قبل از اینکه سازمانی در روند ممیزی صدور گواهینامه ISO 14001 درگیر شود، بسیاری از افراد نگران نحوه آماده شدن برای این مرحله نهایی سازگاری هستند. حال اینکه ما 9 قدم اساسی که باید به درستی برداشته شود تا بدون استرس ممیزی نهایی را طی نمایید مکتوب می کنیم.

قدم اول) اجرای استاندارد: نوشتن اطلاعات مستند مورد نیاز و تنظیم فرآیند اخذ گواهینامه ISO 14001 باید اولین قدم برای دستیابی به گواهینامه ISO 14001 باشد.

قدم دوم) معمولاً ممیزی های صدور گواهینامه از دو مرحله مختلف تشکیل می شود. در مرحله 1، حسابرسان قبل از مراجعه به تاسیسات، اطلاعات مستند سازمان شما را بررسی می كنند تا مطابق با ISO 14001 مطابقت داشته باشند.

در مرحله 2، حسابرسان بررسی می کنند که آیا فعالیت ها با ISO 14001 سازگار است یا خیر. آنها شواهد حسابرسی را براساس مشاهدات، مصاحبه ها و بررسی اطلاعات مستند جمع آوری می کنند.

قدم سوم) برنامه ریزی فعالیت های کلیدی قبل از ممیزی صدور گواهینامه : شما باید برای هر فعالیتی، منجمله حسابرسی داخلی و بررسی مدیریت، برنامه ای تعیین کنید. اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای انجام و تکمیل هر مرحله از پروژه را به درستی، خواهید داشت. یک روش خوب برای انجام این کار نوشتن یک طرح پروژه در ابتدای اجرا است.

قدم چهارم) اسناد و مدارک خود را به دقت بررسی کنید: اطمینان حاصل کنید که تمام اطلاعات مستند خود را به روز کرده اید و هیچ کس در سازمان از اسناد منسوخ استفاده نمی کند.

قدم پنجم) عملکرد صحیح فرآیندهای خود را بررسی کنید: خیلی واضح به نظر می رسد، اما برخی از افراد هنگام انجام آزمایش در سازمان قبل از انجام ممیزی صدور گواهینامه، این مرحله را فراموش می کنند. اطمینان از پیگیری کلیه مراحل و انجام فرایندهایی که سازمان قبلاً برنامه ریزی کرده است، برای یک ممیزی موفق در صدور گواهینامه حیاتی است.

قدم ششم) اطمینان از اثربخشی روند اقدام اصلاحی: بررسی کنید که همه موارد ناسازگار ضبط و تحلیل شده باشد و اقدامات اصلاحی به طور موثری انجام شده باشد و اصلاحات قبل از انجام ممیزی گواهینامه پایان یابد. همچنین توصیه می شود که بررسی های داخلی و خارجی قبلی را بررسی کنید تا مطمئن شوید که به یافته ها پرداخته شده است.

قدم هفتم) کارمندان را برای مرحله فرآیند اخذ گواهینامه ISO 14001 آماده نمایید. همه کارمندان درون سازمان برای درک اینکه تعهداتشان در رابطه با حفاظت از محیط زیست چیست، باید سیاست محیطی سازمان را درک کنند.

قدم هشتم) اطمینان حاصل کنید که محل کار تمیز و منظم است، همه چیز باید در جای مناسب باشد، بنابراین وقت خود را صرف سازماندهی میز، دفتر، انبار و غیره کنید.

قدم آخر) فضای خوبی ایجاد کنید: به حسابرس از دیدگاه مثبت نگاه کنید. همانطور که قبلاً ذکر شد، ترس را از بین ببرید. حسابرسان به شما کمک می کنند سازمان و فرایندهای خود را بهبود ببخشید. ایجاد یک فضای حرفه ای و آرام به کارمندان کمک می کند تا از ترس خود خلاص شوند و همچنین از یک روند حسابرسی عالی بهره مند شوند.