استاندارد ISO 37009:2025 یک راهنمای بینالمللی برای شناسایی، اعلام، ارزیابی، رسیدگی و پایش تعارض منافع در سازمانهاست. این استاندارد در سال ۲۰۲۵ با عنوان رسمی «تعارض منافع در سازمانها — راهنما» منتشر شد و برای سازمانهای خصوصی، دولتی و غیرانتفاعی با هر اندازه و نوع فعالیت قابل استفاده است.
تعارض منافع زمانی ایجاد میشود که منافع شخصی، خانوادگی، مالی، شغلی یا حرفهای یک فرد بتواند بر بیطرفی او در انجام وظایف سازمانی اثر بگذارد یا چنین تصوری را برای دیگران ایجاد کند.
وجود تعارض منافع لزوماً به معنی وقوع فساد، رشوه یا تخلف نیست. مشکل اصلی زمانی ایجاد میشود که تعارض شناسایی یا اعلام نشود و بدون کنترل مناسب بر تصمیمگیری سازمان اثر بگذارد.
ISO 37009 تعارض منافع را یکی از ریسکهایی میداند که در صورت مدیریتنشدن میتواند به فساد، تخلف، تصمیمهای ناعادلانه، کاهش اعتماد و آسیب به اعتبار سازمان منجر شود. این استاندارد مدیریت تعارض منافع را بر اصول اعتماد، صداقت، شفافیت و پاسخگویی استوار میکند.
تعارض منافع چیست؟
تعارض منافع شرایطی است که در آن منافع فردی یا ارتباطات شخصی یک فرد با مسئولیتهایی که از طرف سازمان بر عهده دارد تداخل پیدا میکنند.
برای مثال، مدیر خریدی را در نظر بگیرید که باید میان چند تأمینکننده انتخاب کند، اما یکی از شرکتهای شرکتکننده در مناقصه متعلق به یکی از بستگان اوست. حتی اگر این مدیر تصمیم خود را کاملاً منصفانه بگیرد، وجود این رابطه میتواند استقلال تصمیم را زیر سؤال ببرد.
نمونه دیگر زمانی است که یکی از اعضای هیئتمدیره در شرکتی سهام دارد که سازمان قصد انعقاد قرارداد با آن را دارد. اشتغال همزمان در یک شرکت رقیب، دریافت هدیه از فروشنده، مشارکت در استخدام یکی از نزدیکان یا استفاده شخصی از اطلاعات محرمانه نیز میتوانند تعارض منافع ایجاد کنند.
هدف مدیریت تعارض منافع ممنوعکردن تمام روابط شخصی یا منافع خصوصی نیست. سازمان باید شرایطی ایجاد کند که افراد تعارض را بهموقع اعلام کنند و تصمیم مناسب برای حذف یا کنترل اثر آن اتخاذ شود.
انواع تعارض منافع در ISO 37009
ISO 37009 میان سه نوع اصلی تعارض منافع تمایز قائل میشود: تعارض واقعی، بالقوه و ظاهری یا ادراکشده.
تعارض منافع واقعی
تعارض واقعی زمانی وجود دارد که منفعت شخصی فرد در حال حاضر با مسئولیت سازمانی او در تضاد باشد.
برای مثال، مدیر منابع انسانی مسئول بررسی استخدام فردی است که یکی از بستگان نزدیک او محسوب میشود. در این وضعیت، تعارض فقط یک احتمال آینده نیست و مستقیماً در فرایند جاری وجود دارد.
تعارض منافع بالقوه
تعارض بالقوه زمانی است که شرایط فعلی هنوز بر تصمیم مشخصی اثر نگذاشته، اما ممکن است در آینده به تعارض واقعی تبدیل شود.
برای مثال، یکی از مدیران سازمان در شرکتی سرمایهگذاری کرده است که هنوز با سازمان قرارداد ندارد، اما ممکن است در آینده در مناقصات آن شرکت کند.
شناسایی زودهنگام تعارض بالقوه به سازمان اجازه میدهد پیش از ایجاد مشکل، کنترل مناسب طراحی کند.
تعارض منافع ظاهری یا ادراکشده
در تعارض ظاهری ممکن است فرد در عمل تصمیم ناعادلانهای نگرفته باشد، اما از دید یک شخص منطقی و مطلع، شرایط میتواند استقلال یا بیطرفی او را زیر سؤال ببرد.
