ممیزی ایزو
ممیزی ایزو، این موضوعی است شاید برای متقاضیان اخذ گواهینامه ایزو معتبر ترسناک باشد. اما ما می خواهیم این فرآیند را برای شما خیلی ساده کنیم. ممیزی ISO توسط حسابرسان مرجع صدور گواهینامه و طی یک نوبت یا دو نوبت انجام می شود. این بستگی به تعداد استانداردهای درخواستی، بزرگی یا کوچکی سازمان و تعداد پرسنل شما دارد.
اما ممیزی ISO چیست؟، سوالاتی که هنگام ممیزی از شما می پرسند چیست و چگونه خود را برای یک حسابرسی شخص ثالث آماده کنیم. در ابتدا بیاییم در مورد واژگان ممیزی و حسابرسی صحبت کنیم.
فهرست محتوا
ممیزی ایزو چیست؟
ممیزی ISO یعنی اینکه حسابرس مطمئن شود فرآیند کاری سازمان شما براساس گواهینامه ایزو درخواستی منطبق با استاندارد ایزو باشد. یک مثال خیلی ساده در مورد ممیزی ایزو:
مثلاً اگر شما بخواهید گواهینامه رانندگی دریافت کنید افسر راهنمایی رانندگی از شما آزمون گرفته و چنانچه از لحاظ کیفی و رعایت آئین نامه، نحوه رانندگی شما براساس مقررات تدوین شده باشد، شما تایید و مجوز رانندگی را دریافت می کنید.
ممیزی ایزو هم یعنی اینکه حسابرس شخص ثالث الزامات اجرا شده در سازمان شما را براساس استاندارد ایزو بررسی می کند و درصورت تایید به مرجع صدور اعلام می نماید.
چک لیست حسابرسی ISO چیست؟
چک لیست ممیزی ISO روشی آسان برای دریافت یک نمای کلی از موضع انطباق فعلی شما ارائه می دهد. این پرسشنامه حسابرسان را راهنمایی می کند و آنها را روی حوزه هایی که نیاز به آزمون دارند متمرکز می کند. برای سازمان هایی که سعی در شروع فرآیند صدور گواهینامه ISO دارند، چک لیست ممیزی می تواند یکی از موثرترین ابزارها باشد.
چک لیست حسابرسی شامل بررسی خط مشی ها، موجودی دارایی ها، طرح ها و اجرای آن خط مشی ها، رویه ها و طرح ها می شود. علاوه بر این، فهرست، حسابرسان را راهنمایی می‌کند تا مسئولیت مدیریت را برای بررسی و نظارت مستمر کنترل ها بررسی کنند. از آنجا، چک لیست حسابرس را از طریق فرآیند اطمینان از مناسب بودن دسترسی فیزیکی و الکترونیکی با استاندارد ISO راهنمایی می کند.
ممیزی داخلی ISO چیست؟
فرآیند صدور گواهینامه و ممیزی ISO مستلزم آن است که سازمان ها ممیزی های داخلی را به عنوان بخشی از الزامات نظارت مستمر بگنجانند.
حسابرسی داخلی به عنوان یک روش تجاری خوب عمل می کند. در حالی که حسابرس داخلی باید از فرآیند مورد ارزیابی جدا باشد، ممکن است این شخص یک کارمند شرکت یا یک پیمانکار مستقل باشد. اغلب در طول سال انجام می شود، حسابرسان داخلی نقاط ضعف بالقوه را شناسایی کرده و قبل از بررسی حسابرس خارجی پیشنهادهایی ارائه می دهند. حسابرس داخلی همچنین تمایل دارد به جای اینکه شرکت را صرفاً بر اساس استانداردهای خارجی نگه دارد، به درک دقیق تری از شرکت منفرد بپردازد.
ممیزی نظارتی ISO چیست؟
ممیزی نظارتی بررسی بین گواهینامه ها است. این ممیزی ها حداقل سالانه انجام می شود، اما ممکن است به اندازه دو بار در سال منظم باشد.
ممیزی نظارت بیشتر بر حصول اطمینان از حفظ سطح مراقبت سازمان ها نسبت به استاندارد ایزو متمرکز است. به عنوان مثال، اگر حسابرس گواهی در طول ممیزی صدور گواهینامه اولیه به ضعف یا عدم انطباق توجه کند، حسابرس نظارت بررسی خواهد کرد تا اطمینان حاصل شود که مدیریت نگرانی ها را برطرف کرده است.
