چرا ممیزی ایزو مهم است؟ ممیزی ایزو چیست
چرا ممیزی ایزو مهم است؟
ممیزی ایزو شرکت ها، سازمان ها و یا کسب و کارها را قادر می سازد تا بررسی کنند که دستاوردهای آنها تا چه میزان به اهداف ترسیم شده نزدیک و مطابقت دارد. تیم فنی “شرکت هوداک سیستم فرتاک” توسط این مقاله به موضوع ممیزی ایزو چیست و اینکه چرا ممیزی ایزو مهم است، می پردازد. ما سعی می کنیم 5 دلیل مهم برای اینکه ممیزی ایزو انجام شود را عنوان کنیم.
متقاضیان اخذ گواهینامه ایزو معتبر می بایست قبل از دریافت گواهینامه ایزو و صدور گواهینامه توسط مرجع حتماً فرآیند ممیزی را بگذرانند و مستندات آن را ارائه دهند. شما برای اینکه فرآیند ممیزی ایزو را به درستی بگذرانید باید اطلاعات دقیقی در مورد مدارک لازم جهت اخذ گواهینامه ایزو داشته باشید. بنابراین می توانید مقاله “مدارک لازم جهت اخذ گواهینامه ایزو” را مطالعه کنید.
ممیزی ایزو چیست؟
به عبارت ساده، ممیزی ایزو اندازه گیری عملکرد سازمان شما در برابر مجموعه ای از استانداردها، دستورالعمل ها و آئین نامه های است که توسط سازمان بین المللی استاندارد (ISO) ایجاد شده است. یک فرآیند ممیزی ایزو یک بررسی سیستماتیک توسط شخص ثالث می باشد که با اندازه گیری دستورالعمل های اجرایی و مستندات ایجاد شده تضمین می کند که فعالیت های تجاری یا ارائه خدمات سازمان براساس تعریف استاندارد ایزو است.
ممیزی ایزو به مرجع صدور گواهینامه ایزو نشان می دهد که شما با توجه به دستورالعمل های تدوین شده همان کاری را انجام می دهید که سازمان ایزو می گوید. این ثابت می کند که سازمان شما با استانداردهای تعیین شده توسط ISO مطابقت دارد و شایسته دریافت گواهینامه ایزو هستید.
کسب و کارها بره مندی بسیار زیادی از مزایای دریافت گواهینامه ایزو میبرند. مهمترین مزیت اخذ گواهینامه ایزو این است که شما به مشتری خود اعلام می کنید همان کسی هستید که ادعا می کنید.
بیشتر بخوانید: چرا پیاده سازی QMS مفید است؟
سازمان ISO کیست؟
سازمان بین المللی استاندارد سازی (ISO) یک نهاد بین المللی تنظیم استاندارد مستقل است که در سال 1947تشکیل شده است. اعضاء تشکیل دهنده سازمان ایزو شامل 165 کارشناس استاندارد ملی از صنایع و کشورهای مختلف می باشند. آنها دانش را به اشتراک می گذارند و استانداردهای مبتنی بر اجماع را توسعه می هند. عمده فعالیت سازمان بین المللی ایزو به شرح زیر می باشد.
- شیوه های تولید را تنظیم می کند.
- کنترل کیفیت را ایجاد می کند.
- راه حل های چالش جهانی را ایجاد می کند (همانند امنیت اطلاعات یا الزامات زیست محیطی).
5 مزیت انجام ممیزی ایزو چیست؟
در چند سال گذشته رشد بیش از 50 درصدی بین کسب و کارهایی که دنبال اخذ گواهینامه ایزو هستند به وجود آمده است. اغلب کسب و کارها از مزایای ممیزی ایزو آگاه نیستند و اکثراً درخواست دارند بدون ممیزی گواهینامه ایزو دریافت کنند. این نشان می دهد که باور درستی در مورد ممیزی ایزو بین سازمان ها ایجاد نشده است. اما 5 مزیت انجام ممیزی ایزو به شرح زیر است.
شناسایی ریسک ها و فرصت ها
شناسایی ریسک ها و فرصت ها مهمترین مزیت انجام ممیزی است. ممیزی ایزو سازمان ها را مجبور می کند تا با جزئیات بیشتری فرآیندها، سیستم ها، افراد و رویه های کسب و کار خود را بازنگری نمایند تا مطمئن شوند آنها با استاندارد ISO همخوانی دارند.
