود.

پس از ایجاد زیرساخت کیفیت، این شرکت ها می توانند براساس نیاز، سراغ استانداردهای ایمنی، محیط زیست یا امنیت اطلاعات بروند.

برای سازمان های بزرگ و پروژه محور

در سازمان های بزرگ، نوع پروژه ها تعیین کننده مسیر استانداردسازی است. اگر پروژه ها حساس و دارای داده های محرمانه باشند، ممکن است ایزو 27001 به عنوان اولین استاندارد انتخاب شود. در سازمان های صنعتی بزرگ، ایزو 45001 یا ایزو 14001 نیز می تواند در اولویت قرار گیرد.

 با این حال، حتی برای سازمان های بزرگ هم ایزو 9001 معمولاً نقش زیرساختی دارد و دیر یا زود باید در چرخه استانداردسازی قرار گیرد.
این مطلب را نیز ببینید: چه سازمان هایی به مجوز افتا نیاز دارند؟

جمع بندی

برای شروع مسیر استانداردسازی، بهترین توصیه این است که ابتدا یک نگاه جامع به وضعیت فعلی سازمان داشته باشید. اگر فرآیندهای اصلی سازمان نیاز به نظم، کنترل و بهبود دارند، ایزو 9001 بهترین انتخاب است. اگر سازمان در محیطی پرریسک، حساس یا تحت نظارت شدید فعالیت می کند، ممکن است استانداردهای ایمنی، محیط زیست یا امنیت اطلاعات در اولویت قرار بگیرند. اما حتی در این شرایط نیز پیاده سازی ایزو 9001 مانند ایجاد ستون های اصلی یک ساختمان است؛ برای ساخت هر استاندارد تخصصی، ابتدا باید این ستون ها پایدار و مقاوم باشند.

ایزو 9001 تنها یک گواهی نیست؛ یک روش فکر کردن، مدیریت کردن و ساختن سازمانی منسجم است. سازمانی که این استاندارد را پیاده کرده، مسیر دریافت سایر استانداردها را بسیار سریع تر و مؤثرتر طی می کند. بنابراین بهترین نقشه راه برای اغلب سازمان ها این است که ابتدا ایزو 9001 را به عنوان نقطه شروع انتخاب کنند، سپس براساس نیاز، مسیر استانداردهای تخصصی تر را ادامه دهند.

سوالات متداول

• استاندارد ISO چیست؟

ایزو مجموعه ای از استانداردهای بین المللی است که با هدف بهبود کیفیت، افزایش بهره وری و ایجاد یک زبان مشترک مدیریتی بین سازمان ها تدوین شده اند.

• گواهینامه ISO 9001 چیست؟

ISO 9001 استاندارد مدیریت کیفیت است که به سازمان کمک می کند فرآیندهای خود را استانداردسازی کرده و رضایت مشتری را افزایش دهد.

• آیا ISO 9001 برای همه سازمان ها لازم است؟

بله. این استاندارد برای هر نوع سازمان (خدماتی، تولیدی، آموزشی، درمانی، صنعتی و…) قابل اجرا است.

• دریافت ISO 9001 چقدر زمان می برد؟

بسته به اندازه سازمان و میزان آمادگی، معمولاً ۱ تا ۳ ماه زمان نیاز است.