بر خلاف حسابرس گواهی که بر مستندات تمرکز می کند، حسابرس نظارت بر اجرا تمرکز می کند. سازمان شما باید در اعمال خود، نه فقط در گفتار خود، مطابقت داشته باشد.
انواع ممیزی ISO چیست؟
1. ممیزی داخلی
ممیزی داخلی ISO می تواند توسط یک حسابرس تعیین شده در شرکت شما انجام شود. اگر هدف شما مطابقت با ISO است، ممیزی داخلی ممکن است برای اطمینان از اینکه شرکت شما استانداردهای ISO را به عنوان مدلی برای بهترین شیوه ها اتخاذ می کند، رضایت بخش باشد. استفاده از چک لیست ممیزی داخلی برای مشاهده اینکه چگونه سیستم های سازمان شما مطابق با دستورالعمل های ISO است. ممیزی های داخلی نیز آماده سازی مهمی برای صدور گواهینامه، نظارت یا ممیزی های تایید مجدد است.
2. حسابرسی شخص ثالث
ممیزی های خارجی توسط حسابرسان شخص ثالث برای ارزیابی انطباق ISO سازمان انجام می شود. چند نوع ممیزی خارجی، از جمله ممیزی مشتریان و تامین کنندگان وجود دارد، زیرا بسیاری از استانداردهای ISO نیازمند رعایت تمامی اعضای زنجیره تامین هستند. ممیزی های گواهی و نظارت نیز تحت چتر “حسابرسی خارجی” قرار می گیرند.
3. صدور گواهینامه و ممیزی مجدد
استانداردهای ISO که گواهینامه ارائه می کنند نیاز به ممیزی گواهینامه خاص دارند. زمانی که به دنبال صدور گواهینامه برای استانداردی مانند ایزو 9001 هستید، یک سازمان صدور گواهینامه ممیزی را انجام می دهد و گواهی انطباق را صادر می کند که برای سه سال اعتبار دارد.
به نوبه خود، سازمان شما تضمین می‌کند که فرآیندها، کنترل های محصول و سیستم هایی را که تحت پوشش آن گواهی هستند، حفظ کند. برای ISO 9001، شما موظف هستید که سیستم مدیریت کیفیت خود را به مدت سه سال حفظ کنید.
ممیزی صدور گواهینامه توسط حسابرس مرجع صدور گواهینامه ISO جهت تایید انطباق فرآیندهای کاری سازمان با استاندارد تدوین شده توسط ISO صورت می پذیرد.
4. ممیزی های نظارتی
هنگامی که سازمان شما گواهینامه ISO را دریافت کرد، باید حداقل سالی یک بار ممیزی های نظارتی را با سازمان صدور گواهینامه برنامه ریزی کنید. ممیزی نظارتی شامل بررسی مدیریت، هر اقدامی که سازمان برای کاهش یا اصلاح عدم انطباق های قبلی انجام داده است، و بررسی نحوه پاسخ سازمان به توصیه های ممیزی داخلی است.
پس از دریافت گواهینامه ایزو سازمان ها سالیانه فرآیند ممیزی مراقبتی جهت تمدید گواهینامه ایزو را دارند. لذا برای تمدید گواهینامه ایزو می بایست ممیزی مراقبتی توسط حسابرس مرجع صدور انجام شود.
چرا ممیزی ISO مهم است؟
ممیزی ISO به چند دلیل مهم است. ممیزی می تواند به شما بگوید که آیا الزامات مربوط به انطباق با ISO را برآورده می کنید و می تواند نقاط ضعف در عملیات سازمان شما را آشکار کند، به طوری که می توانید قوی ترین استراتژی مدیریت ریسک ممکن را توسعه دهید.
ممیزی ISO می تواند بخشی از مراحل اولیه طرح ارزیابی ریسک باشد، اما همچنین می تواند به شما در توسعه سیستم های جدید یا نزدیک شدن به پایگاه های مشتریان جدید کمک کند. برنامه ممیزی مناسب همچنین می تواند شما را به سمت صدور گواهینامه ISO سوق دهد.