این نگاه عمیق به نکات مهم سازمان شما نه تنها به شما امکان می دهد مشکلات بالقوه و نقاط شکست واقعی را تشخیص دهید، بلکه به شما امکان می دهد فرصت های بهبود و زمینه های رشد را نیز شناسایی کنید. مدریت ریسک و شناسایی ریسک ناگزیر به تصمیم گیری بهتر، عملکرد بهبود یافته، عملیات کارآمدتر، برنامه ریزی موثرتر و روابط سالم تر با مشتریان، کارکنان و تامین کنندگان می شود.
2. از بروز مجدد مشکلات جلوگیری می کند
برای گذراندن دوره ممیزی ایزو، شما باید سوابق دقیقی از تمامی مشکلاتی که در کسب و کار خود با آن مواجه شده اید و نحوه حل آنها به ممیزان ایزو ارائه دهید. برای انجام اینکار باید مستندات دقیقی داشته باشید. علت اصلی به وجود آمدن مشکل چه بوده و چه راه حل دقیقی برای جلوگیری از تکرار آن ایجاده کرده اید.
این فرآیند موجب ایجاد ضایعات کمتر، کیفیت بهتر و هزینه کمتر خواهد شد.
3. بازاریابی و فروش خود را بهبود ببخشید
یک مطالعه دقیق بر کسب و کارها نشان می دهد طی چهار سال اخیر سازمان هایی که موفق به دریافت گواهینامه ISO شده اند تا 65 درصد افزایش فروش بهتری داشته اند.
گذراندن یک ممیزی ایزو و در نتیجه کسب گواهینامه ISO به مشتریان بالقوه می گوید که محصولات و سازمان شما به طور مستقل توسط بالاترین سازمان استاندارد در جهان تأیید شده است. این ثابت می کند که شما یک سازمان مطمئن هستید، و بنابراین انتخاب شرکت خود به جای شرکتی که با استانداردهای ISO مطابقت ندارد، به سرعت تبدیل به یک کار بیهوده می شود.
ممیزی ایزو باعث می شود تیم فروش شما بازارهای جدیدی را شناسایی کند و باعث اطمینان فروش برای واحد بازاریابی می شود.
4. عملکرد کارکنان خود را افزایش دهید
شما می توانید با ممیزی ایزو که انجام می دهید موفق به حفظ پرسنل تا 98 درصد شوید. همه می خواهند برای بهترین کار کنند. به هر حال، بهترین ها بهترین را تولید می کنند، درست است؟
بنابراین، شروع فرآیند ممیزی ISO به کارکنان خود نشان می دهد که متعهد به ارائه بهترین خدمات به مشتریان، ایجاد کارآمدترین روش های کار و تولید محصولات با بالاترین کیفیت هستید.
5. ممیزی ایزو بینش بیشتری نسبت به کسب و کارتان به شما می دهد
همانطور که مشخص کرده‌ایم، انجام ممیزی ISO از شما می‌خواهد که اثربخشی همه فرآیندها، افراد، سیستم ها و رویه های خود را نظارت، اندازه‌گیری، تجزیه و تحلیل و ارزیابی کنید. این سطح از بررسی به شما بینش و کنترل بیشتری بر عملکرد و جهت گیری کسب وکارتان می‌دهد و به شما امکان می‌دهد تصمیم های بهتر و آگاهانه تری بگیرید.
بیشتر بخوانید: نحوه پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو چگونه است؟
ممیزی ایزو شامل چه مواردی است؟
اینکه توسط ممیز ایزو چه مواردی بررسی می شود تا حد زیادی بستگی به استاندارد ایزو درخواستی شما دارد. سازمان ایزو با توجه به استاندارد تدوین شده الزامات و دستورالعمل های خاصی را اعلام کرده که ممیزان ایزو مستندات استاندارد تدوین شده را که در سازمان اجرایی شده اندازه گیری و ارزیابی می کنند.
اما فرآیند ممیزی ایزو برای همه سازمان ها یکسان است که می توان آن را به چهار مرحله تقسیم بندی کرد.
ممیزی داخلی
ممیزی داخلی، که گاهی اوقات به عنوان حسابرسی شخص اول یا حسابرسی شخصی شناخته می شود، دقیقاً همان چیزی است که به نظر می رسد. اینجا جایی است که تمام اسناد، فرآیندها، رویه ها، کارکنان و سیستم های خود را بازبینی داخلی انجام می‌دهید تا مطمئن شوید هر کاری که انجام می‌دهید مطابق با استانداردهای سخت‌گیرانه ایزو است که دنبال می‌کنید.
ممیزی داخلی یک فرصت استثنایی است که برای ارزیابی اثربخشی فرآیندهای کاری و شناسایی عدم انطباق ها برای برطرف کردن آنها قبل از ممیزی اصلی می توانید انجام دهید.