برای مثال، انتخاب یک شرکت متعلق به دوست نزدیک مدیر، حتی در صورت ارائه بهترین پیشنهاد فنی و مالی، ممکن است برای کارکنان یا رقبا مشکوک به نظر برسد.
این نوع تعارض اهمیت زیادی دارد؛ زیرا اعتماد ذینفعان فقط به نبود تخلف وابسته نیست. سازمان باید بتواند نشان دهد تصمیمها علاوه بر منصفانهبودن، از ظاهر شفاف و قابل دفاع نیز برخوردارند.
نمونههای رایج تعارض منافع در سازمان
تعارض منافع میتواند در بخشهای مختلف سازمان ایجاد شود. یکی از پرریسکترین حوزهها خرید، مناقصه و انتخاب تأمینکننده است. روابط خانوادگی، سهامداری، دریافت هدایا یا همکاری قبلی با یکی از فروشندگان میتواند استقلال تصمیم را تحت تأثیر قرار دهد.
در حوزه منابع انسانی نیز استخدام بستگان، ارزیابی عملکرد دوستان، تعیین حقوق و مزایا یا دخالت در ارتقای افراد نزدیک از نمونههای متداول هستند.
اعضای هیئتمدیره و مدیران ارشد ممکن است همزمان در چند شرکت سمت داشته باشند یا در تصمیمی مشارکت کنند که برای کسبوکار شخصی آنها منفعت ایجاد میکند.
دیگر نمونههای تعارض منافع عبارتاند از:
- اشتغال همزمان برای یک شرکت رقیب یا تأمینکننده؛
- استفاده از زمان و امکانات سازمان برای فعالیت شخصی؛
- قبول هدیه، سفر یا پذیرایی نامتعارف؛
- استفاده از اطلاعات محرمانه برای کسب منفعت؛
- عقد قرارداد با شرکت متعلق به کارکنان یا بستگان آنها؛
- ارائه خدمات مشاوره به طرفهای تجاری سازمان؛
- مشارکت در تصمیمهایی که بر سرمایهگذاری شخصی فرد اثر دارند؛
- نظارت بر فعالیتی که فرد قبلاً مسئول اجرای آن بوده است.
سازمان باید نمونههای متناسب با صنعت و فعالیت خود را در خطمشی و آموزشهای تعارض منافع توضیح دهد.
چارچوب مدیریت تعارض منافع
ISO 37009 توصیه میکند چارچوب مدیریت تعارض منافع بخشی از مدیریت عمومی سازمان باشد، در فرهنگ و فعالیتهای روزمره ادغام شود و متناسب با فرایندهای سازمان طراحی گردد.
این چارچوب نباید صرفاً شامل یک فرم سالانه باشد. سازمان باید خطمشی، مسئولیتها، کانال اعلام، معیار ارزیابی، روش تصمیمگیری، کنترلها، ثبت سوابق و سازوکار پایش داشته باشد.
تعهد مدیریت ارشد
مدیریت ارشد باید اهمیت اعلام شفاف تعارض منافع را نشان دهد و محیطی ایجاد کند که کارکنان از بیان روابط یا منافع خود نگران نباشند.
اگر مدیران تعارضهای خود را اعلام نکنند یا افشای کارکنان با برخورد تنبیهی همراه شود، سیستم در عمل کارایی نخواهد داشت.
تدوین خطمشی تعارض منافع
خطمشی باید تعریف تعارض منافع، انواع آن، افراد مشمول، مسئولیت اعلام، زمان اعلام، روش بررسی و پیامد خودداری از اعلام را مشخص کند.
این خطمشی میتواند کارکنان، مدیران، اعضای هیئتمدیره، پیمانکاران، مشاوران و دیگر اشخاصی را که در تصمیمهای سازمان نقش دارند پوشش دهد.
تعیین مسئولیتها
سازمان باید مشخص کند چه فرد یا واحدی اظهارنامهها را دریافت و بررسی میکند. این مسئولیت ممکن است بر عهده واحد انطباق، حقوقی، منابع انسانی، حسابرسی داخلی یا کمیتهای مستقل باشد.