چگونه می توان ممیزی ISO را انجام داد؟
بسته به نوع ممیزی، ممیزی ISO می تواند در محل یا از راه دور انجام شود. ممیزی داخلی می تواند توسط سازمان به عنوان یک حسابرسی خود انجام شود و می تواند در محل یا از راه دور انجام شود. برخی از ممیزی های خارجی نیز می توانند از راه دور انجام شوند. با این حال، هرگونه ممیزی گواهی یا نظارت باید توسط یک ثبت کننده در محل انجام شود.
در طول ممیزی ISO چه اتفاقی می افتد؟
ممیزی ISO بر روی سیستم ها، محصولات یا فرآیندها تمرکز دارد. بسته به اینکه حسابرس سیستم مدیریت کیفیت یا ایمنی محصول را ارزیابی می کند، مراحل دقیق متفاوت خواهد بود. صرف نظر از اینکه در حال انجام ممیزی ISO داخلی یا خارجی هستید، حسابرس سیستم های شما را در برابر چک لیست ممیزی آزمایش می کند، تعیین می کند که آیا عملیات روزانه با استانداردها مطابقت دارد یا خیر، و پیشرفت در کاهش شکاف ها یا عدم انطباق های قبلی را ارزیابی می کند.
7 سوال متداولی که ممیزان ایزو از شما می پرسند
1. در مورد زمینه سازمان خود چه چیزی می توانید بگویید؟
این سوال نقطه شروع ممیزی ایزو است که در بند 4.1 متن استاندارد ایزو 9001 ظاهر می شود. این استاندارد از اصطلاح بی معنای «زمینه» استفاده می‌کند، اما می‌توان آن را به راحتی با پرسش در مورد عوامل موفقیت داخلی و خارجی سازمان جایگزین کرد. سوالات در مورد زمینه معمولاً از مدیریت ارشد یا شخصی که سیستم مدیریت کیفیت (QMS) را هدایت می کند یا رئیس بخش QA، پرسیده می شود.
2. ذینفعان یا مشتریان شما چه کسانی هستند و چه نیازهایی دارند؟
پیگیری طبیعی زمینه مربوط به اشخاص ذینفع است که در بند 4.2 آمده است. درست مانند زمینه، اشخاص ذینفع یک ورودی کلیدی برای ریسک هستند. اصطلاح «طرف های ذینفع» حلقه ای عجیب و غریب دارد، بنابراین حسابرسان هوشمند ممکن است بخواهند آن را با «ذینفعان» جایگزین کنند.
به یاد داشته باشید، حسابرسان مؤثر سعی می کنند زبان محرمانه ISO 9001:2015 را به عباراتی قابل فهم ترجمه کنند که حسابرسی شوندگان بتوانند درک کنند. اشخاص ذینفع معمولی شامل کارمندان، مشتریان، تامین کنندگان، صاحبان مشاغل، دارندگان بدهی، همسایگان و تنظیم کننده ها هستند.
3. ریسک ها و فرصت های سازمان چگونه بررسی شده اند؟
ریسک ها و فرصت ها را می توان به درستی پایه و اساس استاندارد ایزو نامید. کمتر از 13 بند دیگر به طور مستقیم به ریسک ها و فرصت ها اشاره دارد و آنها را به “متصل” ترین بخش استاندارد تبدیل می کند. اگر سازمانی در شناسایی ریسک ها و فرصت ها کار ضعیفی انجام دهد، آنگاه QMS نمی تواند موثر باشد.
4. برنامه سازمان برای دستیابی به اهداف کیفی چیست؟
اهداف کیفیت قابل اندازه‌گیری مدت هاست که بخشی از استاندارد ISO بوده است. آنچه جدید است، نیاز به برنامه ریزی اقدامات برای تحقق آنهاست. برنامه ها به گونه ای خاص و قابل اجرا در نظر گرفته شده اند و به اقدامات، منابع، مسئولیت ها، چارچوب های زمانی و ارزیابی نتایج می پردازند.
5. سیستم مدیریت کیفیت چگونه در فرآیند تجاری سازمان اغدام شده است؟
این به طور مستقیم از مدیریت ارشد پرسیده می شود (به زیر بند 5.1.1 استاندارد ایزو 9001 مراجعه کنید) و یک سؤال بسیار آشکار است. نکته اینجاست که استاندارد ISO از استاندارد بودن سیستم مدیریت کیفیت فاصله می گیرد و به یک سیستم مدیریت استراتژیک تبدیل می شود. این فقط به این نیست که مطمئن شوید محصولات یا خدمات دیگر الزامات را برآورده می کنند.