اگر در طول ممیزی داخلی خود عدم انطباق مشاهده کردید نگران نباشید. این کاملاً طبیعی است و همچنین قابل انتظار است. ممیزی داخلی مانند یک تمرین لباس قبل از روز بزرگ و خارجی ممیزی ایزو است. تمام هدف آن این است که قبل از اینکه خیلی دیر شود، اشتباهات را شناسایی و برطرف کند.
2. ممیزی تامین کنندگان
ممیزی تامین کننده، که به عنوان ممیزی شخص ثانوی شناخته می شود، به تامین کنندگان شما می پردازد. برای انجام این حسابرسی می توانید از یک حسابرس خارجی، شخص ثالث یا یک حسابرس داخلی واجد شرایط استفاده کنید. ممیزی تامین‌کننده برای بررسی شرکت هایی طراحی شده است که محصولات یا خدمات را به شما عرضه می‌کنند تا مطمئن شود که آنچه را که می‌گویند انجام می‌دهند و همچنین الزامات ISO را برآورده می‌کنند.
3. ممیزی جهت صدور گواهینامه ایزو
ممیزی جهت صدور گواهینامه ایزو اغلب توسط حسابراسان مراجع صادر کننده ایزو انجام می شود. ممیزی گواهینامه ایزو آخرین مرحله قبل از دریافت گواهینامه ایزو است.
اینجاست که یک حسابرس خارجی ISO وارد می‌شود و تمام فرآیندها و رویه های شما را بررسی می‌کند، با کارکنان شما مصاحبه می‌کند و تمامی مستندات شما را بررسی می‌کند تا مطمئن شود که تمام الزامات استاندارد ISO را اجرایی و مستند کرده اید.
4. ممیزی مراقبتی سالیانه
صرف اینکه گواهینامه ایزو خودرا دریافت کرده اید، به این معنا نیست که کار تمام شده، شما باید سخت تلاش کنید در حفظ و بهبود مداوم مستندات ایجاد شده.
گواهینامه ایزو سه سال اعتبار دارد ولی ممیزان مرجع صدور ایزو سالیانه شما را ممیزی می کنند و از شما مستندات مربوط به فرآیندها، سیستم ها و رویه های شما را درخواست می کنند تا مطمئن شوند شما براساس استاندارد ایزو حرکت می کنید.
وقتی سه سال اعتبار گواهینامه ایزو شما به اتمام می رسد، شما باید مرحله 3 را مجدداً انجام دهید. ولی اینبار بدون دغدغه، چون شما طی تمام این سه سال توانسته اید مستندات خود را اجرا و نگهداری کنید.
بیشتر بخوانید: مراحل اخذ گواهینامه ایزو چگونه است؟
چگونه ممیزی ایزو را پاس کنید؟
این مهمترین چالش متقاضیان است. اینکه چگونه برای ممیزی ایزو موفق عمل کنیم. قبل از اینکه به شما بگویم چگونه یک ممیزی ایزو را با موفقیت، فکر می‌کنم مهم است که به راه هایی نگاه کنید که می‌توانید در آن شکست بخورید.
چگونه ممکن است در ممیزی ایزو شکست بخوریم؟
آماده سازی همه فرآیندها، رویه ها، افراد و سیستم های شما برای مطابقت با استانداردهای ایزو، زمان، تلاش و کار سخت زیادی می‌طلبد. بنابراین، شکست در ممیزی ایزو می تواند ضربه ای ویرانگر برای شما، سازمان و کارمندان شما باشد. شرکت ها ممکن است به دلایل مختلف در ممیزی ایزو خود شکست بخورند، اما این سه معمولاً رایج‌ترین آنها هستند:
مدارکی دال بر آموزش کارکنان وجود ندارد
در طول ممیزی های ایزو، از شما خواسته می شود که مشخص کنید چه کسی در سازمان شما چه کاری انجام می دهد و هر گونه شکاف مهارتی را از بین ببرید. بنابراین، برای جلوگیری از یک شکست بزرگ، مطمئن شوید که یک رکورد دقیق و متمرکز از همه کارهایی که برای پر کردن این شکاف ها انجام داده اید، نگه دارید.
حساب های دقیقی از تمام آموزش های کارکنان، مشخصات شغلی جدید، روش های استخدام و چک لیست های مقدماتی داشته باشید.