فرد بررسیکننده باید اختیار، صلاحیت و استقلال کافی داشته باشد. تعارضهای مربوط به مدیران ارشد یا اعضای هیئتمدیره نیز باید به مرجعی در سطح مناسب ارجاع شوند.
فرم اعلام تعارض منافع
فرم اعلام تعارض منافع یکی از ابزارهای اصلی سیستم است، اما بهتنهایی برای مدیریت تعارض کافی نیست.
در این فرم معمولاً اطلاعات زیر ثبت میشوند:
- مشخصات فرد و سمت سازمانی؛
- نوع رابطه، منفعت یا فعالیت خارجی؛
- نام فرد یا شرکت مرتبط؛
- ماهیت تعارض واقعی، بالقوه یا ظاهری؛
- فرایند یا تصمیم تحت تأثیر؛
- تاریخ ایجاد یا شناسایی تعارض؛
- پیشنهاد فرد برای مدیریت شرایط؛
- تصمیم واحد مسئول و کنترلهای تعیینشده.
اعلام تعارض باید هنگام استخدام یا انتصاب، بهصورت دورهای و پس از هر تغییر مهم انجام شود. فرد نباید منتظر تکمیل فرم سالانه بماند و باید تعارض جدید را بهمحض آگاهی گزارش کند.
اطلاعات اظهارنامهها باید محرمانه نگهداری شوند و فقط در اختیار اشخاصی قرار گیرند که برای بررسی و تصمیمگیری به آنها نیاز دارند.
روشهای مدیریت تعارض منافع
پس از اعلام تعارض، سازمان باید شدت و اهمیت آن را ارزیابی کند. نوع تصمیم، میزان اختیار فرد، ارزش مالی موضوع، احتمال اثرگذاری، حساسیت اطلاعات و پیامد احتمالی بر ذینفعان باید بررسی شوند.
اقدامات کنترلی میتوانند شامل موارد زیر باشند:
- اعلام رسمی تعارض به افراد مرتبط؛
- خودداری فرد از حضور در جلسه یا رأیگیری؛
- انتقال مسئولیت تصمیم به شخص مستقل؛
- ایجاد نظارت یا تأیید مضاعف؛
- محدودکردن دسترسی به اطلاعات؛
- تغییر شرح وظایف یا خط گزارشدهی؛
- فروش یا واگذاری منفعت مالی؛
- خاتمه فعالیت خارجی؛
- انتقال فرد به سمت دیگر؛
- خودداری از انعقاد یا ادامه قرارداد؛
- استعفا یا خاتمه همکاری در موارد جدی.
هدف همیشه حذف کامل تعارض نیست. در برخی موارد افشا، نظارت و کناررفتن فرد از تصمیم میتواند کنترل کافی ایجاد کند. در موارد پرریسک، حذف منبع تعارض ضروری خواهد بود.
تصمیم نهایی و دلایل آن باید مستند شود و اثربخشی کنترلها نیز در دورههای بعدی پایش گردد.
ارتباط ISO 37009 با ISO 37001
استاندارد ISO 37001:2025 الزامات سیستم مدیریت ضد رشوه را مشخص میکند، در حالی که ISO 37009 راهنمای تخصصی مدیریت تعارض منافع است.
تعارض منافع لزوماً رشوه نیست، اما میتواند زمینه تصمیمهای جانبدارانه، پرداختهای نامشروع یا پنهانکردن روابط غیرمجاز را ایجاد کند. به همین دلیل، مدیریت تعارض منافع یکی از اجزای مهم یک سیستم ضد رشوه مؤثر است.
ISO 37009 میتواند برای توسعه خطمشیها، اظهارنامهها و کنترلهای تعارض منافع در چارچوب ISO 37001 استفاده شود. استاندارد ISO 37001:2025 نیز نسبت به ویرایش قبلی توجه بیشتری به مدیریت تعارض منافع دارد. هر دو استاندارد توسط کمیته ISO/TC 309 در حوزه حاکمیت سازمانی تدوین شدهاند.
ارتباط ISO 37009 با ISO 37301
استاندارد ISO 37301:2021 الزامات سیستم مدیریت انطباق را ارائه میکند و دامنه آن تمام تعهدات قانونی، مقرراتی، قراردادی و داخلی سازمان را در بر میگیرد.