این استاندارد در مورد مدیریت هر جنبه ای از تجارت است. بندهای 4.1 و 4.2 ISO 9001:2015 را به خاطر دارید؟ آنها موضوعات کلیدی زمینه و افراد علاقه مند را بررسی می کنند. این مفاهیم هر گوشه ای از سازمان را لمس می کند و این دقیقاً نحوه استفاده از ISO 9001:2015 است. مدیریت ارشد باید بتواند نحوه استفاده از QMS برای اداره شرکت را توصیف کند، نه اینکه فقط ممیزی را انجام دهد.
6. چگونه تغییرات را مدیریت می کنید؟
این موضوع چندین بار در متن استانداردها مطرح می شود. اولین و بزرگترین بند در مورد موضوع، بند 6.3، برنامه ریزی تغییرات است. در اینجا تغییراتی را که می دانیم در حال آمدن هستند را شناسایی می کنیم و برنامه هایی را برای اجرای آنها توسعه می دهیم.
چه نوع تغییراتی؟، تقریباً هر چیزی، اما تغییرات زیر به عنوان نامزد به ذهن متبادر می شود:
محصولات جدید یا اصلاح شده، فرآیندها، تجهیزات، ابزارها، کارکنان، مقررات. لیست بی پایان است. حسابرس باید تغییرات رخ داده را بررسی کند و به دنبال شواهدی مبنی بر شناسایی و برنامه ریزی پیشگیرانه تغییرات باشد.
تغییری که به شیوه ای کمتر برنامه ریزی شده اتفاق می افتد در زیر بند 8.5.6 پرداخته شده است. در اینجا حسابرس به دنبال سوابقی مبنی بر برآورده شدن الزامات تغییرات، نتایج بررسی تغییرات، مجاز بودن آن ها و اقدامات بعدی که لازم بوده است، می گردد.
7. چگونه دانش را جذب و استفاده می کنید؟
ISO 9001:2015 (1) از سازمان ها می خواهد که از تجربیات خود، چه خوب و چه بد، درس بگیرند. این می تواند با روش های مختلفی انجام شود:
- خلاصه پروژه،
- پایان کار،
- جلسات کارکنان،
- بررسی مشتریان،
- بررسی داده ها، و
- بازخورد مشتری.
اینکه سازمان چگونه دانش را جذب می‌کند، به آن بستگی دارد، اما فرآیند باید واضح و کاربردی باشد. دانش نیز باید حفظ و در دسترس باشد. این تقریباً به نظر می رسد که به نوعی “مستند” خواهد شد، اینطور نیست؟ دقیقا همینطوره. یکی از راه های حسابرسی این است که در مورد شکست ها یا موفقیت های اخیر پرس و جو کنید.
سازمان چگونه از این رویدادها درس گرفته است که به موفقیت بیشتر آن کمک کند؟ این تبدیل اطلاعات خام به دانش واقعی است و اتفاقاً یکی از دشوارترین چیزهایی است که یک سازمان می تواند به آن دست یابد. اینها به هیچ وجه تنها سوالاتی نیستند که می خواهید بپرسید.
آنها فقط نقطه شروع هستند. من حتی به بررسی مدیریت، اقدامات اصلاحی یا بهبود اشاره نکردم – که همه برای یک QMS موثر بسیار مهم هستند. هفت موضوعی که در اینجا مورد بحث قرار می گیرد، بزرگترین الزامات جدیدی است که حسابرسان باید بررسی کنند.
- ممیزی داخلی
- حسابرسی شخص ثالث
- صدور گواهینامه و ممیزی مجدد
- ممیزی های نظارتی
- در مورد زمینه سازمان خود چه چیزی می توانید بگویید؟
- ذینفعان یا مشتریان شما چه کسانی هستند و چه نیازهایی دارند؟
- ریسک ها و فرصت های سازمان چگونه بررسی شده اند؟
- برنامه سازمان برای دستیابی به اهداف کیفی چیست؟
- سیستم مدیریت کیفیت چگونه در فرآیند تجاری سازمان اغدام شده است؟
- چگونه تغییرات را مدیریت می کنید؟
- چگونه دانش را جذب و استفاده می کنید؟