نحوه پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو چگونه است؟
پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو
نحوه پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو چگونه است؟. ممکن است شما نیاز داشته باشید از یک مرجع معتبر گواهینامه ایزو دریافت کنید، بنابراین شما نیاز به استقرار الزامات استاندارد ایزو درخواست شده دارید. ما بارها توسط مدیران ارشد شنیده ایم که “به گواهینامه ایزو همزمان با پیاده سازی استاندارد ایزو نیاز داریم”. اما همین مدیران زمانی که به صورت جدی وارد موضوع پیاده سازی و استقرار الزامات ایزو و نحوه پیاده سازی می شوند پا پس می کشند.
کارشناسان و مشاوران پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت شرکت “هوداک سیستم فرتاک” به زبانی ساده توسط مقاله فوق در مورد نحوه پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو صحبت می کنند. این مقاله می تواند به شما کمک کند درک درستی از پیاده سازی و اجرای الزامات ایزو به دست آورید.
یک شرکت یا سازمان برای اینکه بتواند دستورالعمل های تدوین شده استاندارد ایزو را در مجموعه خود پیاده سازی نماید، باید مراحل زیر را به درستی طی کند.
- تعریف استراتژی سازمانی.
- همراهی مدیران تصمیم گیرنده.
- تعیین تیم مدیریت کیفیت در سازمان (تشکیل تیم QC).
- ایجاد چارت سازمانی مشخص.
- ایجاد خط مشی کیفیت.
- شناسایی مسیرهای انحرافی در سازمان.
- شناسایی ریسک ها و فرصت ها.
- آموزش پرسنل سازمانی.
- ممیزی داخلی.
- نگهداری از اسناد و مستندات.
استراتژی چیست و تعریف استراتژی سازمانی چگونه است؟
مهمترین موضوعی که کسب و کارها برای پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو با آن مواجه هستند این است که، استراتژی سازمانی چیست و چرا کسب و کار شما به آن نیاز دارد؟.
استراتژی سازمانی ابزاری برای کمک به کسب و کارها در ساختار منابع خود به گونه ای است که از فعالیت های تجاری آنها پشتیبانی کند. هنگامی که به طور موثر استفاده شود، می تواند روند تصمیم گیری شما را بهبود بخشد و به هدایت اعضای تیم به سمت یک هدف مشترک کمک کند. اگر علاقه مند به یافتن راه هایی برای کارآمدتر کردن شرکت خود هستید، باید نحوه اجرای استراتژی سازمانی را بدانید.
استراتژی سازمانی دیگر فقط برای مشاغل بزرگ نیست. حتی یک کافی شاپ استارت آپ یا کسب وکار کیترینگ، اگر می‌خواهد رشد کند و پیشرفت کند، باید برنامه ریزی استراتژیک داشته باشد.
استراتژی سازمانی چیست؟
در ابتدایی ترین حالت، استراتژی سازمانی طرحی است که مشخص می کند کسب و کار شما چگونه منابع (مانند پول، نیروی کار و موجودی) را برای پشتیبانی از زیرساخت ها، تولید، بازاریابی، موجودی و سایر فعالیت های تجاری تخصیص می دهد.
استراتژی سازمانی یک برنامه بلند مدت است که نحوه برنامه ریزی یک شرکت برای استفاده از منابع خود را برای حمایت از فعالیت های تجاری تخصیص می دهد. این به عنوان راهنمایی برای چگونگی دستیابی یک شرکت به اهداف خود عمل می کند. شرکت ها از این استراتژی ها برای کمک به اهداف خود و توسعه برنامه های استراتژیک استفاده می کنند. استراتژی های سازمانی اغلب شامل ارزیابی های دقیقی است که نشان می‌دهد شرکت باید چه کارهایی را انجام دهد. بخش های مهمی که در تعریف استراتژی باید به آن پرداخته شود شامل موارد زیر است.
ماموریت و چشم انداز
استراتژی سازمانی باید برخاسته از ماموریت یک شرکت باشد، که توضیح می دهد چرا یک شرکت در تجارت است. هر فعالیتی در شرکت باید به دنبال تکمیل این هدف باشد، مأموریتی که در نتیجه تمام تصمیمات استراتژیک را هدایت می کند. چشم انداز یک شرکت توصیف می کند که شرکت در انجام ماموریت خود به چه چیزی دست یافته است. از چشم انداز اهداف بلند مدت یک استراتژی سازمانی را دنبال می کند.