2. عدم ثبت اشتباهات
برخی از سازمان ها از ثبت اشتباهات خود اجتناب می کنند زیرا احساس می کنند ممکن است به دریافت گواهینامه ایزو آنها آسیب برساند. اما، شما باید تمام خطاها، مشکلات، عدم انطباق ها و معضلات خود را ثبت کنید تا نشان دهید که الف) از آنها آگاه هستید و ب) قادر به جلوگیری از تشدید آنها و ایجاد مشکلات بزرگتر در ادامه خط هستید.
اطمینان حاصل کنید که می توانید شواهدی ارائه کنید که نشان می دهد فرآیندی برای ثبت مشکلات دارید و می توانید نشان دهید که چگونه به هر یک از آنها پرداخته اید.
3. مستند نکردن اهداف سازمانی
مستندسازی اهداف و مقاصد شرکت کار آسانی به نظر می رسد، بنابراین تعجب آور است که اغلب سازمان ها به آن نمی پردازند.
برای گذراندن یک ممیزی ایزو موفق، باید شواهدی ارائه دهید که نشان دهد اهداف واضح و قابل اندازه گیری را تعیین کرده اید. به این ترتیب ممیزی ایزو می تواند پیشرفت شما را زیر نظر بگیرد و ببیند که شما تمام تلاش خود را برای رسیدن به آن اهداف انجام می دهید.
بیشتر بخوانید: شرکت های صدور گواهینامه ایزو در ایران کدامند؟
نحوه گذراندن دوره ممیزی ایزو چگونه است؟
گذراندن دوره ممیزی خیلی آسان نیست ولی درعین حال می تواند ساده باشد. فقط اینکه مطمئن شوید این دو کار را انجام می دهید.
آمادگی خود را ایجاد کنید
وقتی صحبت از ممیزی ایزو می شود، هرگز کلمه درست تری بیان نشده است. آماده سازی کلید موفقیت ممیزی ISO است.
اطمینان حاصل کنید که تمام فرآیندها، خط مشی ها، رویه ها و سیستم های مورد نیاز را مدت ها قبل از رسیدن به مرحله صدور گواهینامه فرآیند ممیزی ایزو در محل قرار داده اید. مطمئن شوید که کارمندان شما می دانند که فرآیند ممیزی ایزو چقدر مهم است و چقدر باید آن را جدی بگیرند. شما می‌خواهید آن ها آماده باشند تا زمانی که ممیزی خارجی سوالاتی از آنها پرسید دقیقاً فهم سازمانی در مورد استاندارد ایزو، توسط پرسنل شما درک شده باشد و جوابگوی ممیزان خارجی باشند.
2. کنترل اسناد را در الویت قرار دهید
برای اینکه بهترین شانس برای قبولی در ممیزی ایزو خود را داشته باشید، باید مطمئن شوید که یک سیستم یا فرآیند کنترل اسناد قوی دارید. به عنوان مثال، آیا می‌دانستید شرکت هایی که دارای فرآیند های مستند هستند، 280 درصد نرخ قبولی حسابرسی بالاتری نسبت به دیگر شرکت هایی دارند؟
همانطور که ممکن است جمع آوری کرده باشید، برای گذراندن یک ممیزی ISO (یا هر نوع ممیزی برای آن موضوع) باید شواهدی از فعالیت های مختلف در قالب مستندات دقیق و منسجم ارائه دهید. شما باید سوابق تمام فرآیندها، رویه ها، خط مشی ها و سیستم های خود را ایجاد، نگهداری و به‌روزرسانی کنید و مطمئن شوید که آنها در کل شرکت سازگار هستند. فرآیند کنترل ضعیف اسناد منجر به خطاها، ناهماهنگی ها و ممیزی ناموفق ایزو می‌شود.
بیشتر بخوانید: چگونه گواهینامه ایزو بگیریم؟
ساده ترین راه برای کنترل اسناد جهت انجام ممیزی ایزو چیست؟
جمع آوری اطلاعات و مستند کردن تمامی آنها به صورت کاغذی می تواند برای سازمان ها بزرگترین چالش باشد. شما نمی توانید از گم شدن، تخریب شدن یا آتش سوزی اسناد جلوگیری کنید. هر کدام از این ریسک ها ممکن است برای هر سازمانی ایجاد شود.
بهترین مسیر برای کنترل اسناد و مستند سازی استفاده از برنامه ها و نرم افزارهایی است که گزارش گردش کاری مشتریان را می توانید در آنجا ثبت کنید.
شرکت ما می تواند بهترین نرم افزار که استفاده از آن برای 10 پرسنل رایگان است را در اختیار شما قرار دهد. شما می توانید با ما در ارتباط باشید.