ISO 37009 میتواند بهعنوان راهنمای تخصصی در سیستم مدیریت انطباق استفاده شود. سازمان میتواند الزامات قانونی، خطمشیها و تعهدات قراردادی مرتبط با تعارض منافع را در رجیستر تعهدات انطباقی خود ثبت کرده و اجرای آنها را براساس ISO 37301 پایش کند.
ISO 37009 خود نیز توصیه میکند همراه با استانداردهایی مانند ISO 37000، ISO 37001، ISO 37002، ISO 37301 و ISO 31000 مورد استفاده قرار گیرد.
آیا ISO 37009 گواهینامه مستقل دارد؟
ISO 37009 یک استاندارد راهنماست و الزامات یک سیستم مدیریتی مستقل را ارائه نمیکند. بنابراین برای صدور گواهینامه مستقل ISO 37009 طراحی نشده است.
سازمان میتواند میزان انطباق چارچوب تعارض منافع خود را ارزیابی کند یا از راهنمای استاندارد در سیستمهای ISO 37001 و ISO 37301 استفاده کند. گواهینامههای سیستم مدیریتی بر مبنای استانداردهای دارای الزامات مانند ISO 37001 یا ISO 37301 صادر میشوند.
در صورت ارائه سندی با عنوان «گواهینامه ISO 37009»، باید ماهیت سند، مبنای ارزیابی، صلاحیت مرجع صادرکننده و دامنه واقعی آن بررسی شود.
مراحل پیادهسازی ISO 37009
برای استفاده مؤثر از راهنمای استاندارد، سازمان میتواند مراحل زیر را اجرا کند:
- شناسایی فرایندها و سمتهای در معرض تعارض منافع؛
- تحلیل قوانین، قراردادها و الزامات داخلی؛
- تدوین خطمشی مدیریت تعارض منافع؛
- تعیین واحد مسئول و سطوح تصمیمگیری؛
- طراحی فرم و کانال محرمانه اعلام؛
- آموزش مدیران، کارکنان و اشخاص مرتبط؛
- دریافت اظهارنامههای اولیه و دورهای؛
- طبقهبندی تعارضهای واقعی، بالقوه و ظاهری؛
- ارزیابی شدت و پیامد هر تعارض؛
- تعیین و مستندسازی اقدامات کنترلی؛
- ایجاد رجیستر تعارض منافع؛
- پایش اجرای تصمیمها و تغییر شرایط؛
- گزارشدهی دورهای به مدیریت ارشد؛
- بازنگری و بهبود مستمر چارچوب.
مزایای اجرای ISO 37009
اجرای چارچوب مدیریت تعارض منافع به سازمان کمک میکند تصمیمهای منصفانهتر و قابل دفاعتری داشته باشد و روابط پنهان را پیش از تبدیلشدن به فساد یا بحران اعتباری شناسایی کند.
کاهش ریسک تعارض منافع، تقویت حاکمیت، حفاظت از اعتبار سازمان، افزایش اعتماد، تقویت فرایندهای تصمیمگیری و بهبود عملکرد انطباقی از مزایایی هستند که ISO برای این استاندارد بیان میکند.
جمعبندی
ISO 37009:2025 راهنمایی کاربردی برای شناسایی و مدیریت تعارض منافع واقعی، بالقوه و ظاهری ارائه میکند. این استاندارد به سازمان کمک میکند تعارضها بهموقع اعلام شوند، توسط افراد مستقل ارزیابی شوند و براساس میزان ریسک، کنترل مناسبی برای آنها تعیین شود.
تعارض منافع همیشه به معنی فساد نیست، اما پنهانکردن یا مدیریتنکردن آن میتواند استقلال تصمیمگیری، اعتماد کارکنان و اعتبار سازمان را بهشدت تحت تأثیر قرار دهد.
گروه مهندسین هوداک سیستم فرتاک خدمات تحلیل وضعیت موجود، تدوین خطمشی و فرمهای اعلام، طراحی رجیستر تعارض منافع، آموزش کارکنان و پیادهسازی راهنمای ISO 37009:2025 را در چارچوب سیستمهای ISO 37001 و ISO 37301 ارائه میکند. برای ارزیابی ریسکهای تعارض منافع و طراحی چارچوب متناسب با سازمان، با کارشناسان سیستم فرتاک تماس بگیرید.