اهداف تجاری و عملکرد
برای اینکه یک استراتژی کار کند، باید به اهداف و برنامه های کوچکتر و کوتاه مدت تبدیل شود. مدیریت میانی اهدافی را اتخاذ می کند و برنامه هایی را برای رقابت در بازار ایجاد می کند. تکمیل این اهداف تاکتیکی کمتر از یک سال طول می کشد و به بلوک های سازنده یک استراتژی سازمانی موفق تبدیل می شوند. در سطوح پایین تر یک سازمان، مدیران عملکردی خود را به عملیات روزانه شرکت، اهداف و برنامه های آنها در روزها، هفته ها یا ماه ها زمان می‌برد تا تکمیل شوند.
چرا کسب و کار شما به یک استراتژی سازمانی نیاز دارد؟
استفاده از یک استراتژی سازمانی می تواند به کسب و کار شما کمک کند تا در اقدامات خود هدایت و ثبات داشته باشد. این به تیم شما اجازه می دهد تا اقدامات خود را برای رسیدن به یک هدف مشترک اولویت بندی کند. وقتی همه درک یکسانی داشته باشند، یکپارچگی متقابل عملکردی می تواند با شفافیت و جریان آزادانه اطلاعات بین بخش ها رخ دهد. استراتژی های سازمانی همچنین به کسب وکارها کمک می‌کنند تا فرآیند تصمیم‌گیری خود را با شفاف سازی بهترین راه ها برای رسیدن به اهدافشان ساده تر کنند.
برای تدوین یک استراتژی شما باید به نکات زیر توجه کنید.
- استفاده از راهکارهای خاص: مثلاً به جای اینکه بگویید ما می خواهیم محصولات خود را در سال آینده سریع تر بفروشیم بگویید ما می خواهیم محصولات خود را در سال آینده با 25 درصد افزایش قیمت بفروشیم.
- قابل اندازه گیری: استراتژی‌های سازمانی اغلب از درصدها برای نشان دادن میزان افزایش یا کاهشی که می‌خواهند استفاده می‌کنند، نه اینکه صرفاً بگویند که می‌خواهند معیارهای خود را افزایش یا کاهش دهند.
- واقع بینانه: برای داشتن اهداف قابل دستیابی، مطمئن شوید که استراتژی سازمانی شما واقع بینانه است. هنگام تعیین پتانسیل تلاش برای سازمانتان، دستاوردهای گذشته را در نظر بگیرید.
- تعیین زمان محدود: استراتژی های سازمانی محدود به زمان هستند، به این معنی که مهلت دارند. کسب و کارها مدت زمانی مانند سه سال را برای دستیابی به یک هدف خاص انتخاب می کنند. این به آن ها راهی می‌دهد تا زمان رسیدن به هدف خود را اندازه‌گیری کنند و به انجام کارها کمک می‌کند.
بهترین و ساده ترین تعریف در مورد کلمه استراتژی را “جک ولش” مدیر شرکت جنرال الکتریک عنوان کرد که گفت:
“استراتژی یعنی اینکه من تصمیم های شفاف و دقیق در مورد نحوه رقابت با دیگران بگیرم.”
بنابراین اولین قدم برای پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو تعیین استراتژی شرکت است که کجا هستید و با چه منابعی می خواهید به کجا برسید.
همراهی مدیران ارشد و مدیران بخش ها:
سیستم مدیریت ایزو مجموعه ای از ابزارها و فرآیندهایی است که یک سازمان برای اطمینان از کیفیت، ثبات و بهبود مستمر اجرا می کند. به منظور تضمین کیفیت، یک سیستم مدیریت ایزو سیاست ها، رویه ها و دستورالعمل هایی را در مورد چگونگی اطمینان از دستیابی به کیفیت در هر فرآیند اجرا خواهد کرد.
برای پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو بعد از تعیین استراتژی، همراهی مدیران مجموعه لازم و ضروری است. مدیر ارشد باید تصمیم گیری نماید که آیا فرآیند اجرای الزامات ایزو برای آنها لازم است یا خیر.
بخش رهبری در الزامات سیستم مدیریت کفیت (QMS) – بخش پنجم – عنوان شده است. رهبری نقش کلیدی در طراحی و اجرای یک QMS دارد. تیم رهبری برای اجرای الزامات سیستم مدیریت استاندارد ایزو شامل افراد مرتبط به همراه نقش آنها در سازمان، مسئولیت و نحوه ی تاثیرگذاری آنها در اجرای الزامات استاندارد ایزو می باشد. این بخش می بایست تعهد مدیریت ارشد را برای اطمینان از رضایت مشتری، ترسیم خط مشی سازمان، نقش ها و مسئولیت دیگر پرسنل مشخص نمایند.
ایجاد تیم QC در سازمان:
ایجاد تیم کنترل کیفیت (QC) برای سازمان هایی که درخواست پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو را دارند ضروری است. این تیم باید از مستندات و روش های اجرایی مراقبت کنند، در لحظه ریسک ها را شناسایی کنند و اقدامات اصلاحی تعریف کنند. همانگونه که شما برای امور مالی یک تیم حسابداری دارید برای پرداختن به الزامات سیستم مدیریت کیفیت نیاز به یک تیم QC مستقر در سازمان دارید.
این ممکن است برای کسب و کارهای کوچک مقرون به صرفه نباشد. بنابراین شما می توانید از یک مشاور ایزو کمک بخواهید که بعنوان مشاور استقرار الزامات استاندارد ایزو در کنار شما باشد. تیم فنی شرکت هوداک سیستم فرتاک می تواند به عنوان مشاور ایزو برای پیاده سازی و استقرار الزامات استاندارد ایزو در کنار شما باشد.
ایجاد چارت سازمانی:
شما توسط چارت سازمانی بخش های مختلف سازمان خود را برای شرکا ترسیم می کنید و هر یک از پرسنل مطلع می شوند که در چه واحدی باید ایفای نقش کنند. در چارت سازمانی باید بخش های بالادستی مشخص باشد و واحدهای مختلف بدانند تحت نظارت چه بخشی می بایست فعالیت داشته باشند.
چارت سازمانی نظام فرآیند کاری بخش های مختلف یک کسب و کار را مشخص می کند.
ایجاد خط مشی کیفیت:
بیانیه خط مشی کیفیت یک بیانیه مکتوب است که انتظارات سازمان و اعضای آن را توصیف می کند. یک خط مشی کیفیت به همه افراد درگیر در تولید کالاها و خدمات کمک می کند تا اهمیت کیفیت را درک کنند و دستورالعمل هایی را برای دستیابی به کیفیت بالا ارائه می دهد. خط مشی کیفیت بیانیه ای از قصد است که فلسفه اجرای یک سیستم مدیریت کیفیت را مشخص می کند. این پایه و اساس را برای توسعه برنامه ها و رویه های با کیفیت ایجاد می کند و به عنوان یک دستورالعمل برای بهبود مستمر عمل می کند.
تدوین خط مشی کیفیت اولین قدمی است که تعریف می کند کیفیت برای سازمان چه معنایی دارد. شناسایی تمامی ذینفعان که تحت تاثیر سیاست های شرکت قرار می گیرند برای ترسیم خط مشی کیفیت مهم است. اینها می توانند مشتریان، تامین کنندگان، کارمندان یا سهام داران باشند. در مرحله بعدی مشخص کنید به چه مرحله ای قرار است برسید که در بحث استراتژی به آن اشاره شد. ترسیم اهداف و چشم انداز سازمانی باید واقع گرایانه باشد.
شناسایی ریسک ها فرصت ها:
تفکر مبتنی بر ریسک و مدیریت ریسک همواره تحت پوشش استاندارد ایزو 9001 بوده است. طی آخرین ویرایش استاندارد ایزو 9001 که در سال 2015 میلادی انجام شد، تفکر مبتنی بر ریسک را در کل فرآیند مدیریت کیفیت یکپارچه می کند. ریسک ممکن است در تمامی فرآیندهای کاری و عملکردهای یک سازمان وجود داشته باشد. تفکر مبتنی بر ریسک سیستماتیک تضمین می کند که ریسک ها شناسایی، در نظر گرفته شده و کنترل می شوند.
منظور از ریسک و فرصت چیست؟
ریسک ها و فرصت ها اغلب به گونه ای مورد بحث قرار می گیرند که گویی متضاد هستند. ریسک یک احتمال برای ضرر است. یک فرصت، یک پتانسیل برای یک سود است. با این حال، این مفاهیم مجزا یا متضاد نیستند. در عوض، فرصت مجموعه ای از شرایط است که انجام کاری را ممکن می سازد. استفاده یا عدم استفاده از یک فرصت، سطوح مختلفی از ریسک را به همراه دارد.
ایزو 9001 بند 6.1
بند 6.1 دستورالعمل استاندارد ایزو 9001 سازمان ها را ملزم می کند که فرآیندی را برای شناسایی، تعیین و ارزیابی ریسک ها و فرصت های مرتبط با عملکرد QMS اجرا کنند. این فرآیند باید شامل انجام اقدامات مناسب برای رسیدگی به این خطرات و فرصت ها باشد.
از یک سازمان انتظار می رود که این نیاز را درک کند و آماده توضیح چگونگی مدیریت ریسک ها و فرصت ها در سیستم کیفیت خود باشد. به ویژه، یک سازمان باید بتواند:
- تعیین خطرات را انجام دهد.
- برنامه ریزی اقدامات برای مقابله با خطرات به درستی انجام شود.
- ادغام مدیریت ریسک در فرآیندها.
- ارزیابی اثربخشی اقدامات کاهش ریسک.
بند 4 استاندارد ایزو 9001: سازمان موظف است فرآیندهای خود را تعیین کرده و خطرات و فرصت های خود را بررسی کند.
بند 5 استاندارد ایزو 9001: مدیریت ارشد ملزم به ترویج تفکر مبتنی بر ریسک و تعیین و رسیدگی به ریسک ها و فرصت هایی است که می‌توانند بر انطباق محصول/خدمت تأثیر بگذارند.
بند 8 دستورالعمل استاندارد ایزو 9001: سازمان موظف است فرآیندهای خود را برای مدیریت ریسک های شناسایی شده برنامه ریزی، اجرا و کنترل کند.
بند 9 آیین نامه استاندارد ایزو 9001: سازمان ملزم به نظارت، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، ارزیابی و بررسی اثربخشی اقدامات بر خطرات است.
بند 10 استاندارد ایزو 9001: سازمان موظف است با واکنش به تغییرات ریسک بهبود یابد.
مهمترین ریسک هایی که سازمان ها در ایران با آن مواجه هستند نوسانات دلار، پایدار نبودن قیمت ها و تامین مواد اولیه جهت تولید است. شما باید بتوانید به درستی ریسک ها را شناسایی کنید و اقدامات اصلاحی برای جلوگیری ترسیم کنید.
آموزش پرسنل سازمانی:
پرسنل سازمانی شما باید نسبت به تغییرات آگاه باشند و فهم سازمانی بین پرسنل جهت اجرای الزامات استاندارد ایزو در یک سازمان ایجاد شده باشد. شما نمی توانید بدون همکاری پرسنل اقدام به ایجاد مستندات استاندارد ایزو نمایید. بنابراین باید پرسنل خود را با توجه به نوع فعالیتی که دارند دسته بندی کنید و اقدام به آموزش پرسنل نمایید.
ممیزی داخلی:
بعد از پیاده سازی الزامات استاندارد ایزو شما باید توسط یک حسابرس داخلی ممیزی شوید تا مسیرهای انحرافی که طی شده را شناسایی و اقدام به اصلاح عدم انطباق ها نمایید. کلیه فرآیندهای کاری شما باید منطبق با دستورالعمل های استاندارد ایزو باشد. بنابراین ممکن است در قسمت هایی باگ وجود داشته باشد که از طریق ممیزی داخلی عدم انطباق ها مشحص و برطرف می شود.
ثبت مستندات:
سازمان ها پس از ایجاد و اجرای مستندات استاندارد ایزو درخواستی باید در ثبت و این مستندات ایزو کوشا باشند. شما می توانید مستندات ایزو را از ما درخواست کنید و این مستندات را برای شرکت خود ایجاد کنید. پس از ایجاد مستندات شما برای دریافت گواهینامه ایزو می بایست اقدام به انتخاب مرجع صدور ایزو نمایید. برای اخذ گواهینامه ایزو و انتخاب مرجع صدور گواهی می توانید با ما در تماس باشید.
ما شرکت های صدور گواهینامه ایزو در ایران، تهران، مشهد، تبریز، شیراز، اصفهان و … را به شما معرفی می کنیم.